编制工作原则

（一）一致性原则

档案保管期限表的体例和结构，原则上应当与一个单位的档案分类方案保持一致。比如，一个机关的档案分类方案采用的是“年度—机构”分类方法，就应按照机关内设部门逐个编制并形成总表；如果采用的是“年度—问题”分类方法，则应当围绕“问题”所涉及的相关工作部门梳理归档材料。

在实际操作中，内设部门较多的机关、人民团体一般按照“机构”编制保管期限表；内设部门较少，分工又不是很明确的机关、人民团体可按照“问题”编制；国有企业总部或部门、职能调整不频繁的非生产型企业，可参照机关的做法，按照“机构”或“职能”（ 即“党群工作”“行政工作”“生产管理工作”“经营管理工作”）编制《企业管理类档案保管期限表》；生产经营型企业建议按照“职能”编制，可更直观地反映企业的历史面貌和职能活动；事业单位可结合单位性质和档案工作实际编制，比如，具有行政管理职能且属于国家档案局8号令规定的审查范围的事业单位，应当按照机关的做法编制档案保管期限表；高等学校应当根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校教学文件材料归档范围》和《高等学校档案管理办法》的有关规定进行编制；科学技术研究单位可参照企业的做法进行编制。

有垂直领导关系的机关和事业单位应当按照上级主管部门的要求编制文件材料归档范围和档案保管期限表。

（二）全覆盖原则

各单位在编制档案保管期限表时，应对本单位各类应归档文件材料进行一次全面梳理，既要包括上级、本级、同级、下级单位的“红头文件”（编文号的文件），也要包括本单位各类会议、调研、统计、分析、外事、出版、资本经营、市场营销以及内部请示、报告，上下级部门之间的沟通协调等这些无文号、容易被忽视的工作材料；既要包括传统纸质材料，也要包括音像、电子、实物等其他载体形式的材料；既要包括文书材料，也要包括科技、专门等其他门类的材料，如科研、产品、会计、基本建设、设备仪器，不能偏废，也不要遗漏。总之，在确定编制范围时，不能简单局限于规定报审的归档范围和档案保管期限。

（三）以我为主原则

要突出立档单位的主体地位、职能特色、主要业务，体现“我”即“本单位”形成的文件材料的重要性和价值性，避免照搬照抄《文书档案保管期限表》原文或其他单位范本，造成同类单位千篇一律。

此外，以我为主原则还体现在保管期限上。通过区分本单位行文与上级来文、同级来文、下级来文的保管期限，主办单位和协办单位文件材料的保管期限，避免将来各单位档案移交国家档案馆后出现重复，从而达到优化国家档案馆馆藏的目的。

（四）以人为本原则

在编制归档范围时，要注意充实涉及与公民利益、职工权益等有关“人”的文件材料，在划分保管期限时，对于这些条款要适当上调保管期限，尤其是与公民利益、职工权益有关的档案，一般定为永久保管。

（五）动态原则

一个单位编制完成的档案保管期限表并不是一成不变的，如果机关内设机构或工作职能，企业的资本结构或主营业务发生较大变化时，应当及时做相应修订和调整。