财经证明文书的写作

第四节　财经证明文书的写作

一、证明文书的一般格式

证明文书，是用来证明财经事务状况或财经活动的真实情况的文书形式。财经证明文书种类很多，多以证明书、证明信的形式送达。

证明书的写法，通常采用一般信件的格式，但多省略收件人的姓名、地址和结尾语。写证明书要实事求是，简明扼要，要有明确的结论和用词。证明书的一般格式:

1.标题:一般写“证明书”、“证明”、或“关于××的证明书”。

2.称谓:在第2行顶格写送达单位的称谓，多用“××(单位)有关负责人:”。

3.正文:写因何事，向对方证明什么内容，证明事项的依据等。

4.结尾:在正文下一行后部写上“特此证明”，或“此致”等结束语。有的证明书开头不写送达单位名称，则在结尾处标示“此致××××(单位)”。

5.落款:在“此致”下一行后部签署证明人或单位名称，加盖公章。再下一行写日期　年　月　日。如果证明人是自然人，还要由所在单位签字盖章，确认自然人的身份。

二、出资证明书的制作和变更

出资证明书，是表现有限责任公司股东地位或者股东权益的一种要式证券。《公司法》规定，有限责任公司成立后，要向股东签发出资证明书。有限责任公司不同于股份有限公司，其全部资本并不分为股份，是按照股东的出资额享有权益的。因此，有限责任公司中记载股东出资的“出资证明书”，有的学者也主张称为“股单”。

出资证明书

(一)出资证明书主要特征

1.出资证明书为非股权证券。即股东所享有的股东权并非由出资证明书所创设，股东所享有的股东权来源于股东的出资，出资证明书只是记载和反映股东出资的客观状况，因此，它与设定权利的股权证券不同;

2.出资证明书为要式证券。即出资证明书的制作和记载事项必须按照法定的方式进行。

3.出资证明书为有价证券。出资证明书是股东享有股东权的重要凭证。但是，出资证明书与股票不同，股票是可流通的有价证券，而出资证明书则为不流通的有价证券或者是称为流通受到严格限制的有价证券;

4.出资证明书为有限责任公司所特有。股份有限公司表现股东权益的凭证称为股票，而不称为出资证明书;

5.出资证明书是有限责任公司成立后签发的证明股东权益的凭证。公司未成立之前不能向公司的股东签发。

(二)出资证明书必须载明的事项

1.公司的名称。出资证明书必须记载公司的名称，有利于股东行使股东权，主张股东权益，有利于公司对股东的管理;

2.公司登记日期。公司登记日期即公司领取营业执照的日期，从公司的登记日期起，公司的股东就可以对公司行使股东权。

3.公司的注册资本。出资证明书载明公司注册资本，股东便可清楚其出资额所占公司注册资本比例，便于掌握其在公司权益分配中所应享有的份额，便于行使股东权利。

4.股东的姓名或者名称、缴纳的出资数额和出资日期。出资额和出资日期则为出资证明书的最主要的内容。有限责任公司的出资证明书必须将股东的姓名记载于出资证明书之上，表明股东权的大小，保护股东或者债权人的利益。

5.出资证明书的编号和核发日期。出资证明书的核发日期是一个极为重要的法律事实，从出资证明书的核发之日起股东便可对公司行使股东权。

6.出资证明书必须加盖公司的印章。出资证明书没有加盖公司的印章不具有法律效力，即不受法律的保护。

(三)写作注意事项

公司签发出资证明书是一项法定的程序性工作，应该注意以下问题:

1.建立签发制度。公司章程要增加相应的条款，规定出资证明书的签发时间，编号排序，出现什么情况需要变更，变更股权必须持出资证明书，退出股东会必须收缴，公司解散时全体股东的出资证明书上缴公司注销，丢失损坏时如何补(换)发，没有盖章和涂改无效等内容。同时，与出资证明书相对应公司要确实置备股东名册。建立出资证明书签发台帐，股东要在台帐上亲自签名，履行领取手续。

2.记载事项要准确完整。出资证明书的记载事项要按照《公司法》规定，载明的内容要准确完整，与公司向登记机关提交的决议、协议、章程等相关登记申请材料及公司股东名册记载内容相一致，并必须加盖公司公章。

3.把握几个时机:一是首次签发。公司成立领取营业执照刻制公章后一个月内，应当向已经缴纳出资的股东签发出资证明书;公司成立后，通过公司增加注册资本或股权转让等变更登记形式，被吸纳成为公司新股东的出资人，在缴纳出资后应即时向其签发出资证明书;二是变更记载事项。在公司变更名称、注册资本、实收资本以及股东出资额增减、赠与、部分股权转让、继承人继承等事项发生，涉及出资证明书记载事项时，股东(或继承人)要出具出资证明书，经公司登记机关核准后，应变更相关股东出资证明书记载事项的内容;三是收缴注销。在股东股权全部转让等退出公司股东会和公司解散的事项发生时，公司要及时收缴股东的出资证明书进行注销处理。

三、税务证明文书的制作

《中华人民共和国税收征收管理法》规定:“税务机关征收税款时，必须给纳税人开具完税凭证。扣缴义务人代扣、代收税款时，纳税人要求扣缴义务人开具代扣、代收税款凭证的，扣缴义务人应当开具。”常见的完税证明有个人所得税完税证明、境外公司企业所得税完税证明、车船购置完税证明、契税完税证明等。本节主要讲述个人所得税完税证明。

