谈谈如何提高长表行职业编码质量

谈谈如何提高长表行职业编码质量

赖琼英

第六次人口普查长表指标多、指标间逻辑关系复杂，填报与编码难度相对较大，而行职业的填写与编码又是长表中的重点和难点。针对这一重点和难点，江山市第六次人口普查充分考虑当地实际，科学谋划，精心组织，研究制定了切实可行的编码工作方案，在人员、制度、技术等方面实现了有效突破，达到了预期的目标。

一、在人员选用上突出一个“精”字

（一）长表调查选用指导员

行职业编码在实际操作中是“望文编码”的，填写时文字表述是否标准、准确，是保证编码质量的重要前提。在总结试点业务中，我们对这一问题就有了比较深的认知，在进入长表的实际操作阶段时，我们将长表调查员的选调作为关键问题来思考。长表调查的数量相对于短表来说已大为减少，所以调查员的安排不在于多而在于精。为此我们决定启用普查指导员完成长表调查。江山市普查指导员大多是乡（镇、街道）、村居两级干部，他们文化与业务素质相对较高，理解接受能力强，大部分有大型普查的经历，比较容易胜任长表的调查要求。江山市1．9万张长表的调查由近600名普查指导员完成，从调查质量看，他们也不负重托，达到了设想的目的。

（二）专项编码仅用5人

进入编码阶段，专项编码员（即行职业编码员）的选用又是一个需认真思考的问题。行职业编码专业性很强，要求编码员能审会编，但是在时间上它不像短表编码那样紧，所以它也有让我们精选人员的余地，参与的人过多反而容易产生素质上的差别而影响质量。我们经过筛选，在市人普办和乡镇统计员中精选了5名人员，这5名人员既是专项编码员，又是5个长表编码小组组长，负责全市1．9万张长表的审编工作。选中的5名人员都是身经百战的老统计，参加过多次大型普查，在行职业编码等方面有经验积累，并有相应的组织能力。由于人员精而少，在实际工作中能够将质量提到更高而将差错率控制到了更小。

二、在制度上突出一个“严”字

（一）建立考核奖励制度，调动编码员积极性

为了激发审核和编码人员的积极性，市人普办从普查经费中专门划出资金用于编码工作的考核，并制定了《江山市人普办长表编码工作考核办法》，确定了每张长表审编4元的总报酬，并对每一环节的报酬进行细化，同时还有相应的加奖和扣罚标准。考核办法强化了责任意识，充分调动了积极性。编码人员晚上自觉加班，有的甚至春节期间都没有休息，认真反复检查，进度与质量均得到了加强。

（二）确立组长负责制，提高编码员责任心

根据全市工作量，将任务安排到五个小组，负责从审核、编码到扫描后的第一次改错的整个过程，在按时、保质的前提下，给予组长“自选组员、经费包干”的工作权限。职责分明的组长负责制，使长表审编质量得到了充分保证。

（三）互查验收，把好最后一道关

市人普办针对各组自查容易疏忽大意，不易发现错误的情况，长表质量验收采取各组互查的方式，并按查出错误的笔数给予奖励，同时扣罚被查方，若错误笔数超过规定标准的，不予验收。这样，大大提高了核查力度，把好了验收的最后一道关口。

三、在技术上突出一个“巧”字

长表的行职业编码，如果按部就班，按顺序一张张编码，首先是速度慢，效率低下。一张张翻过去编，常常编一个码就得查一次代码表，往往已经编过的码，过会儿碰到相同的行职业还得重新翻书查找，费时费力。其次是编码复查烦。编好码的普查表要检查一遍，需一张张拿出来审核，不仅拆装袋比较费时，差错还不容易被检查出来。最后是错码改正难。在《方案》中对普查表编码修改方式和次数是有规定的，要修改编好的码，须将错误码打上三横两竖，然后将正确的码写在编码框的上方，而且长表改码个数不能超过十个，行职业编码框上方常是调查员写的文字内容，造成编码无处修改，整张长表就得重抄。

