学习任务9－2 固定资产管理系统初始化
一、实训任务
1．建立固定资产初始账套。
2．设置固定资产选项，设置部门对应折旧科目，设置固定资产类别。
3．设置固定资产增减方式，设置固定资产原始卡片。
二、任务目标
1．建立固定资产账套。
2．设置基础数据。
3．输入期初固定资产卡片。
三、准备工作
1．首次运行固定资产管理系统，必须确保总账系统已进行初始化设置。
2．初步了解固定资产管理系统的基本功能。
3．整理好固定资产管理所需信息及数据。
4．修改计算机时间为2011年1月31日。
5．引入“4－2总账系统初始设置”账套备份。
四、实训引例
（一）600账套固定资产管理系统的参数
固定资产账套的启用月份为“2011年1月”，固定资产采用“平均年限法（二）”计提折旧，折旧汇总分配周期为1个月，月初已计提月份＝可使用月份－1时将剩余折旧全部提足。固定资产类别编码为4级6位（2－1－1－2），采用自动编码方式，编码方式为“类别编号＋序号”，序号长度为“5”。要求固定资产管理系统与总账系统进行对账，固定资产对账科目为“1601固定资产”，累计折旧对账科目为“1602累计折旧”，对账不平衡不允许月末结账。
（二）固定资产选项设置
固定资产默认入账科目：1601。累计折旧默认入账科目：1602。
（三）部门对应折旧科目
续表
（四）固定资产类别
（五）固定资产增减方式
（六）固定资产原始卡片
五、学情关注
初始化设置完成后，有些参数不能修改，所以在操作时一定要慎重。如果发现有的参数错误而且必须修改，只能通过固定资产管理系统“维护”中的重新初始化账套命令实现。该操作将清空用户对该子账套所做的一切工作。
六、过程指导
（一）建立固定资产账套
这一步主要是为了启动固定资产管理模块，操作步骤如下：
1．以操作员01的身份登录企业应用平台。
2．打开“建立固定资产账套”功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】菜单，系统弹出“这是第一次打开此账套，还未进行初始化，是否进行初始化？”信息提示框，单击“是”按钮，打开固定资产初始化账套向导。
3．约定及说明。阅读界面中的相关条款后，选中“我同意”单选按钮，单击“下一步”按钮，打开“启用月份”对话框。
4．启用月份。固定资产账套的启用月份为“2011．01”，如图9－3所示，单击“下一步”按钮，打开“折旧信息”对话框。
图9－3
5．折旧设置。固定资产采用“平均年限法（二）”计提折旧，折旧汇总分配周期为1个月，选择“当（月初已计提月份＝可使用月份－1）时将剩余折旧全部提足（工作量法除外）”，如图9－4所示，单击“下一步”按钮。
图9－4
【友情提示】
如果选用的是“行政事业单位”应用方案，则按照会计制度规定所有固定资产“不计提折旧”，那么折旧设置中的“本账套计提折旧”前的判断框内不打钩，表示本账套不提折旧。一旦确定本账套不提折旧，账套内与折旧有关的功能不能操作，该设置在保存初始化设置后不能修改。
如果选用“企业单位”应用方案，则根据制度规定固定资产需要计提折旧，在“本账套计提折旧”前的判断框内打钩。
系统提供常用的六种折旧方法：平均年限法（一）、平均年限法（二）、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法（一）、双倍余额递减法（二），默认为“平均年限法（二）”。
6．编码方式。打开“编码方式”对话框，固定资产编码方式采用自动编码方式，编码方式为“类别编号＋序号”，序号长度为“5”，如图9－5所示，单击“下一步”按钮，打开“财务接口”对话框。
图9－5
【友情提示】
资产类别编码方式设定以后，如果某一级资产设置了类别，则该级的长度不能修改，没有使用过的各级的长度可修改。
每个账套资产的自动编码方式只能是一种，一经设定，该自动编码方式不得修改。
本系统类别编码最多可设置8级20位，操作员可以设定每一级的编码长度。系统推荐采用国家规定的4级6位（2－1－1－2）方式。
7．账务接口。选择“与账务系统进行对账”，固定资产对账科目为“1601，固定资产”，累计折旧对账科目为“1602，累计折旧”，选择“在对账不平情况下不允许固定资产月末结账”，如图9－6所示，单击“下一步”按钮，打开“完成”对话框。
【友情提示】
本系统在月末结账前自动执行“对账”功能一次。
若在资产类别中设置了缺省入账科目，则在生成凭证时根据卡片所属末级资产类别带出相应的科目；若在资产类别中没有设置缺省入账科目，则在生成凭证时带出选项中设置的缺省入账科目。
图9－6
8．完成。如图9－7所示，单击“完成”按钮，系统弹出“已经完成了新账套的所有设置工作，是否确定所设置的信息并保存对新账套的所有设置”对话框，单击“是”按钮，系统提示“已经完成初始化本固定资产账套”，单击“确定”按钮，固定资产账套设置完成。