个人所得税完税证明，是缴纳个人所得税的人获得的税务机关开出的一份缴纳税收额度的证明。纳税人需要开具完税证明的，应由本人提供合法的身份证明，主管税务机关根据纳税人在本局缴纳的税额为其开具。办税服务厅人员审核资料无误后，调取个人所得税基础信息管理系统的数据，现场为单位或个人打印出《完税证明》。如企业未使用个人所得税基础信息管理系统或未如实录入系统相关数据的，办税服务厅人员交税源管理科由税管员下户审核，出具审核意见后交办税服务厅为单位或个人打印出《完税证明》。

完税证明开具、投递和退信过程中要制定严格的保密制度，明确专人负责，严禁任何无关人员接触数据及相关完税证明。

【完税证明例文】

开具个人所得税完税证明申请表

说明:本表一式两联，申请人及税务机关各执1联。“主管税务机关审批意见”以上各栏由申请人填写，以下各栏由税务机关负责填写，税务机关公章加盖在完税证明号码上。

扣缴义务人代申请开具个人所得税完税证明附表

填表人:　　　　　　　税务机关审核人:

说明:本表一式两联，申请人及税务机关各执1联。“开具证明号码”栏由扣缴义务人根据税务机关开具的完税证明号码填写，税务机关人员负责审核号码填写正确与否并在“税务机关审核人”处签名或签章。

四、银行资信证明文书

资信证明，是指银行接受客户申请，在银行记录资料的范围内，通过对客户的资金运动记录及相关信息的收集整理，以对外出具资信证明函件的形式，证明客户信誉状况的一种咨询见证类中间业务文书。

【资信证明格式】

【例文一】

资信证明书

签发日期:_______年_______月_______日

_______(证明接受人):

因委托我行对其资信状况出具证明书，经确认具体情况如下:

×公司在我行立有结算帐户。自_______年_______月_______日起至_______年_______月_______日止在我行办理的各项业务情况:

(证明内容:有无逾期垫款和欠息记录;有无资金结算方面不良记录;执行结算纪律情况等)

证明人声明:

1.我行只对本证明书所指期限内被证明人在我行偿还贷款及利息、资金结算和执行结算纪律情况的真实性负责，对本证明书所指期间之前或之后的上述情况的任何变化不承担责任;

2.本证明书只用于前款特定内容，不得转让，不得作为担保、融资等其它事项的证明;

3.本证明书为正本，只限送往证明接受人，涂改、复印无效。我行对被证明人、证明书接受人运用本资信证明产生的后果，不承担任何法律责任;

4.本证明书经我行负责人或授权代理人签字并加盖公章后方能生效;

5.本证明书的解释权归我行所有。

_______银行(公章)　　　　　　　　

负责人(或授权代理人)_______(签名)

【例文二】

美国国际出口有限公司资信证明

AccountofAmericanInternationalExportCredit

日期:2000年8月20日

August20，2000

中华人民共和国重庆工商管理局

中国，重庆

People'sRepublicofChina

ChongqingCommercialandIndustrialAdministration

Chongqing，China

编号NO.:08806867000881846228

敬启者:

ToWhomItMayConcern:

兹证明美国国际出口有限公司总裁约克·J·史密斯先生在商业银行开立有数个账户。正式商务账户于1997年9月开立，金融市场账户于1999年8月开立。先在敝银行的全部存款余额为883 360.00美元。

PleasebeadvisedthatMr.YorkJ.Smith，PresidentofAmericanInternationalExportCo.，

Ltd.hasestablishedseveralaccountswithCommerceBank.TheregularbusineaccountwasestablishedinSeptember1997andthemoneymarketaccountwasestablishedinthisAugust1999.ThetotalbalanceofdepositatourbankforbothaccountsisUSMYM833，360.00

其账户信誉一贯良好。Theiraccountshavealwaysbeeningoodstanding.

谢谢，Thankyou.

致礼Sincerely，

(签名处)(Signatur　e)　

姓名:(Nam　e)　　　　(签章)　　

商业银行:CommerceBank(公章)

地址:(Address)

本章小结

◆契约文书是把双方或多方约定的事项纪录袭来，以约束和规范有关方面的行为。具有互利性，要合规合法。契约文书形式约定俗成。要能辨析和正确使用相关文种;

◆意向书和备忘录不能签订有违法规的内容，不要承诺需经上级批准才能解决的问题;

◆经济合同与协议书，平等自愿、协商一致、内容条款完备明确，载明违约责任和有效期;

◆招投标文书要履行十项程序。政府采购招投标文书的内容要符合国家强制标准;

◆证明文书采用信函格式，要写明因何事、证明具体内容、证明事项的依据等。

↘实践与练习题

1.实践:按标准格式写一则经济合作意向书。

2.合作备忘录的内容构成、制作一个经济合作备忘录格式模板。

3.辨析:意向书、协议书、合同书的区别和联系。

4.实践:下载一则经济合作协议书文本，并予以评析。

5.下载一则经济合同书文本，结合实际回答:经济合同书的主要条款?结构形式?写作注意事项?

6.实践:订货单的基本结构?按规范制作一个商品订货单。

7.政府采购招标文件的主要内容?投标文件应包括哪些文本?

8.财经证明文书的一般格式?其中出资证明书的必载事项?

↘扩展阅读书目

1.凡奕.商业合同写作技法.北京:中国纺织出版社，2007.

2.闻君，倪亮.企业常用合同协议及范例全书.北京:北京工业大学出版社，2008.