掌握系统原理及应用

学习任务1 掌握系统原理及应用

【案例引入】

管理理论真能解决实际问题吗

海伦、汉克、乔、萨利四个人都是美国西南金属制品公司的管理人员。海伦和乔负责产品销售，汉克和萨利负责生产。他们刚参加过在大学举办的为期两天的管理培训班学习。他们在培训班里主要学习了权变理论、社会系统理论和一些有关职工激励方面的内容。他们对所学的理论各有不同的看法，现正展开激烈的争论。

乔首先说:“我认为系统管理理论对于我们这样的公司是很有用的。例如，生产工人偷工减料或做手脚、原材料价格上涨等，都会影响我们的产品销售。系统理论中讲的环境影响与我们的情况很相似。我的意思是，在目前这种经济环境中一个公司会受到环境的极大影响。在油价暴涨期间我们还能控制自己的公司，现在呢？我们在销售方面前进一步，都要经过艰苦的战斗。这方面的艰苦你们大概都深有感触吧？”

萨利插话说:“你的意思我已经了解了。我们的确有过艰苦的时期，但是我不认为这与系统管理理论之间有什么必然的联系，我们曾在这种经济系统中受到过伤害。当然，你可以认为这与系统理论是一致的。但是我并不认为我们就有采用系统管理理论的必要。我的意思是，如果每个东西都是一个系统，而所有的系统都能对某一个系统产生影响的话，我们又怎么能预见到这些影响所带来的后果呢？所以，我认为权变理论更适用于我们。如果你说事物都是相互依存的话，系统理论又能帮我们什么忙呢？”

海伦对他们这样的讨论表示了不同的看法。她说:“对系统管理理论我还没有很好地考虑。但是，我认为权变理论对我们是很有用的。虽然我们以前也经常采用权变理论，但是我没有认识到自己是在运用权变理论。例如，我经常听到一些家庭主妇顾客讨论关于孩子如何度过周末之类的问题，从他们的谈话中我就知道她们要采购什么东西了。顾客不希望‘逼’他们去买他们不需要的东西。我认为，如果我们花上一、两个小时与他们自由交谈的话，那肯定会扩大我们的销售量。但是，我也碰到过一些截然不同的顾客，他们一定要我向他们推销产品，要我替他们在购货中做主。这些人也经常到我这里来走走，但是不是闲谈，而是做生意。因此，你们可以看到，我每天都在运用权变理论来对付不同的顾客。为了适应形势，我经常都在改变销售方式和风格，许多销售人员都是这样做的。”

汉克显得有些激动地插话说:“我不懂这些被大肆宣传的理论是什么东西。但是，关于系统管理理论和权变理论问题，我同意萨利的观点。教授们都把自己的理论吹得天花乱坠，他们的理论听起来很好，但是却无助于我们的管理实际。对于培训班上讲的激动要素问题我也不同意。我认为泰罗在很久以前就对激励问题有了正确的论述。要激励工人，就是要根据他们所做的工作付给他们报酬。如果工人什么也没做，就用不着付任何报酬。你们和我一样清楚，人们只是为钱工作，钱就是最好的激励。”

问题:

你同意哪个人的意见？他们的观点有什么不同？

一、系统原理

管理的基本原理，应当是对管理活动的实质内容和基本规律的表述。基本原理与实质内容之间应该有着内在的、逻辑的对应关系，所以认真研究和掌握管理基本原理对做好管理工作有着普遍的指导意义。那么，管理的实质究竟是什么呢？我们认为，管理的实质是为了达到某一目标，管理者运用一系列职能对以人为核心的管理对象及其运动过程进行动态的控制。因此，管理的实质内容，表现为管什么(管理对象)、管理的核心是什么、管理的过程是什么、管理的目的是什么这四个方面，从对这四个方面的认识我们可以得出管理的系统原理、人本管理原理、控制原理、效益原理。下面将从上述四个原理的基本内容及在管理中的应用两个方面展开阐述。

1.系统的概念与特征

系统是指由相互作用和相互依赖的若干组成部分(要素)结合而成的、具有特定功能的有机整体。就人们研究问题的特定对象而言，系统的存在是一种普遍现象。大至自然界的宇宙、太阳系、地球，小至一个社区、院落，都可以看成是一个系统。

