涉外贸易磋商文书写作

第三节　涉外贸易磋商文书写作

一、询价(报价)函(邮件)

询价，是由买方向卖方就某项商品交易条件提出询问，目的是请对方报价。询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函，包括报价函和复函，可以向卖主(买主)索要主要商品目录、价目单、样品、样本等，也可以用发询价函或订单的方式询问商品的具体情况。

询价函的一般格式，包括:标题、主送单位、正文、落款、时间。实践中，经常采用电子邮件询价方式，其具体格式根据实际需要可以简化。

1.标题:询价函的标题主要有三种形式:(1)全要素标题，包括发文单位、事由及文种，如《×公司×产品询价函》;(2)用文种做标题，如，《询价函》;(3)《询价公告》。

2.正文:询价函的正文内容，用语应言简意赅。一般包括:一是叙述询价事项;二是说明希望和要求;三是联系方式。

(1)去函的正文:一般是先写商洽、请求、询问或告知的事项，然后提出希望、请求或要求。最后明确提出“以上意见可否，请函复”、“敬请函复”、“特此函告”等。“事项”部分用叙述和说明的写法，是什么就写什么，既简单扼要，又交待清楚;“要求”部分可多可少，如果事项很简单，而且没有过多要求就同事项写在一起，一气呵成;如果事项复杂些，或要求多些可以单列一段来写，甚至分条列项来写，而且无论是哪一种内容，也不论是对哪一级，要求的口气都是谦和的。

(2)复函的正文:一般先引述来函，写明来函的名称、发文字号、主要内容。如“贵厂×字×号文悉”，也可以直接写“电悉”“函悉”;然后写答复的主要事项，内容要针对来函，准确表达己方的意见，态度要鲜明，事项要具体确切。针对来函中提出的问题答复同意或不同。同意将怎么办，不同意要写明原因或应该怎么办，不应该怎么办等;复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。

3.落款与日期:落款要签署单位名称和负责人姓名，加盖公章。下一行标明日期。

【询价函格式】

【例文一】

询价函

×××公司(先生):

我公司对贵厂生产的××(产品)感兴趣，需订购××××(产品)。品质:一级。规格:每包100克。望贵厂能就下列条件报价:

1.单价:

2.交货日期:

3.结算方式:

如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。希速见复。

联系方式:(单位、地址、本项目联系人、电话、传真、邮编、网址)

××公司×先生

××××年×月×日

【例文二】

询价公告

项目编号:XCCG－2009045

尊敬的供应商:

根据《中华人民共和国政府采购法》规定，××市招投标中心受采购单位委托，现就电脑、移动硬盘询价采购项目以询价方式进行政府采购，特向贵单位发询价函，望贵单位给予复函:

一、采购需求品目、规格型号及数量:

二、报价时间及地址:

三、供应商资格要求:

四、供应商复函须知:

五、结算方式:

六、联系方法:(单位、地址、本项目联系人、电话、传真、邮编、网址)

附件:具体配置参数要求

××市招投标中心

××××年×月×日

二、国际商务(谈判)备忘录

备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中，其等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。

国际商务备忘录，是用于业务磋商过程中或谈判过程中的一种揭示或记事性文书。国际商务谈判备忘录，是指在业务谈判时，经过初步讨论后，记载双方的谅解和承诺，以作为进一步洽谈时参考，或签定协议或正式合同的依据的一种记事性文书。

(一)国际商务(谈判)备忘录的特征

国际商务(谈判)备忘录一般不具法律效力。但对一些比较简单的商务谈判，如果双方对交易的条款都在备忘录里有明确规定，并同意作为合同依据，经双方代表签字，这种备忘录的作用就具有合同的特征，在国外应用较多，但在我国对外商务谈判中很少应用。

(二)国际商务(谈判)备忘录的格式与写作

国际商务(谈判)备忘录的格式，由标题、双方情况、谈判事项、草签四部分组成。

1.标题:一般是“事由+文种”，写“备忘录”，或“×××谈判备忘录”。

2.双方情况:双方国别、单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。

3.谈判事项:即双方通过谈判，各自做出的承诺。这是备忘录的重点部分。应根据谈判的具体事项来整理、制作，着重把谈判问题、谈判结果等如实反映出来。

4.草签:双方谈判代表签字，同时写明时间。

(三)写作国际商务(谈判)备忘录注意事项

1.写双方取得一致的内容，以双方共同意思的表示为准，不应夸大或曲解;

2.主要内容要具体、详尽，不能随意简化、概括，以免产生歧义和误会;

