实验设备信息管理系统设计

实验设备信息管理系统设计

闵少松¹　梁为亮²　彭　飞¹

（1.海军工程大学船舶与海洋工程系，湖北武汉430033；

2.海军工程大学训练部，湖北武汉430033）

摘　要：针对传统实验设备管理中存在的不足，在分析实验设备管理信息需求的基础上，设计开发了实验设备信息管理系统。系统针对实验设备从入库到报废的完整信息流，设置了设备入库登记管理、变动管理和统计查询等子模块，同时对贵重仪器设备单独设立管理模块，实现了资源共享，节约了经费。系统使高校实验室管理部门能准确掌握实验设备的技术状态，提高了管理部门适时准确地掌握设备数量、质量的效率，从而最终可实现实验教学的保障有力。

关键词：实验设备　信息流　管理系统

1　引　言

设备管理是高校教学管理工作中的重要内容，以往高校实验室的设备管理主要是通过人工来处理，管理员不仅劳动强度大、工作效率低，而且易出现数据混乱，导致实验教学设备的重复建设、缺失等不利后果，最终出现了实验教学保障不力的局面。因此，如何提高实验室设备的管理水平，最大限度地发挥实验设备的功能，近些年已逐渐成为各高校实验室管理的重要问题。

设备是长期在线运行的，从其购置、登记、使用维修和报废的全使用寿命都应有准确完整的信息流，从而使实验教学做到“有实验设备—实验设备准确工作—报废后能及时补充设备”的良性保障流程；然而，传统以纸质或电子文档形式的实验设备管理工作量大，实验设备全寿命周期数据信息流逻辑模糊、混乱，很难实现实验设备的保障有力。因此，迫切需要开发实验室设备信息管理系统，来对实验设备信息流数据实施准确和高效的管理。

2　系统开发需求分析

有效的设备管理，可使学校的固定资产管理清晰化、方便化，进而提高学校资产运作的效率，减少因人为误差造成的损失、缺失及重复建设。对于高校的设备管理，如何使这些静态的资产更好地运作，为教学服务，是设备信息管理系统的主要目的。为了降低管理的难度，系统必须将设备管理部门、各院系实验室的设备管理员、设备领用人纳入进来，实现共同参与及管理。这样做一方面可以强化了信息的真实有效性，另一方面可以使系统真正将设备管理中人的职责明晰化，从而使管理系统变成设备管理制度的强有力的辅助工具。

实验设备信息管理系统设计时需要从如下几个方面进行宏观考虑：

1.强化“设备—单位—存放地—保管人”信息流的完整性

很多设备在漫长的使用周期内将发生很多信息变更（如保管人、存放地等），如不能有效保证“设备—单位—存放地—保管人”的信息完整，就将产生诸多“有账无物、有物无账”的情况。因此，应将传统的面向设备的管理变成面向人员的管理，做到责任到人。

2.动态管理贯穿设备在校的全寿命周期，始终保证一定数量实验设备的可用性

为每台设备设定核查周期（比如1年），保管人在每个周期内至少确认一次设备的可用状态，该项措施能够保证所有在用设备的信息及时刷新，核查目的是为了保证设备的数量、技术状态能满足实验教学的需求，同时，如果一些设备老化或已报废，可为设备采购提供信息参考。

3.完善设备管理部门的服务职能，提高服务水平

设备管理部门的职能不能只是管理，还应该做好相关服务工作。系统应允许教师在线申报设备预约、维修、报废等业务，同时提供给教师查询校内设备的窗口，满足教师临时借用其他院系贵重仪器设备的需求。

3　系统功能需求分析

根据以上需求分析，本设备管理系统提供设备的建账、入库、变动、维修、报废等各个环节的管理功能，能够为设备管理部门提供完备的数据查询与统计服务。系统的基本功能如图1所示。

图1　实验室设备信息管理系统功能结构图

另外，系统对实验设备的入库和报废进行了严格的审批把关，如图2所示。这样的流程设计就把严了实验设备的进口关和出口关，为学校实验室管理机关准确掌握实验设备总账提供了基础，避免了实验设备重复建设、缺失的现象出现。

图2　实验设备入库关和报废关的审批流程

3.1　设备登记管理

功能描述：实现设备的入账登记功能。

角色描述：机关填写设备的清单信息（如设备编号、设备名称、使用单位、金额等）以及审核实验室所完善的信息。实验室负责人完善设备的信息（如型号、规格、来源、经费科目、放置点、负责人等）。