总之，由于客观事物之间的联系是客观的、普遍的，因而系统也是客观的、普遍的、无所不在的。系统的范围大小完全取决于我们研究或处理问题的特定对象而定。

2.系统的特征

要运用系统原理解决管理问题，首先必须了解系统的特征:

(1) 整体性。指系统是由不同要素所组成的有机整体，这一整体具有各个要素在孤立状态中所没有的新的性质与运动规律，包括新的特性、新的功能、新的行为等，即亚里士多德所说的“整体大于部分之和”。

(2) 相关性。指系统的各组成要素不是彼此隔离、毫无联系的，而是相互依存、相互作用的，它们当中任何一个要素发生变化，其他要素也要相应地调整和改变，这样才能保持系统整体的最佳状态。系统的相关性特征告诉我们，任何系统都有个结构问题，即系统的各组成要素之间相互联系的形式与数量关系。系统结构的优化，即前面所说的“整体大于部分之和”，就在于系统诸要素相互联系而形成一定的结构，依赖这个结构产生协同作用，形成诸要素各自没有的新的整体功能。

(3) 目的性。即每个人工系统都应有明确的目的，不同的人工系统有不同的目的。目的不明确，或者混淆了不同的目的，都会导致管理的混乱。

(4) 层次性。任何一个复杂的系统都是有层次的。对于某一个系统来说，它既是由一些组成部分(子系统)结合而成的，同时又要充当一个子系统去作为更大系统的组成部分。所以系统的层次性要求管理者必须看清自己系统在全局中的地位，同时还要分清各层次系统的相互关系。

(5) 环境适应性。任何系统在任何时候都存在于某种环境之中，它必然要与环境进行物质的、能量的和信息的交换，因而系统必须适应所处环境的要求和变化，只有系统内部关系和外部关系相互协调、统一，才能全面发挥出系统的整体功能，保证系统整体向最优化方向发展。

(6) 动态性。由于系统内部各要素之间以及系统与外部环境之间的相互作用，系统的状态是随着时间的推移而变化的。凝固不变的系统，无论在自然界，还是人类社会，都是不存在的。所以我们只有按照系统动态的特点去观察和思考问题，才能搞好管理工作。

3.系统原理的应用

管理的系统原理是指从管理的对象是一个系统这一根本性质出发，按照系统特征的要求，对管理系统进行优化，从而最佳地实现管理的目标。

系统原理是各管理要素及其组织关系的反映，其内容包括:组织的系统特征、系统性质、系统的优化等内容。系统原理为管理者从事管理活动提供了一种正确的思维逻辑，即如何系统地考虑问题，如何处理经常面临的各种全局与局部的关系。它为管理者建立合理的组织体系提供了理论基础，为管理者正确决策也提供了一种优化技术。

(1) 把握系统原理的基本思想

根据上面对系统特征的阐述，我们可以总结出以下系统原理的基本思想:

① 系统的各个要素之间、各要素与系统之间、系统与外部环境之间保持着有机的联系。系统内部诸要素之间的联系为内部联系，表征这种联系的范畴称为功能。

② 各要素在系统中的地位、功能、作用以及相互联系均由系统整体所决定，任何要素都不能摆脱系统整体的控制。否则系统整体功能就难以发挥。

③ 系统整体具有各个要素所没有的性质和功能。系统整体功能不等于系统内各要素简单、机械的相加。系统整体功能的大小取决于各要素排列、组合的方式。

④ 若干要素集合在一起，是为了实现一定的目标，没有目标若干要素的集合就没有意义。目标的优化程度与要素的组织、有序和集成化的程度有直接的关系。

⑤ 系统内部各个要素之间的相互作用以及系统与外部环境之间的相互作用是推动系统发展的动力。系统功能发挥的程度取决于系统自身的调节能力和对外部环境的适应能力。

(2) 管理的任务就是要实现系统的整体优化目标

管理活动的任务是为了实现系统的整体优化，创造整体的管理效益。因此，要做到以下五点:

① 要确定科学、统一的管理目标。目标科学、明确、统一，管理系统活动效率就高，效果就好。否则，就会导致管理系统活动的无序、低效甚至无效。在实际工作中，应及时地发现和精简管理系统中与实现管理目标无关的机构和人员，消除各种不利于实现目标的因素。

