（一）注重操作性
对于一个机关、单位来讲，应当尽可能对归档范围进行明确界定，尽量少用按来源组织材料的方法，如“上级机关制发的文件材料”“下级机关的来文”等这样的条款，或者用“重要的”“一般的”这样容易交叉的模糊概念。尽可能采用文件材料与本部门职能关联的方法，用地区范围、行政级别、时间、金额等量化标准代替“重要的”和“一般的”表述方式。
以国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的附件《文书档案保管期限表》有关条款为例：
7. 上级机关和上级领导检查、视察本地区及本机关工作时形成的文件材料
7.1 重要的
7.2 一般的
各机关可根据接待工作的实际情况，按照接待对象的行政级别或职务进行细化，明确“重要的”“一般的”分别指哪些上级机关和领导，如“重要的”指省部级以上机关和领导；“一般的”指省部级以下机关和领导。执行此条款时，要兼顾上级领导检察事由的重要程度。此方法还可运用于10.3 接待工作的计划、方案。
9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1 重要的
9.11.2 一般的
可参照“处分材料”的分类方法进行细化，如受到警告以上处分的（不含警告）为“重要的”；受到警告处分的为“一般的”。
10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
10.2.1 重要的
10.2.2 一般的
各机关可根据合同、协议等文件材料的金额、有效期或所约定内容的重要程度进行细化。
10.3 接待工作计划、方案
10.3.1 重要的
10.3.2 一般的
10.6 国有资产管理文件材料
10.6.1 重要的
10.6.2 一般的
可根据国有资产的价值、使用寿命、数量、规模等进行细化，如房产、车辆金额较大的国有资产为“重要的”；电脑、桌椅等办公用品为“一般的”。
以国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》的附件《企业管理类档案保管期限表》有关条款为例：
4.1.5 本企业境外资产与产权权属文件材料
4.1.5.1 重要的
4.1.5.2 一般的
可根据本企业在境外的资产和产权种类结合业务管理流程分别细化。
9. 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位的批复、批示
9.1 重要事项
9.2 一般事项、无批复重要事项
9.3 无批复的一般事项
可根据本企业历年向有关机关、上级主管单位经常性请示的事项，采用列举的方法细化，如资产处置、干部任免、生产经营、资产投资为重要事项。
10. 企业收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的文件材料
10.1 涉及本企业经营管理重要事项和其他重要事项的文件材料
10.2 与本企业经营管理等工作有关的一般性文件材料
同上述“9”的细化方法。
11.4.2 本企业签署的长期合同或协议及其补充件
11.4.2.1 重要的
11.4.2.2 一般的
可根据合同金额大小或合同涉及的工作事项重要程度细化，如可将100万以上的定为重要合同、协议；100万以下的定为一般合同、协议。企业应结合自身情况予以明确。
11.5 本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料
11.5.1 重要的
11.5.2 一般的
可根据客户性质和对本企业的重要程度细化，如战略合作伙伴、重要客户、一般客户、个人客户。
12. 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料
12.1 重大问题
12.2 一般性问题
可根据所属单位上报事项的种类和重要程度细化，如所属单位固定资产投资、资产和产权变动、经营业务变化属于“重大问题”；一些具体的、事务性的工作属于“一般性问题”。
13.6.4 物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件、物资保管台账、出入库记录等
13.6.4.1 重要物资的
13.6.4.2 一般物资的
可根据物资价格或种类进行细化，如某企业以单价3万元作为固定资产设备和普通设备的价格分界线，购置3万元以上物资须经企业领导审批同意，并执行比价或招投标程序。
15.2.10 企业职工培训工作文件材料
15.2.10.1 重要的
15.2.10.2 一般的
可按培训时间细化，如一年以上培训、一年以下一个月以上培训、一个月以下培训；也可根据培训人员职务、级别细化，如企业中层及以上人员培训，企业中层以下人员培训；也可根据培训费用大小细化。
16.6.3 违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料
16.6.3.1 重大案件
16.6.3.2 一般案件
可根据案件影响大小，或负责立案、处理单位的层级细化，如省级纪检监察部门立案和处理的违纪案件；本企业立案和处理的违纪案件；所属企业立案和处理、本企业备案的违纪案件。
17.6 企业纪念、庆典活动文件材料
17.6.1 重要的
17.6.2 一般的
可根据活动规模大小、重要程度、举办周期、邀请人员等细化，如5年、10年整数周年的纪念本企业成立或建党、国庆等活动；又如，邀请有关领导莅临参加的重大活动。有时，还可以根据活动形成的文件材料类型、内容细化，如活动申请和批复、方案、议程、本企业领导致辞、录像、照片。
（二）注重系统性
系统性包括两方面：一是内设机构排列的系统性，机关、人民团体应以“三定方案”为依据（或按照综合部门、业务部门、事务性部门依次排列），企事业单位应按照机构设置次序排列，一般为综合部门、业务部门、事务性部门、所属单位；二是每一个机构（或一个问题、一项职能）下文件材料条款排列的系统性，一般按照工作制度材料、中长期规划、年度计划总结材料、会议材料、具体业务材料、事务性材料、统计材料等依次排列，避免打乱造成遗漏。具体参考表9-7。
表9-7 文件材料归档范围和文书档案保管期限表
（三）注重灵活性
国家档案局8号令附件《文书档案保管期限表》中有个别条款比较原则，设定的档案保管期限与文件材料的价值略有差异，因此，在编制本单位的档案保管期限表时应结合实际灵活操作。例如“9.10.4 情况反映、工作简报”，其保管期限为10年，但现实工作中，有一些情况反映或工作专报涉及重大问题，十分重要，各单位可对此条款内容作进一步细化，将涉及重大问题的情况专报的保管期限上调为永久或30年。
国家档案局10号令附件《企业管理类档案保管期限表》中，除了涉及企业全局和部分重要工作的“计划”定为永久外，大部分工作的“计划”定为30年，这是因为“计划”发生在事前，不如“总结”查考价值大，“方案”也同此理。各单位在实际操作中，还可根据部门职能的重要程度，划定“计划”的保管期限。
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