流程描述：机关填写设备的清单信息，实验室负责人完善设备的信息，机关审核实验室所完善的设备信息，审核通过后就正式进入设备账，见图2。

其他描述：设备编号由系统自动生成，也可以进行手动修改输入。

编号规则：年度＋四位流水号

3.2　设备变动管理

功能描述：实验设备的批量修改、调动、注销管理以及设备的维修登记、借用登记，设备报废申报、审核等功能。

角色描述：机关可以对设备进行修改、调动、注销，报废审核等管理。实验室管理人员登记设备的维修记录、借用记录，报废申请。

流程描述：实验室管理人员进行报废申请，系统生成报废申请表供打印。整个纸质流程审批完成后，由机关审核通过。所申请的设备自动进入注销账。

3.3　设备查询

功能描述：实现设备账、注销账、调动记录等查询及设备卡片打印、设备标签打印等功能，实现设备的定期核查功能。其中，设备统计查询的功能尤为重要，是学校适时准确掌握全校实验设备资源的重要手段，设备统计查询实现设备总账、设备注销账、设备调动记录、维修、报废等各类明细记录的查询与汇总，并能够根据设备相关信息组合进行查询与标签打印。提供设备按标准分级、分户、分类统计以及设备年度变动分级、分户统计与查询。

角色描述：有权限的人员可以查看权限范围内的内容。

流程描述：有权限的人员可以查看权限范围内的内容。

3.4　贵重设备管理

功能描述：主要是对校级贵重设备进行管理，可以通过网络实现对设备的管理、添加、预约及使用等，解决了协同办公、优质资源共享的实际问题，可以避免重复建设，节约建设经费。

角色描述：学校实验室管理机构负责管理全校贵重仪器设备；各实验室管理员拥有对本实验室贵重设备的管理权；实验人员可以提出使用申请；其他人员作一般性的信息浏览。

贵重仪器设备共享流程描述：首先，用户注册并且登录以后，浏览选中需要的设备就可以开始进行设备预约了；待用户填写了必要的一些信息之后，就可以提交自己的预约申请。第二步，管理员对提交的申请进行审核，如果满足要求，就可以批准申请。第三步，设备管理员收到经过管理员批准的设备使用申请后，如实记录填写设备的实际使用开始时间和结束时间。至此，一个完整的设备预约申请就执行结束。贵重仪器设备的共享预约如图3所示，其中共享预约涉及到前台及后台流程如图4所示。

图3　贵重仪器的使用预约流程

图4　贵重仪器预约的前、后台流程

4　系统实现

系统采用Microsoft.Net技术，基于SQL Server数据库，采用四层B/S（浏览器/服务器）架构建设的，包括用户（浏览器）层、Web服务（IIS）层、数据应用服务（包括数据访问层、业务逻辑层和实体层）层和数据（SQL Server数据库）服务层组成，如图5所示。用户通过IE浏览器访问实验室设备信息管理系统。

图5　系统技术构架

为了实现系统的这种运行模式，系统的运行环境要求如下。

网络环境：为了保证数据库访问速度，应当采取百兆或千兆局域网环境，布线系统采用基于5类双绞的综合布线系统；

硬件环境：服务器采用基于Intel处理器的工业标准PC服务器；工作站采用基于Intel处理器的工业标准个人计算机；

软件环境：服务器计算机系统采用Microsoft Windows 2003Server操作系统；用户计算机系统软件采用Microsoft Windows 2000/XP操作系统；

数据库服务器软件采用Microsoft SQL Server 2008；

数据库系统开发软件采用Visual Studio.Net 2008，该软件能够快速、高效地开发出基于网络环境的各类程序，是一个有效的网络数据管理系统的开发平台。

5　结束语

基于WEB模式的实验设备信息管理系统较好地弥补了传统管理效率低下、责任不清而导致保障不力的不足，利用信息管理系统，实现了实验设备从入库到报废的在校全寿命状态管理，严把设备入库关和出口关，从而实现了设备账准确统计；明确了各部门在设备购置、使用和维修中的权与责，从而将实验设备管理相关的人员都纳入到关系系统中来，一方面提高了责任心，另一方面还提高了设备信息的准确性，避免了实验设备账的数量不准、信息不详。该系统对促进高校实验教学具有重大的现实意义。本系统采用B/S模式开发，稳定性、可拓展性较好，易于维护更新。

为了使实验设备信息管理系统真正成为管理制度的一部分，今后还应从两个方面入手：一是管理部门应提高对下属各设备使用单位网上诉求的响应速度和认可程度，从而鼓励广大教师对管理系统的参与热情；二是应从政策层面对各单位的使用情况、准确完善设备信息等方面进行一定的奖惩，从而最终促进实验设备信息管理系统良性、全覆盖和高效地运行。

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