学习任务5－2 自定义报表
一、实训任务
自定义一张报表。
二、任务目标
1．了解报表系统的基本知识。
2．掌握报表格式定义、公式定义的操作方法。
三、准备工作
1．修改计算机时间为2011年1月31日。
2．引入“4－5期末账务处理”账套备份。
四、实训引例
（一）表样内容
续表
（二）报表中的计算公式
五、学情关注
UFO报表系统的主要任务是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，并按预订格式输出各种会计报表。同学们之前都学过Excel，学习此部分的时候可适当结合之前学过的Excel进行对比学习。
六、过程指导
（一）登录系统，设置表尺寸
表尺寸是报表的行数和列数。一张实际报表包括表头（标题、副标题、编制单位、日期等）、表体（报表主要数据内容）、表尾（辅助说明部分）三部分，在设置表尺寸时应考虑到这几部分。操作步骤如下：
1．登录UFO报表系统。登录企业应用平台，双击【业务工作】—【财务会计】—【UFO报表】菜单，进入UFO报表系统。
2．创建一张报表。单击菜单栏中的【文件】—【新建】命令。
3．打开“表尺寸”对话框。单击菜单栏中的【格式】—【表尺寸】命令。
4．定义报表尺寸。录入行数“24”，列数“4”，单击“确认”按钮，如图5－1所示。
图5－1
【友情提示】
UFO报表系统建立的是一个报表簿，可以容纳多张报表（表页）。
设置报表尺寸是指设置报表的大小。
（二）定义行高和列宽
在UFO报表中，应根据单元的内容，设置合适的行高和列宽，调整的方法有菜单方式和鼠标操作（在分割线上直接拖动）。菜单方式的操作步骤如下：
1．设置A1单元行高。单击选中A1单元，执行菜单栏中的【格式】—【行高】命令，打开“行高”对话框。
2．录入自定义行高。录入A1单元所在行的行高“12”，单击“确认”按钮，如图5－2所示。
图5－2
3．设置A4单元至D24单元行高。单击选中A4单元后拖动鼠标到D24单元，执行菜单栏中的【格式】—【行高】命令，打开“行高”对话框。
4．录入自定义行高。录入A4：D24区域的行高“6”，单击“确认”按钮，如图5－3所示。
图5－3
5．设置A1单元的列宽。单击选中A1单元，执行菜单栏中的【格式】—【列宽】命令，打开“列宽”对话框。
6．录入自定义列宽。录入A1单元所在列的列宽“50”，单击“确认”按钮。
7．按照相同的步骤，设置B1单元的列宽和C列、D列的列宽。B1单元的列宽为“10”，C列、D列的列宽为“32”。
【友情提示】
设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则生成报表时会产生数据溢出的错误。
（三）画表格线
UFO报表系统可以方便地在报表上画线和涂线，包括网线、斜线、横线、竖线等。操作步骤如下：
1．打开“区域画线”对话框。单击选中A4单元后拖动鼠标到D24单元，执行菜单栏中的【格式】—【区域画线】命令，如图5－4所示。
图5－4
2．选择适合的线条类型。此例选择“网线”，单击“确认”按钮完成操作。
【友情提示】
报表的尺寸设置完之后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的。
（四）定义组合单元
组合单元将相邻的两个或两个以上的单元组合在一起，作为一个较大的单元。可以将同一行或同一列中相邻的几个单元组合在一起，也可以把一个多行多列的矩形区域单元设定为一个组合单元。组合单元具有相同的单元格属性，数据操作中将其作为一个单元处理。组合单元主要用于结构复杂的报表，如具有多层表头的报表，也可以用作报表的文字说明或标题等。操作步骤如下：
1．打开“组合单元”对话框。单击选中A1单元后拖动鼠标到D1单元，执行菜单栏中的【格式】—【组合单元】命令，打开“组合单元”对话框，如图5－5所示。
图5－5
2．选择适合的组合单元标准。此例选择“按行组合”，即将第一行组合为一个单元。
【友情提示】
组合单元实际上是把几个单元当成一个单元来使用。
（五）输入项目内容
在数据状态下，录入实训引例表样内容，如图5－6所示。
图5－6
【友情提示】
单位名称及日期不用手工录入，一般用设置关键字的方法设置。
在报表左下角有“格式”和“数据”两种状态，单击可以相互切换。
（六）设置单元格属性
单元格属性指单元类型、字体图案、对齐、边框等方面的要求。单元格属性是报表格式的重要组成部分，设置好每一个单元格属性是设计好一张报表的重要步骤。
单元类型是指单元存放的数据类型，有以下三种类型。
