活动准备的个细节

活动的成功取决于充分的准备。在每次线下活动前，都有如表5-8所示的10个细节需要细致准备。

表5-9中的10个细节是一环扣一环的。例如，序号1的“确定活动组织者”是活动成功与否的关键。城市负责人或群主要确定一次活动的组织者时，首先需要从做活动的目的出发，来评估合适的人选，同时，要避免选择保姆型的群员做活动组织者，因为这样的人喜欢事事亲力亲为，无法最大限度地发挥参与者的积极性。很多时候，我们提醒活动组织者要尽量让群员来做志愿者，如果有伙伴提出“大家都没时间做志愿者”时，我会问“您沟通了哪几位呢”。这时对方的回答通常是：“我觉得大家最近都忙，可能没有时间，反正我最近有空，顺手就做了。”由此可以看出，并不是大家没时间做志愿者，而是活动负责人没有去沟通。没有去沟通的原因，可能是觉得自己有时间，顺手就做了，也可能是不知道如何去沟通，毕竟之前没有交流过。针对前者，我们需要让对方知道，请群员参与是线下活动持续发展的基础，否则当活动组织者忙起来时，线下活动就无法开展。趁现在自己有时间，多去跟群员沟通，通过活动发掘积极成员作为以后活动开展的骨干人员，这才是活动组织者最应该去做的事情。针对后者，就需要提供一些沟通的方法和技巧，让其有信心，也有能力去进行志愿者沟通和协调。

表5-8中序号8为“地址发送”而非“地址发布”，这不是笔误，而是沙龙多年线下活动组织的宝贵经验。例如，深圳的一次线下活动，活动回放的合影中显示23人，而苏平老师收到的通信录上只有14个人的信息（沙龙的线下活动规范要求：每次活动后的通信录，要同时抄送给苏平老师）。于是，苏老师就找活动组织者和部分参加的群员了解情况。结果发现，通信录上没有出现的人均未按照要求填写报名信息，为空降人员。到达活动现场后，这些人不理会志愿者签到的提示，只顾着发名片。在整个活动过程中，这些人对活动内容没有太大兴趣，精力放在推销自己。当然，这些人也不会去跟帖完成5-3-1作业。虽然活动组织者一再提醒，但还是给14位参加者带来了不佳的感受。尤其是五位第一次参加沙龙活动的新群员，虽然表达出了对活动内容的肯定，同时也对被空降者影响的活动氛围感到失望。在后续的活动中，这五位中的两位再也没有出现过。其实，类似这样的案例不少，虽然严格规定，但不少活动组织者没有注意到这个细节，导致了类似的问题出现。

为了避免其他社群活动重蹈覆辙，特别提示：学习型社群的线下活动，建议不要在报名广告里出现活动的具体地址。同时，在活动前发送地址时，不管是用短信、微信还是QQ、电子邮件等方式，建议只发给完整填写了报名信息并已经确认成功的报名者。这样做，有以下三个目的：

（1）避免空降人员参加。网上有很多活动报名广告中都有活动地址，而且没有活动报名截止时间。这样做，组织者可能是希望吸引更多的人参加活动，但从活动组织和内容价值的角度来看，就有不少弊端了。例如，可能有未报名者参加，导致参加人数无法在活动前精准统计，给活动组织和后勤带来不必要的麻烦。这些未报名参加的人是否真的对主题感兴趣，组织者无法获得这些信息，也就无法进行有针对性的准备，对整个活动的质量可能会有影响。如果空降人员是出于推销自己或其他目的，对活动本身的氛围和质量也有负面影响。作为学习型社群的线下活动，一方面要创造高质量的内容，让参加者的价值最大化；另一方面作为社群的名片，也应提升社群的影响力。空降人员的加入，对这两个目的的达成都造成干扰和阻碍。

（2）确保所有参加者均能收到。只发给报名者的做法缩小了对象的范围，也便于信息发送后的确认和跟进，从而确保所有参加者均能收到。

（3）活动前暖场。当参加者收到自己专属的活动地址、路线图等信息时，会感受到组织者的用心，产生亲近感，从一定程度上减少了到达活动现场时的陌生感。再加上接待和签到志愿者的指引，群员可以快速熟悉环境，促进活动正式开始后的参与度。

通过报名和发送地址的双重关卡，确保来的人都是真正对活动主题有兴趣并愿意学习和成长的人。通过活动，输出高质量的内容，将每个人的收益最大化，从而扩大社群的影响力。

综上所述，线下活动准备的10个细节，主要是围绕着“找对人，做对事”展开。其中，“找对人”包括找对活动组织者、找对分享嘉宾、找对参与者；“做对事”就是为了实现线下活动目的，所需要做的各种事项。