排序和分组操作

输出报表时， 通常需要按特定顺序组织记录。 例如， 在打印成绩列表时， 按分数降序顺序对记录排序。 对于多个报表来说， 仅对记录排序还不够， 还可能需要将它们划分为组。 组是记录的集合， 通过分组， 可以直观地区分各组记录， 并显示每个组的介绍性内容和汇总数据。 简单的排序、 分组步骤如下：

（1） 若选择了数据源， 单击工具栏中的 “排序和分组” 图标或右击报表视图， 然后单击 “排序和分组”。

（2） 在报表下方打开 “分组、 排序和汇总” 窗格， 可单击 “添加组” 和 “添加排序”按钮， 建立组和排序， 如图6.19所示。

（3） 若要添加新的排序和分组级别， 单击 “添加组” 或 “添加排序”。 “分组、 排序和汇总” 窗格中将添加一个新行， 并显示可用字段的列表， 可以单击其中一个字段名称， 或单击字段列表下的 “表达式” 进行输入， 将在报表中添加分组级别。 当右击字段排序时，一次只能对一个字段排序， 如果对其他字段进行排序， 则将会取消对第一个字段的排序。 单击 “分组、 排序和汇总” 窗格， 将添加一个新行显示可用字段， 如图6.20所示。

图6.19 报表分组和排序

图6.20 添加组和排序

（4） 单击一个字段名称， 或者单击输入表达式的字段列表中的表达式。 一旦选择域或输入表达式， Access会向报表添加分组级别。 在布局视图中， 立即显示更改分组或排列顺序。

（5） 每个排序级别和分组级别都包含大量选项， 通过设置这些选项来获得所需的结果。若要显示分组级别或排序级别的所有选项， 要在更改的级别上单击 “更多” 选项， 若要隐藏选项， 请单击 “更少” 选项。 若要添加汇总， 单击 “无汇总” 选项。 能添加多个字段的汇总， 并且可以对同一字段执行多种类型的汇总， 如图6.21所示。

图6.21 添加更多选项

（6） 单击 “汇总方式” 下拉箭头， 然后选择要进行汇总的字段。

（7） 单击 “类型” 下拉箭头， 然后选择要执行的计算类型。

（8） 选择 “显示总计”， 以在报表的结尾 （即报表页脚中） 添加总计。

（9） 选择 “显示组小计占总计的百分比”， 以在组页脚中添加用于计算每个组的小计占总计的百分比的控件。

（10） 选择 “在组页眉中显示小计” 或 “在组页脚中显示小计”， 以将汇总数据显示在所需的位置。

选择字段的所有选项之后， 可从 “汇总方式” 下拉列表中选择另一个字段， 重复上述过程以对该字段进行汇总。 否则， 单击 “汇总” 弹出窗口外部的任何位置以关闭该窗口。

如果已经定义了多个排序或分组级别， 则可能需要向下滚动 “分组、 排序和汇总”窗格才能看到 “添加组” 或 “添加排序” 按钮。 一个报表最多可定义10个分组和排序级别。