启用和记账规则

第三节　账簿内容、启用和记账规则

一、会计账簿的基本内容

各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，不同账簿的格式所包括的具体内容也不一致，但各种主要账簿应具备以下基本内容：

1.封面

主要用于表明账簿的名称，如现金日记账、银行存款日记账、总分类账、应收账款明细账等。

2.扉页

主要用于载明账簿启用及经管人员一览表、科目索引表。账簿启用及经管人员一览表的格式如表6-16所示。科目索引表又称目录表，在会计年度结束，账簿登记完毕，账簿装订之后登记每个账户的名称和页次，便于查账。

3.账页

账页是用来记录具体经济业务的载体，其格式因记录的经济业务的内容的不同而有所不同，但每张账页上应载明的主要内容如下：

①账户的名称(即会计科目);

②记账日期栏;

③记账凭证种类和号数栏;

④摘要栏(经济业务内容的简要说明);

⑤借方、贷方金额及余额的方向、金额栏;

⑥总页次和分页次等。

二、会计账簿的启用

为了保证会计账簿记录的合法性和会计资料的真实性、完善性，明确经济业务，会计账簿应由专人负责登记。启用会计账簿应遵守以下规则：

1.认真填写封面和账簿启用及经管人员一览表

启用会计凭证时应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并在账簿扉页附账簿启用及经办人员一览表(简称启用表)。账簿启用及经管人员一览表应填列的主要内容如下：

①单位名称;

②账簿名称;

③账簿册数;

④账簿页数;

⑤账簿编号;

⑥启用日期;

⑦单位主管、会计主管及相关人员的姓名，以及中途更换人员时，应填写的交接记录;

⑧采用购买印花税票方式交纳印花税的单位，对应交纳印花税的账簿，一般应将印花税票粘贴在启用表的右上角，并画线注销。

表6-16　账簿启用及接交表

2.严格交接手续

记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，必须办理账簿交接手续，在账簿启用和经管人员一览表中注明交接日期、交接人员和监交人员姓名，并由双方交接人员签名或者盖章，以明确有关人员的责任，增强有关人员的责任感，维护会计记录的严肃性。

3.规范使用各类账簿

启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺页。使用活页式账簿，应当按账户顺序编号，并要定期装订成册;装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。

三、会计账簿的记账规则

登记账簿，简称记账，是会计核算的重要基础工作。为了保证会计账簿记录的真实、完整，便于及时准确地反映经济业务事项，便于编制会计报表，满足会计信息使用者的需要，会计人员登记账簿时，必须依据审核无误的会计凭证及时登记账簿，总账与明细分类账应平行登记，并且必须遵循统一规定的会计账簿记账规则。

会计账簿记账规则包括以下主要内容：

1.根据审核无误的会计凭证登记账簿

记账的依据是会计凭证，记账人员在登记账簿之前，应当首先审核会计凭证，以保证其合法、完整和真实。

2.记账时要做到准确完整

记账人员记账时，应当将会计凭证的日期、编号、经济业务内容摘要、金额和其他有关资料记入账内。按照平行登记方法，一方面记入有关总账，另一方面记入总账所属的明细账，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹清晰工整。记账后，要在记账凭证上签章，并画“√”表示已经登记入账，避免重记、漏记。

3.书写不能占满格

为了便于更正错账和方便查账，登记账簿时，书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

4.顺序连续登记

会计账簿应当按照页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页处用红色墨水对角画线注销，并注明“作废”字样，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由经办人员盖章，以明确经济责任。

5.正确使用蓝黑墨水和红墨水

登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写，以防涂改，并保持账簿记录清晰、耐用。

除结账、改错、冲账等按照国家统一的会计制度规定用红笔登账外，其他账簿记录不得用红色墨水登记账簿。在账簿记录中，使用红色墨水，仅限于下列情况时使用：

①按照红字冲账的记账凭证，冲销错账;

②在未设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;

③在三栏式账户的余额栏前，如未注明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;

④结账画线;

⑤根据国家统一会计制度的规定可以使用红字登记的其他会计记录。

6.结出余额

凡需要结出余额的账户，应按时结出余额。结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或者“贷”字样以说明余额的方向。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“－0－”表示。

7.过次承前

各账户在一张账页记满时，要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏注明“过次页”字样;然后，再把这个发生额合计数和余额填列在下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”，以保证账簿记录的连续性。

8.账簿记录错误应按规定的方法更正

账簿记录发生错误时，不得刮、擦、挖、补，随意涂改或用褪色药水更改字迹，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。

