第二节 管理信息系统的开发
一、概述
信息系统为管理者提供了一种在组织内收集、处理、维持和分配信息的系统方法。需要指出的是，信息系统未必需要计算机，其实，早在计算机出现之前，信息系统就已存在了。而且，时至今日，尽管计算机已十分普及，很多组织仍保持着未被计算机化的信息系统。但计算机系统和信息技术的其他方面进展为组织及其管理者提供了收集、加工和管理信息的无穷的机会，而这些机会在几年前还是不存在的。
二、管理信息系统的要素
一般信息系统包括五个基本要素：输入、处理、输出、反馈和控制。其中输入是系统所要处理的原始数据（或提供原始数据的设备）；处理是把原始数据加工或转换成有意义和有用的信息的过程；输出是系统处理后的结果，即有意义和有用的信息；反馈是指当管理者对输出的结果不太满意或希望得到更好的结果时，对输入进行调整；控制是对输入、处理、输出和反馈等过程进行监视，使这些过程保持正常。这五个要素之间的关系如图16.2所示。
图16.2 一般信息系统五个要素的相互关系
以上考察的是一般信息系统的情况。对以计算机为基础的信息系统来说，情况略有不同，除了以上五个要素外，它还包括硬件、软件和数据库。其中硬件是信息系统的有形部分，如主机、终端、显示器和打印机等，另外，存储设备（如硬盘、软盘驱动器和光盘驱动器等）也属于硬件部分。软件是各种程序，这些程序用来指示硬件怎样运行。数据怎样处理就是由软件控制的。数据库是组织保存下来的各种数据和信息，数据库通常包括大量的关于公司经营情况、财务记录、员工基本情况和顾客基本情况等信息。
三、管理信息系统的开发步骤
多数信息系统是经过一个系统的过程开发出来的，在这一过程中，系统设计专家和程序编制人员与最终用户进行合作。最终用户是所有那些使用信息系统并与之发生交互作用的人，特别是组织中的管理者。这一过程如图16.3所示，它通常被称作系统分析和设计。
（一）系统调查
信息系统开发的第一步是系统调查。在这一步骤，组织确定是否存在一个能被信息系统处理的问题或机会。另外，也要进行可行性研究，以确定是否能在组织内建立一个新信息系统。一旦确定了一个信息系统既是必要的又是可行的，组织就可制订一个开发计划，争取获得管理当局的批准。
图16.3 系统开发生命周期
（二）系统分析
一旦计划制订出来并得到了管理当局的批准，就可以开始第二步——系统分析。这一步骤的目的是确定信息系统的功能要求。换言之，这一步骤主要考察为了提供所要的信息，需要做些什么。
1.要考察和分析目前使用的系统、评估组织的外部环境（如行业前景和竞争程度等）和组织的内部条件（如组织的结构、人员和活动等）以及仔细评估最终用户的信息需求。
2.系统设计人员确定一系列功能要求（或对信息系统必备的功能进行详细描述）。这些要求集中体现在用户需要什么样的信息类型以及应该以什么样的格式、频率和容量来生产和分配信息等上面。需要注意的是，在这一步骤，无须确定最终需要的硬件、软件和人员。
（三）系统设计
第三步是系统设计。这一步是考察系统的技术能力的第一步。设计人员确定所需要的硬件、软件、人员和数据来源，并对将要生产出来的、用来满足前一步中所确定的功能要求的信息产品进行描述。具体来说：
（1）设计用户界面或人员和信息的交互点；
（2）产生数据及其属性和结构以及不同数据元素之间的关系，这些数据将最终输入到数据库中，成为数据库的输入；
（3）设计软件系统——各种计算机程序。
（四）系统实施
系统分析和设计完成之后，就进入了系统实施步骤。这一步骤的结果是产生一个运行系统。在这一步骤，要添置或开发硬件和软件，以组成新信息系统。在系统组成之后，就要进行全方位的调试，以保证系统能满足上面提到的所有要求。与后面的步骤相比，在这一步骤，问题比较容易克服。
还需要强调的是，要制作新信息系统（或硬件和软件的不同部分之间的关系）的说明书。信息系统并非一直运行良好，偶尔也会出现故障，而设计和开发该系统的人又并不总在现场维护它。在这种情况下，就需要有关“做什么”、“为什么这样做”以及“系统各组成部分是如何一起运行的”详细和精确的说明，来帮助管理和维护系统。
调试完毕，系统可以使用了，组织也就可以进行旧信息系统向新信息系统的转换。这一转换过程可能需要新旧信息系统同时运行一段时间。两种系统的同时运行可以使使用人员有时间去学习和适应新系统，并且有机会去发现和解决系统运行中出现的问题。这是一种引入新系统的方法，即通过试验，逐渐把新系统引入到组织中。还有一种与此完全不同的方法，叫突然转换法，即突然中止旧系统的运行，同时开始新系统的运行，新旧系统之间不存在交叉。这两种方法各有利弊，组织应该在选择之前仔细分析每种方法的收益和成本。
（五）系统维护
信息系统开发的最后一步是系统维护。像汽车、房屋或机器一样，信息系统也要加以维护，以使它保持良好的状态并保证它不会遇到本来可以预防的问题。新的硬件可能要添加到系统中，以满足新的需要或替换旧设备。软件要升级，用新的功能更强大的版本。尽管进行了全方位的调试，多数系统仍旧存在缺陷或问题，在这些缺陷或问题中，一些还可能比较严重。另外，用户在使用信息系统一段时间以后，可能会发现系统需要添加什么、能从系统中删除什么以及有什么更好的处事方式。
以上五个步骤（或过程或阶段）形成系统开发生命周期（systems development life cycle，SDLC）。这些步骤是高度相关的和相互依赖的。例如，设计过程直接受分析过程的结果的影响。分析过程所遗漏或考虑不周的问题不会成为功能分析的一部分，从而不会在设计过程得到有效处理。很明显，如果问题没有在设计过程得到处理，就没有什么可实施的了。这样，如图16.3所示，当进入一个新过程时，时常有必要返回到前一过程或更前的过程，去处理发现出来的缺陷。SDLC还有一层含义，即对任何系统来说，不管设计和维护得多么好，最终总会变得过时，从而需要淘汰掉。
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