3.语言要平实、简明，用语要规范;

4.国际商务(谈判)备忘录文稿，最好谈判人员自己来写，或者熟悉业务参加谈判的有关人员起草，谈判员补充修改;

5.国际商务(谈判)备忘录应该当场宣读，双方无异议通过后，签字生效。

【谈判备忘录例文】

×××股份有限公司与×××公司会谈备忘录

×××股份有限公司(以下简称甲方)和×××公司(以下简称乙方)的代表，于××年×月×日在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方交换了意见，达到了了解，形成了以下初步意向:

一、×××产品技术转让问题

合资双方共同努力会加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判，若谈判成功，双方先签定合同，编写可行性研究报告。

二、乙方的合作意向

××年×月，乙方组织了一批考察团对中国生产企业进行了考查之后，经董事会决定，只选择甲方谈技术转让或合资。

2.×××公司董事会认为，主要以技术转让为主，基本上不与国内客车厂谈合资，即使合资，也只是象征性地投入非常少的资金。

三、甲方公司技术引进的意向

1.甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判，则会失去许多国内外的市场，因此甲方希望尽快在合作上有所进展。

2.甲方谈了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的优先权。

四、甲方与乙方公司合作方式

1.双方认为以引进技术的合作，则能生产国际性的最有竞争力的产品。这种国际资源组合是产品成本降低的最有效途径。

2.双方均不赞成50%+50%股份的合作方式。

3.认为开始合作时，最好以贸易方式进行。

4.技术引进的主要产品为:(略)

五、这次洽谈，虽未能解决主要的问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再进行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。

中国×××股份有限公司　　　　×××国际股份有限公司

代表:×××(签字)　　　　　　　代表:×××(签字)

××××年×月×日

三、销售确认书

销售确认书(Sales Confirmation)，是买卖双方在通过交易磋商达成交易后，是由卖方出具并寄给双方加以确认的列明达成交易条件的书面证明。经买卖双方签署的确认书，是法律上有效的文件，对买卖双方具有同等的约束力。在国际贸易中常简写为: S/C。

国际贸易中的销售确认书的主要内容和一般格式:

1.标题:销售确认书(Sales Confirmation)

2.编号(CONTRACT NO):

3.日期(DAT　e)　:

4.签约地点(SIGNED AT):

5.买方情况:

买方(Seller):_______、地址(Address):_______、电话(Tel)_______:、

传真(Fax):_______、电子邮箱(E-mail):_______

6.卖方情况:

卖方(Buyer):_______、地址(Address):_______、电话(Tel):_______、

传真(Fax):_______、电子邮箱(E-mail):_______

7.一般条款:买卖双方同意就成交下列商品订立条款如下(Theundersigned Sellersand Buyers have agreed to close the following transactions according to the terms and conditions stipulated below):

数量及总值均得有_______%的增减，由卖方决定。( With_______%more or less both in amount and quantity allowed at the Seller's option.)

(6)包装(Packin　g)　:　　　　　　(7)装运期限(Time of Shipment):

收到可以转船及分批装运之信用证_______天内装出。( Within_______days after receipt of L/C allowing transhipment and partial shipment.)

(8)装运口岸(Port of Loadin　g)　:　　　(9)目的港(Port of Destination):

(10)付款条件:　　　　　　(11)保险(Insuranc　e)　:

(12)装船标记(Shipping Mark):　　　(13)品质、数量复检(Re-examination)

(14)备注(REMARKS):包括信用证开到、保额、品质数量异议、延迟交货、仲裁、中英两种文本一致、确认书生效等内容。

8.签署:买方(Buyer)和卖方(Seller)分别签署单位全称并盖章，经办人签字。

四、索赔书、理赔书写作

索赔，指遭受损失的一方在争议发生后，向违约的一方提出赔偿的要求。索赔书，是指遭受经济损失的一方在争议发生后，向违约的一方提出赔偿要求的书面文字材料;理赔，指违约的一方受理遭受损失的一方所提出的赔偿要求。理赔书，是指违约一方答复遭受经济损失的一方所提出的赔偿要求，而作出的书面文字材料。

索赔书、理赔书在经济活动中运用十分广泛。双方当事人在经济贸易往来中任何一方遭受损失，都有权提出索赔要求，制作索赔书，另一方根据索赔方提出的要求进行答复，这是经济领域较为常用的方式，在涉外经济活动中更具有重要的作用。