图9－7
（二）设置选项
设置选项用于设置固定资产管理系统运行的基本参数，参数在初始化完成后将不可修改，因此需特别谨慎，操作步骤如下：
1．打开“选项”设置功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【设置】—【选项】菜单，打开“选项”对话框。
2．设置参数。单击“编辑”按钮，选择“与账务系统接口”选项卡，设置固定资产默认入账科目“1601”，累计折旧默认入账科目“1602”，如图9－8所示。
图9－8
3．保存设置。单击“确定”按钮保存并返回。
【友情提示】
本选项卡中所有内容在系统初始化设置后不能修改。
如果该账套已做过月末结账，则改变后的周期必须既能被12整除，又能被该会计年度还未结账的会计期间数整除，还不能小于尚未分配已计提折旧的期间数。
对账科目用于与总账进行对账，缺省入账科目用于生成凭证时的缺省科目。
业务发生后立即制单：缺省值为“是”，业务发生后可以立即生成凭证，如果不选择，只能批量制单。
执行事业单位会计制度：默认为不选中，选中后系统在“增减方式”中提供“列支科目”的选择。
月末结账前一定要完成制单登账业务：系统中的有些业务在存在对应的总账账套的情况下应制作凭证，把凭证传递到总账系统，但有可能一些经济业务在其他系统已制作凭证，为避免重复制单，可不在此判断框内打钩。如果想保证系统的严谨性，则在此判断框内打钩，表示一定要完成应制作的凭证，如有没有制作的凭证，本期间不允许结账。
按资产类别设置缺省科目：若选中，则“固定资产对账科目”和“累计折旧对账科目”可以多选，但最多能选10个；同时，可以在“资产类别”中录入“缺省入账科目”。
如果该账套还没有进行过一次月末结账，该分配周期可从1、2、3、4、6、12中选择。
（三）设置部门对应折旧科目
用于定义按使用部门计提折旧所对应的科目。操作步骤如下：
1．打开“部门对应折旧科目”设置功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【设置】—【部门对应折旧科目】菜单，打开“部门对应折旧科目”窗口。
2．设置折旧科目。选择“总经理办公室”所在行，单击工具栏上的“修改”按钮（或单击右键，选择“编辑”），系统切换至单张视图窗口，在折旧科目栏录入或选择“660204”，如图9－9所示。
图9－9
3．保存设置。单击工具栏上的“保存”按钮，保存折旧科目。
4．依次设置其他折旧科目。重复第二、三步，录入其他数据。
5．退出设置。单击右上角的“关闭”按钮，退出系统。
【友情提示】
在系统中设置对应折旧科目，如果某上级部门设置了折旧科目，则其下级部门沿用上级部门的设置。
（四）设置固定资产类别
此功能定义固定资产的分类，在分类中定义的属性会带到固定资产卡片中作为默认值。操作步骤如下：
1．打开“固定资产类别”设置功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【设置】—【资产类别】菜单，打开“资产类别”窗口。
2．增加一级固定资产类别。选中“固定资产分类编码表”，单击工具栏上的“增加”按钮（或按F5），打开“类别编码——单张视图”窗口，录入类别编码“01”，类别名称“房屋及建筑物”，使用年限“30”，净残值率“2”，如图9－10所示。
3．保存设置。单击工具栏上的“保存”按钮，保存设置。
4．增加二级固定资产类别。选中“01房屋及建筑物”分类，单击工具栏上的“增加”按钮，录入类别名称“办公楼”，单击“保存”按钮。
图9－10
5．依次设置其他固定资产类别。重复第二步至第四步，录入其他数据。
6．退出设置。单击右上角的“关闭”按钮，退出系统。
【友情提示】
资产类别编码不能重复，同级的类别名称不能相同。
类别编码、类别名称、计提属性、卡片样式不能为空。
非明细级类别编码不能修改，使用过的类别的计提属性不能修改，未使用过的明细级类别编码修改时只能修改本级的编码。
使用过的类别的卡片样式修改后会影响已录入系统该类别的卡片的样式，因此建议非特殊情况不要修改。
当认为一个资产类别没有用时可以从系统中删除。从分类编码表中选中要删除的类别，单击“删除”按钮即可。
非明细级类别不能删除，系统已使用（录入卡片时选用过）的类别不允许删除。
（五）设置固定资产增减方式
固定资产增减方式设置除了定义固定资产增加或减少的方式外，关键的内容是确定增减方式所对应的入账科目。入账科目是指生成凭证时固定资产所对应的反方向的科目。操作步骤如下：
1．打开“固定资产增减方式”设置功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【设置】—【增减方式】菜单，打开“固定资产增减方式”窗口。
