数据的输入与自动填充

4.2.2　数据的输入与自动填充

选中单元格后，就可以在单元格中输入数据了，Excel允许在单元格里输入多种数据类型，包括文字、数字、日期和公式等。

1．输入文字

文字主要包括输入英文字母、汉字等字符，在单元格中输入文字时，先选中要输入文字的单元格，该单元格即以黑色边框突出显示，然后即可在单元格中输入字符，用户可在单元格中输入任意长度的字符，单元格会依照字符的长度而自动延伸，如图4-18所示。

图4-18　单元格自动延伸

如果要把输入到单元格中的数据分为多行显示，只要在输入数据时按下“Alt+Enter”组合键，即可实现换行输入，同时单元格也会自动折行以适应文字，如图4-19所示。

图4-19　自动折行显示文字

输入完毕后，可执行以下任意一种操作将光标移出当前单元格：

●　用鼠标单击附近任何一个要使用的单元格。

●　按“Enter”键转到下一行的同列单元格。

●　按“Tab”键转到右边的单元格。

●　按方向键向任意方向移动到临近的其他单元格。

小　测　试

按下（　 ）键，可以在单元格内实现换行输入。

A．Ctrl+Enter　 B．Shift+Enter　　C．Alt+Enter　　D．Enter

2．输入日期与时间

数字是Excel中最常用的数据格式，其类型很多，有常规、数值、科学计数、货币、日期、时间和自定义等。其输入方法基本与文字的输入方法相同，不同之处在于数字的格式，这在后面的章节中会进行详细讲解。

输入日期有很多方法，如果Excel辨别出输入的日期格式与默认的格式不一致，就会自动将其转换为默认的日期格式。输入日期时可以使用斜线、破折号、文字或者混合输入日期。

Excel中时间的输入格式很多，当在工作表中输入时间时，在小时、分、秒（如果需要精确到秒）之间使用冒号“：”分隔开。如果输入的时间格式与设置的不同，Excel会自动把输入的时间更改成预置的格式。如输入“20:15”，任何引用这个单元格的公式都会把该时间默认为“20:15:00”，如图4-20所示。

图4-20　自动显示完整时间格式

你问我答

如何快速地在单元格中输入日期和时间？

在输入数据时，按下“Ctrl+；”可快速输入当天的日期。按下“Ctrl+Shift+：”可输入当前的时间。

3．自动填充序列

如果输入数据有一定规律，可以使用到Excel的数据自动输入功能，可以快速地录入一个数据序列，例如日期、星期、序号等。利用这种功能可将一个选定的单元格，按列方向或行方向给其相邻的单元格填充数据。具体操作方法如图4-21、图4-22所示。

图4-21　拖动填充柄

图4-22　数据自动填充

你问我答

为何进行填充时，有时是复制文本内容，而有时是按照规律进行填充呢？

如果选定的单元格中包含有Excel提供的可扩展序列中的数字、日期或时间段，利用“填充柄”可以自动填充按序列增长的数据。如果单元格中的数据为普通文本，则可以利用“填充柄”复制文本。

通过拖动填充柄可以方便地复制或者填充单元格中的数据，但我们要拖动数据进行复制时，如果数据有一定规律性，Excel就会按照规律进行填充而不是复制。这时可以按照如下方法进行操作，如图4-23、图4-24所示。

图4-23　右键拖动填充柄

图4-24　选择填充方式

4．自定义填充序列

Excel的自动填充功能只能对其预置的数据序列进行填充，如果用户需要填充一些比较特殊的序列，如华东、华北、华中、华南、华西等，就需要自定义设置填充序列，然后才能进行填充。自定义填充序列的具体操作方法如下：

01　执行“工具\选项”命令，打开“选项”对话框，并在对话框中选择“自定义序列”选项卡，如图4-25所示。

图4-25　“自定义序列”选项卡