因此，按一张张普查表来编行职业码，不管是准确性、时效性还是审核改错方面，都给编码工作带来挑战。如何破解？行职业编码差错率低于千分之一的目标如何实现？我们在技术上进行了探索与创新，尝试利用电子表格来提高行职业编码的质量和效率。主要做法如下。

（一）机上编码，提高效率

方法就是使用电子表格。把相关信息录入电子表格，在电子表格上进行审核和编码，完成编码审核无误后打印出来，由普通编码员将改后的文字表述及编码抄写到普查表中。具体的如下。

1．录入信息。R1姓名、R18行业、R19职业等三个指标，及乡镇、普查区、小区码和户编号一同录入，制成Excel格式（如下表）：

2．检查主要产品或主要业务及具体工作填写是否规范。对行职业填写不规范，或表述不清的，将清单发回乡（镇、街道）集中核查。

3．批量编码。录入电脑后的记录可以排序，可以筛选，能将从事相同行业内容或相同职业的人排列在一起，进行批量编码，一次完成。如筛选出“驾驶员”或“司机”后，在职业码栏编上“911”，这样，在几分钟时间内，就能将电脑中所有从事这一职业的人都编上“911”，同一行业或职业只需查找一次代码本，大大节约了查找代码的时间，也减少了差错。

（二）筛选容易，排查简便

由于电子表格功能多，可以通过筛选排序，对比参照，减少系统性错误。如按单位排，可以查看同一单位是否同一码。在检查中就发现，广播电视总台下属的乡镇广播电视站就出现了好几种码，有的编942，有的编891，发现类似问题均可一一得到更正；按行业筛选排序，查看同一行业名称是否同一码；按职业筛选排序，查看同一职业名称是否同一码。同时还可以反查，如按行业代码筛选，查看同一编码中是否存在其他行业内容。还可以对行业与职业代码之间进行匹配性互查。

（三）集中互审，更加方便

各组机上编码完成后，可以将几个组的信息合并在一起集中再审。各组的记录合并在一起后，组与组之间的合作更为紧密，互审变得非常方便。而且可以让专业人员更专，擅长行业码的，专门审行业；擅长职业码的，专门审职业。这样，全市的数据都有专人把关，不仅能消除各组之间因理解差异而导致的编码差异，同时全市的编码质量都能得到保证。

总之，在电子表格上进行行职业编码的做法，虽然增加了行职业指标录入电脑这一环节，但因录入指标不多，录入工作量不大，编码与检查的时间比一张张编码明显节省，整体上工作效率得到较大提高，编码质量得以保证。江山市1．9万张长表编码在二十天内完成，行职业编码工作只由5个人进行，他们同时还负责组内其他工作的安排，这与行职业编码效率的提高有很大关系。在质量上，经衢州市人普办质量检查验收，江山市长表行职业编码差错率为0．8‰，达到了国家要求低于千分之一的验收标准。

针对行职业编码还有几点想法。

一是需要一本详细的职业分类参考书。行职业填写要求调查员写得越细越好。行业填得细，可以在《国民经济行业分类》中查找，但职业就只能在《职业分类与代码》中找，有的根本找不到，只好就近归码，是否准确没把握。

二是文字内容与代码一同进入数据处理。这次光电扫描只对代码扫描，行职业的文字不进入数据处理，这样行职业两项指标数据质量完全取决于填报和编码两阶段，若文字一起进入数据处理，则可以对文字与代码进行匹配审核，可减少编码差错。

三是行职业栏的表格设计要改进。按方案规定，编码改错要在编码框的上方写正确的码，而编码框的上面空白处是填写行业或职业文字内容的地方，有的人字写得大，或文字改错占满了空白处，使得改正码无处写。因此，这两栏的表格设计上，文字内容填写处和编码框之间要有明确的界限，文字的填写不影响错码改正。

江山市人口普查办公室