2．修改增减方式。单击选中“直接购入”所在行，再单击“修改”按钮，在“对应入账科目”中录入“100201”，如图9－11所示。
图9－11
3．保存设置。单击工具栏上的“保存”按钮，保存增减方式设置。
4．依次设置其他增减方式。重复第二、三步，录入其他数据。
5．退出设置。单击右上角的“关闭”按钮，退出系统。
【友情提示】
已使用（卡片已选用）的增减方式不能删除，非明细级增减方式不能删除。
由于本系统提供的报表中有固定资产盘盈盘亏报表，所以系统缺省的增减方式中“盘盈、盘亏、毁损”不能删除。
生成凭证时，如果入账科目发生变化，可以及时修改。
此处设置的对应入账科目是为了在生成凭证时使用，例如，以购入方式增加资产时该科目可设置为“银行存款”，投资者投入时该科目可设置为“实收资本”，该科目将缺省设在贷方；资产减少时，该科目可设置为“固定资产清理”，将缺省设在借方。
“列支科目”只有在选中“执行事业单位会计制度”且为“增加方式”时可选。
“列支科目”也是在生成凭证时使用，例如以购入方式增加资产，对应入账科目设为“固定基金”，列支科目借方设为“专项资金支出”，列支科目贷方可设为“银行存款”。
（六）录入固定资产原始卡片
录入固定资产原始卡片可以理解为录入期初值。操作步骤如下：
1．打开“固定资产原始卡片”录入功能。双击【业务工作】—【财务会计】—【固定资产】—【卡片】—【录入原始卡片】菜单，打开“固定资产类别档案”对话框，如图9－12所示。
2．选择固定资产类别。选中“011办公楼”，单击工具栏上的“确定”按钮，进入“固定资产卡片（00001号）”窗口。
图9－12
3．录入固定资产卡片。录入固定资产名称“A写字楼”，单击使用部门栏，再单击“使用部门”按钮，打开“固定资产——部门基本参照”对话框，选中“资产管理中心”，单击“确定”按钮。
4．录入增加方式“在建工程转入”，使用状况“在用”，开始使用日期“2005－12－08”，原值“1420000”，累计折旧“229307．27”，如图9－13所示。
图9－13
5．保存设置。单击工具栏上的“保存”按钮，系统提示“数据成功保存”，单击“确定”按钮。
6．依次设置其他卡片。重复第二步至第五步，录入其他资产数据。
7．退出设置。单击右上角的“关闭”按钮，退出系统。
【友情提示】
卡片中的固定资产编号根据初始化或选项设置中的编码方式，自动编码或需要用户手工录入。
录入人自动显示为当前操作员，录入日期为当前登录日期。
单个资产对应单个使用部门时，卡片上使用部门列示部门名称，可根据科目参照修改。
单个资产对应多个使用部门时，卡片上的对应折旧科目处不许输入，只能按使用部门的设置确定。
与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“本月计提折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。
其他选项卡录入的内容只是为管理卡片设置的，不参与计算。除附属设备外，其他内容在录入月结账后除“备注”外不能修改和输入，由系统自动生成。
录入的原值、累计折旧、累计工作量必须是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。
已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数录入，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。
允许在卡片的规格型号中输入或粘贴如“直径符号”等工程符号。若启用了设备管理系统，则可以点击“导入”按钮从设备管理系统中导入卡片。
（七）账套备份
将账套输出至“9－2固定资产管理系统初始化”文件夹，压缩后保存到U盘。
七、疑难解答
1．固定资产卡片格式可否修改？
答：固定资产卡片可以通过卡片样式功能对卡片的格式进行修改，还可以通过卡片项目定义新的项目。
2．在期初卡片录入完成后，如何检查数据是否正确？
答：可以通过与科目总账对账对数据进行检查，对账不平衡，说明数据存在错误，期初卡片录入完成后对账，是与科目的期初余额进行对账。
3．设置部门对应折旧科目和固定资产增减方式对应科目有何作用？
答：部门对应折旧科目用于计提折旧时，在生成的凭证中自动填写科目；固定资产增减方式对应科目用于新增或减少固定资产时，在生成的凭证中自动填写科目。
◎思考与练习
1．固定资产管理系统的主要功能包括哪些？
2．固定资产管理系统的业务流程是怎样的？
3．固定资产管理系统的控制参数主要包括哪些？
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