(一)索赔书、理赔书的分类和适用范围

索赔书和理赔书根据不同标准可以几种类型:按经济合同纠纷种类划分，可分为不同种类经济合同的索赔书和理赔书;按国际、国内范围来划分，可分国外贸易索赔书、理赔书和国内贸易索赔书、理赔书。

索赔书、理赔书一般均采用函电的形式来传递，其特征是以单方面形式出现，不具有法律效力，但可以作为索赔、理赔的重要证据，在诉讼中起证据的作用。

(二)索赔、理赔文书的一般格式和写法

索赔书、理赔书虽然内容相对立，但其格式都是由标题、正文、落款三部分组成。

1.标题:一是“索赔、理赔项目+文种”，如，《关于××合同索赔书》;二是只写文种，如，《索赔书》、《理赔书》;三是信函格式，不用标题仅用称呼开头。

2.编号:一般是“年号+代号+顺序号”，如，L1101——2011年第1号理赔项目。

3.称呼:写受理索赔或接受理赔单位的名称。

4.正文:(1)开头，写事由，简明扼要，为提出要求或进行分析、辩驳做好铺垫;(2)主体，在开头简述理由的基础上，顺理成章提出索赔或理赔方案，或对索赔内容进行分析或辩驳，进而提出自己索赔或同意赔偿的意见;(3)结尾，在理由后面作总结性的意见，表明自己索赔或理赔的具体意见。

索赔书内容条款，主要是简述事由，陈述违约事实列明证据，陈述对方违约给自己带来的损失，说明索赔理由，明确提出索赔具体要求。在写作索赔书前，应先认真研读索赔项目的细则和双方交易过程中有关合同及往来函电，以分清是非责任。同时提供足够的书面文件和有关方面的证明。提出索赔要求应合情合理，不漫天要价。还应根据引起索赔的原因和具体情况选择相应的措词和语气;

理赔书内容，主要是审核检验索赔内容及索赔方提出的要求，根据合同约定和有关规章，合理确定赔偿方案，给对方合理的补偿。

5.附件:主要提供有关文件或证明材料，作为索赔或理赔的佐证或根据。

6.落款:签署索赔或理赔单位名称，表标注成文日期　年　月　日。

(三)写作索赔书，理赔书注意事项

1.尊重事实。处理经济纠纷要坚持实事求是的原则，在制作索赔书或理赔书之前，要认真分析研究，在事实充分、证据确凿的基础上提出索赔、理赔意见。做到事实清楚、证据充分、合情、合理、合法。

2.注意策略。注意策略是索赔、理赔的形式要件，在选择措词时要灵活巧妙，以解决问题为出发点，达到消除矛盾、减少损失的目的。切不可强词夺理，得理不饶人，态度强硬，以免激化矛盾，产生不良后果。

3.坚持原则。经济往来是一种竞争，必须在坚持一定原则的基础上进行，索赔、理赔是一对矛盾，也是竞争的对立双方，涉及到各自的切身利益。为此，在避免措词激烈、态度生硬的同时，也要坚持原则，不可一味迁就对方的不合理要求，避免己方造成不必要的损失。

【理赔、索赔文书例文】

【例文一】

索赔书

××公司:

××××年秋交会上双方签订的第×号合同项下柠檬茶×箱，你方没有按规定开出信用证。虽经我方多次催促，至今仍未见办理。上述货物早巳备妥，堆放仓库待运。由于你方久不履约，致使我方经济上蒙受很大损失。据此，上述合同不得不予以撤销。有关包装损失及仓储费用等共计人民币××元，应由你方负责赔偿。随函附上付款通知书一纸，希即将该款汇下。

×××进出口公司

××××年×月×日

【例文二】

理赔书

×××:

×月×日来信及寄来的破损画蛋实样收到。

合同×号项下画蛋到货破损情况已悉。从所寄来的实样看，这批货的受损程度不一，有的较严重，蛋壳破裂，木座脱榫，玻璃框破碎;有的较轻，仅蛋壳、木座损坏，玻璃框仍完好。我们认为，应视实际损坏情况分别予以处理。

来信提及×号损坏×盒，但这仅仅是估计。请即查明其中蛋壳、木座、玻璃框倶损坏者有多少;玻璃框完好，仅蛋壳、木座破损者有多少。对于前一种情况，我们即如数补装;对于后一种情况，将按具体损坏数量提供蛋壳和木座，烦请你方代为调换。

关于到货破损检验证明，鉴于双方以往的友好贸易关系，我们破例同意你方对这批破损到货免予提交公证行检验证明，以减轻费用支出。

上述处理意见，请即研究答复。

×××进出口公司

××××年×月×日