电子邮件与效率

8.2.1　电子邮件与效率

很多人想使用电子邮件去完成所有的项目交流，但这并不是一个好的主意。就像所有其他的工具一样，电子邮件只在一些情况而非所有情况下有用。电子邮件最好用于展示简单的信息，如可交付项目的提交或任务的分配，它有助于团队保持此类事件的长期记录管理。然而，电子邮件不适合实时的交流，或者团队政策的讨论。对于紧急交流，你最好直接打电话或者面对面地交流。政策的讨论应当在全体队员出席的会议上进行。

前面展现的电子邮件示例是有效的，因为它处理的是规划问题中的简单事件和任务的分配。这些都是事实而不是想法，因此，它们可以用一些简短的语言进行说明，而不需要争论。除了提供简单的事实，电子邮件还可以有效地用来展示规则和定义。

但是电子邮件却不适合用于政策讨论、系统解释或者复杂问题的解决。当使用电子邮件讨论一个复杂的问题时，整个团队的工作效率就会降低，因为团队成员要将大量的精力放在阅读、整理和回应消息方面。当一个团队对电子邮件过于依赖时，他们就会产生过多的数据流量，而这会显著降低团队的工作效率^［6］。此外，因为语言的不精确性，使用电子邮件交流可能会使团队成员对问题产生困惑，从而引发问题。

同样，使用电子邮件来解决成员之间的冲突也是不明智的，因为冲突通常是复杂的，因而电子邮件最好用于处理简单的事情。解决冲突最好的方法是让双方直接交流，如面对面的会议或者电话沟通。如果冲突是轻微的，那么直接发送一封措辞合适的电子邮件给对方也许会很好地解决这个冲突。然而，无论在何种情况下，都不能将邮件群发到整个团队中去批评、惩戒或者斥责任何一个团队成员。公开愤怒的文字从来不会有助于解决冲突，而只会在团队中产生长期的不良情绪。发泄愤怒的邮件通常都是错误的；被指责的人应当对控诉进行有效的回应，并且应当在其他成员介入这个争论之前有一个公平的解释机会。