② 要建立最佳的系统结构。科学合理的结构会提高系统的功能。

③ 要正确处理局部与全局的关系。一方面局部的优化要服从整体优化的要求和需要；另一方面整体优化为局部优化起保证作用。

④ 要按照优化的程序办事。程序优化，系统各要素的活动就能协调，并促进系统顺利运作；如果程序混乱，系统活动就难以正常进行，就必然过多地消耗人力、物力和财力。

⑤ 要不断增强系统自身的应变能力。一个系统特别是人造的管理系统不能自我封闭，而应该是开放的，它只有不停地与外部环境交换物质、能量、信息，才能增强系统自身的生命力。

(3) 贯彻整分合原则

整分合原则是系统原理在管理实践中具体运用的一条准则，其主要含义是:要实现高效率管理，必须在整体规划下明确分工，在分工的基础上进行有效的整合。

就现代社会这个大系统而言，合理的分工一般表现为以下几种形式:

第一，按社会功能进行专业化的合理分工。现代社会是一个宏观的管理系统。它由政治、经济、司法、工、农、商、学、兵等许多子系统构成。这些子系统都有自己特定的社会功能。它们在现代社会这个大系统整体规划中，按各自特定的社会功能进行专业化管理活动。这些众多的管理活动构成了现代社会有序的管理运动，从而产生整体的管理效益。各个系统根据社会分工，形成自己特定的管理范围和职权范围，彼此不能互相替代，否则会造成职权不分、职责不明的局面。例如，人们以前经常抱怨的“工厂办社会”、“学校办社会”、“机关办社会”，实际上就是管理功能混乱的一种表现。

第二，按自然资源特点进行专业化合理分工。自然资源的分布是客观的社会现象，是谁也改变不了的客观事实。但是，现代管理可以顺从大自然的规律，充分有效地利用自然资源，以创造更高的生产力。例如，我国东北平原是大豆、高粱作物区，黄淮平原是小麦、玉米作物区，长江中下游平原是水稻、油料作物区，内蒙古、青海、西藏是畜牧区，海南岛、云南是橡胶、甘蔗作物区。这些农业专业区域的形成发挥了各地自然条件的优势。可是令人担忧的是我国现在的工业发展并不总是按自然资源特点进行分工，相当多的省市片面强调“地区配套”、“自成体系”、“经济效益”，结果重复引进了大量冰箱流水线、彩电流水线、汽车流水线、各类饮料流水线等。重复引进，重复生产，不但浪费了国家的财力和物力，而且严重束缚了我国民族工业的发展。

第三，按产品的构成进行专业化的合理分工。例如美国的波音飞机制造公司，其子公司遍及许多国家和地区。每一个子公司根据波音飞机每一个零部件的技术要求进行专业化零部件生产。设在美国西雅图的波音总公司只是一个整机装配工厂。波音公司这种以产品构成进行专业化生产的生产管理形式体现了该公司的宗旨:高质、高效、高能。

第四，按照作业程序进行专业化的合理分工。现代企业已经不是传统意义上的工厂了。它集管理、经营于一体。按照企业的经营程序，它包括预测部门、研究部门、生产部门、销售部门、售后服务部门等。按照企业的管理过程，它包括人、财、物、时间、信息等。每一程序的管理部门，都有自己的作业程序。它们之间的相互关系是统一目标下的分工合作。每一个作业程序都有特定的功能，都起着承上启下的作用。

上述四类分工及有机的组合，是现代管理整分合原理的基本内容。然而，分工仅仅是现代管理的过程，不是终结。要使分工取得恰到好处的效果，必须要有强有力的组织管理。通过有效管理，协调每一个环节，创造出真正高水平的生产力。这就是整分合原理的真谛——有分有合，分而后合。

整分合原则要求把握整体，科学分工，协调整合，见图2-1。例如，目标管理就是整分合原则的一个直接体现。例如，企业推行目标管理，由厂长责成计划等职能部门提出初步方案，经职工代表大会讨论通过后，形成企业的整体目标。然后将总目标分解为各科室、各车间、各班组直至个人的分目标和子目标。为了保证目标的统一性，促进目标的实现，必须通过建立内部合同制，以此为纽带，把分散的目标重新统一协调起来，同时各部门(人员)在目标执行过程中产生的诸如时间、进度、数量、质量、人员等一系列矛盾或困难，由上一层系统按整体目标的要求来协调整合部门(个人)之间的矛盾或摩擦，只有这样才能推动企业提高经济效益，实现整体目标。

图2-1　整分合原则示意图