四、错账更正的方法

登记会计账簿是一项很细致的工作。在记账工作中，可能由于种种原因账簿记录会发生错误，登记账簿中发生的差错，一经查出就必须更正。

会计凭证填制错误在未记账之前发现，应重新填制;记账之后发现，必须按规定的错账更正方法进行更正。对于账簿记录错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，而必须根据错误的具体情况和性质，采用规范的方法予以更正。错账更正方法通常有画线更正法、红字更正法和补充登记法。

(一)画线更正法

画线更正法，是指用画线来更正错账的方法。这种方法适用于记账后结账前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属笔误造成登账时文字或数字出现的错误，应用画线更正法进行更正。

具体做法是：先在错误的文字或数字上画一条红线，表示注销，画线时必须使原有字迹仍可辨认;然后将正确的文字或数字用蓝字写在画线处的上方，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。在使用画线更正法时，要注意的是，对于文字的错误，可以只画去错误的文字，并更正错误的文字，但对于错误的数字，应当全部画红线更正，不能只更正其中的个别错误数字。

例如，表6-17所示的应收账款——甲公司明细分类账，假设记账凭证无误，未结账。8月3日“银收1”摘要“归还货款”误写为“归还贷款”;8月8日“转1”借方金额8800元误记为3800元，则账簿更正如下所示：

表6-17　应收账款明细分类账

(二)红字更正法

红字更正法又称红字冲销法，是用红字冲销或冲减原记录数，以更正或调整账簿记录的一种方法。在登账后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误，致使账簿记录错误时，可以用红字更正法进行更正。

红字更正法具体做法分以下两种情况：

(1)记账所依据的记账凭证中应借应贷的方向、科目有错误，导致账簿记录错误。具体做法如下：

①用红字(只限金额用红字，其他内容用蓝字)填制一张与原错误凭证完全相同的记账凭证，在摘要中注明“注销××××年××月××日××号凭证”，并用红字(金额)登记入账，以冲销原来的账簿记录;

②再用蓝字填制一张正确的记账凭证，在摘要中注明“重填××××年××月××日××号凭证”，并据以登记入账。这样，原来的错误记录便得以更正。冲销和更正的记账凭证后面可不附原始凭证。

【例6-1】生产车间领用甲材料2600元，用于生产A产品。记账后，发现记账凭证中会计科目误记为

借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　　2600

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2600

更正错账步骤如下：

更正方法：红字更正法(科目用错)

具体做法：

①发现错误后，用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证。

②用蓝字填制一张正确的记账凭证。

借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　2600

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2600

(2)记账后，发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷的账户没有错误，只是所填金额大于应记金额(实际金额)。

具体做法：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证”，并据以登记入账，以冲销多记的金额，使错账得以更正。

【例6-2】生产车间领用甲材料2000元，用于生产A产品。记账后，发现记账凭证中金额误记为

借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　20000

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　20000

更正错账步骤如下：

①更正方法：红字更正法(所填金额＞应记金额)

②具体做法：该笔业务只需用红字更正法编制一张记账凭证，将多记的金额18000元用红字冲销，并据以登账即可纠正错误。

(三)补充登记法

补充登记法是用补记金额的方法来更正原错误账簿记录的一种方法。在记账之后，如果发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错误，但所记金额小于应记金额(实际金额)，造成账簿中所记金额也小于应记金额，这种错账应采用补充登记法进行更正。

具体的做法是：将少记金额用蓝笔填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏内注明“补记某月某日第×号凭证”并予以登记入账，补足原凭证少记金额，使错账得以更正。

【例6-3】生产车间领用甲材料2000元，用于生产A产品。记账后，发现记账凭证中金额误记为

借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　200

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　200

更正错账步骤如下：

①更正方法：补充登记法(所记金额＜应记金额)

②具体做法：该笔业务只需采用补充登记法编制一张记账凭证，将少记的金额1800元补记，并据以登账即可纠正错误。

借：生产成本　　　　　　　　　　　　　　　　　1800

　贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1800

综上所述，错账更正的三种方法中，红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账凭证错误并将错误登记入账而产生的记账错误，如果只是单纯的账簿登记错误而记账凭证无误的，只能用画线更正法更正。

以上三种方法是针对当年内发现的填写记账凭证或者记账错误而采用的更正方法，如果发现以前年度记账凭证中有错误(指会计科目和金额)并导致账簿登记出现差错，应当用蓝字或黑字填制一张更正的记账凭证。因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行结账或决算，不可能将已经决算的数字进行红字冲销，只能用蓝字或黑字凭证对除文字外的一切错误进行更正，并在更正凭证上特别注明“更正××年度错账”的字样。