数值单元：用于存放数值型数据，建立一张新表时，所有单元的类型默认为数值型。字符单元：用于存放字符型数据，其内容可以是汉字、字母、数字及各种字符。
表样单元：用于存放报表的格式，只能在格式状态下编辑，在数据状态下只能显示，不能修改，格式状态下录入的文字都是表样。
设置单元格属性的操作步骤如下：
1．设置A1：D1单元的单元属性。单击选中A1：D1单元，执行菜单栏中的【格式】—【单元格属性】命令，打开“单元格属性”对话框，如图5－7所示。
图5－7
2．选择所要修改的属性。单击“字体图案”选项卡，然后单击“字体”的下三角按钮，选择“楷体”，单击“字号”的下三角按钮，选择“28”，如图5－8所示。
3．设置“对齐”形式。单击“对齐”选项卡，选择水平方向“居中”及垂直方向“居中”，单击“确定”按钮，如图5－9所示。
4．设置A4：D4单元的单元属性。同理，将该区域设置为字体“黑体”、字号“14”。选择水平方向“居中”及垂直方向“居中”。
5．以此方法再设置A5：D24区域的字体为“宋体”，字号为“14”，单击“确定”按钮。
（七）定义关键字
在格式状态定义关键字是指选择关键字和定义关键字显示的位置，取数公式中使用的关键字变量，在格式设计时必须定义，数据状态还要对关键字赋值，否则，公式无法运算。操作步骤如下：
图5－8
图5－9
1．打开“设置关键字”对话框。单击A3单元，执行菜单栏中的【数据】—【关键字】—【设置】命令。
2．插入单位名称关键字。在“设置关键字”中选择“单位名称”，并单击“确定”按钮。
3．设置其他关键字。同理，在C3单元设置关键字“年”，在D3单元设置关键字“月”。
（八）录入单元公式
单元公式是报表的灵魂。报表处理中许多单元的数据不是直接录入，而是通过从账套中取数或从其他单元格取数运算得到的。操作步骤如下：
1．打开“定义公式”对话框。单击C5单元，执行菜单栏中的【数据】—【编辑公式】—【单元公式】命令。
2．选取函数名。单击“函数向导”，打开其对话框，在“函数分类”列表中选择“用友账务函数”分类，在右侧“函数名”列表中选择“发生（FS）”函数名，如图5－10所示。
3．打开“账务函数”对话框。单击“下一步”按钮，打开“用友账务函数”对话框，单击“参照”按钮，打开“账务函数”对话框，如图5－11所示。
图5－10
图5－11
4．选择函数的参数。在“科目”中选择“6001”，“方向”为“贷”，依次单击“确定”按钮返回“定义公式”对话框，单击“确认”按钮即可，如图5－12所示。
图5－12
5．用相同方法设置其他单元公式，如图5－13所示。
【友情提示】
公式录入既可以使用向导方式，也可手工录入，手工录入时，所有的字符都必须是半角状态。
（九）编制1月份利润表
1．切换到数据状态。在报表“格式”状态下，单击窗口左下角的“格式”按钮，系统提示“是否确定全表重算？”，单击“否”按钮，进入报表“数据”状态。
2．录入关键字的值。单击菜单栏中的【数据】—【关键字】—【录入】命令，打开“录入关键字”对话框，录入各项关键字，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算第一页？”，单击“是”按钮即可生成利润表。
图5－13
（十）保存利润表
1．保存利润表。执行菜单栏中的【文件】—【保存】命令，选择保存路径，修改文件名为“利润表”。
2．单击“另存为”按钮即可完成保存操作。
【友情提示】
保存路径可根据自己的需要做相应的改变。
报表文件是独立的文件，需要单独保存，与账套备份文件无关，账套输出文件中不包含报表文件。
七、疑难解答
1．进入函数向导界面录入“表页内部取数公式”，为什么系统提示“公式录入错误”？
答：编辑“表页内部取数公式”不需要进入函数向导界面，直接在“定义公式界面”编辑即可。
2．为什么关键字不能直接输入呢？
答：不要把“关键字”设置成一般报表项目。“关键字”是表页的唯一标志，“单位名称”、“年、月、日”必须在“格式”状态下以“关键字”来录入。
3．为什么利润表编制的结果不正确呢？
答：一方面要正确把握利润表的编制时机，也就是要在月末损益类账户结转到本年利润账户前编制利润表；另一方面要正确编制取数公式，也就是要把反映实际损益的借方和贷方两个方向的发生额数据都完整地取出来，不能只取某一个方向发生的数据，避免对已经发生经济业务的计算遗漏。
◎思考与练习
1．格式设计的步骤有哪些？
2．如何定义应收账款期初值的取数公式？
3．什么是表样？表样与字符有何不同？
4．关键字的作用是什么？
5．如何取消组合单元？如何取消画线？如何取消关键字？
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