医院办公室主任如何为领导当好参谋

医院办公室主任如何为领导当好参谋

赵国强

办公室是一个机关或部门为领导决策和实施决策服务的综合办事机构，是领导的参谋和助手，是领导联系上下、沟通左右的枢纽，在机关或部门中处于特殊的地位。办公室工作的特殊性要求办公室工作人员特别是办公室主任要扮演十分重要的角色，不单是要有很强的文字表达能力，思考问题要站在全局的高度，办事要精细周全，说话要左右逢源，更重要的是要有高尚的人格魅力，特别是在处理领导关系的问题上，更要注意方式方法。

作为办公室主任，每天都要与领导，特别是和本单位的领导打交道，它的职能是办理事务和搞好服务，为领导决策当好参谋和助手，保证决策目标的实现。具体地讲，办公室主任的职责量大、面广。大到参与领导班子对重大问题的讨论和决策，并为领导决策提供重要情况和科学依据；小到大量日常琐碎的事务，如文秘工作、医院行政管理、对外协调、来访接待处理、内务管理、通信设备管理、领导的日常琐事等等。有一个不成文的说法，办公室主任比其他中层干部高“半截”，但这“半截”高在何处呢？我的理解是：凡是其他科室不管的工作，都要主动承担起来；凡是要求别人办到的事情，首先自己应当办到；凡是难度大、任务重、时间紧的工作，自己应当积极主动抢着干，把方便让给别人，把困难留给自己；凡是需要领导处理的事情，自己应当事先为领导做好必要的准备工作，创造方便条件，做到超前服务。办公室主任必须模范遵守党纪国法、院纪院规，乐于奉献，富于自我牺牲精神，善于思考，勤于工作，广为交友。总之，办公室主任的职责十分繁杂、琐碎，既要事事处理妥贴，又要处处带头实干。

作为办公室主任，为领导服务，为职工服务，上下沟通，左右协调，是其本职工作。个人认为，为领导当好参谋应从以下几个方面做好工作：

一、不折不扣贯彻决议

作为办公室主任，要加强自己的业务素质使自己具有广博的知识，对本单位的业务范围、本单位的过去、现状、未来都应了如指掌。积极参与医院改革与发展的各项活动，既要从理论上丰富自己，又要从实际工作中锻炼自己，抓紧使自己完全融入医院的整体中，并在参与领导决策中不断提高自己的政策水平和全局意识，认真领会集体决策的意图，更要在语言、形态等细微之处深刻领会主要领导处理问题的态度，便于自己在传达决定、督查督办中把握分寸，不折不扣地落实会议决议。

二、不分亲疏，刚正不阿

办公室主任天天都和领导同志打交道，工作范围和内容很广，因而应该保持自己的高尚人格，发挥自己的观察力，洞察每个领导的个性，在对待领导个人上，要坚持原则，刚正不阿，不偏不袒。更重要的是对领导集体成员要不分远近亲疏，针对工作就事论事，与每个领导都成为知心朋友，多沟通、多交流、多请示、多提醒，千万不要带有私心杂念，要乐于充当高难度协调员的角色，乐于做无名英雄。通过自己的品德、知识和乐于奉献的精神，让每个领导对你产生信任感、依赖感。

三、针对个性督查督办

通过会议，一项决议一旦形成，就将通过分管领导、职能部门来执行。执行的结果怎样，要看执行过程中领导和执行者的领悟和执行力。办公室主任心中要时刻装着医院的大事，要经常检查集体决议的执行情况。作为“协调员”的办公室主任，有督查督办的职责，但督查领导又是件比较难的事情，弄不好要产生误会。

我认为，针对领导的个性运用不同的方法，注意用不同的说话方式进行督办，目的就是一条，提醒集体决策的顺利执行。对能理解督办的领导同志，可通过正面进入主题，直接了解决定的落实情况；对忌讳督办的领导同志，应通过一定的方式、一定的时机，通过“过门”语言、闲聊等侧面方式引导到对决议的执行上来，了解执行情况，达到提醒督办的目的；特别是对有丢三落四、皮塌拖拉作风的领导同志，更要盯紧。不然，决议不能执行，影响领导集体形象，办公室主任也是有责任的。

四、加强沟通促进班子团结

办公室主任作为领导的参谋和助手，要主动进行调研工作，要注意收集反应本单位工作的典型材料，分清层次选出所需的材料进行综合分析，及时给领导提供有价值的、正确的参谋意见，提供好的、建设性的建议，促进本单位工作的开展。

特别是在领导间的沟通中，难免要听到领导间对某项工作或一个领导对某个领导的一些不理解，办公室主任要认真进行甄别而不能一味地直接传话或添油加醋地进行渲染，造成领导间的误会和不团结，更不能在领导间搬弄是非，要敢于承担责任，化解误会和矛盾，促进领导集体凝聚力的提高，这是一个单位兴旺发达的前提。

五、提高素质修养扮演好自己的角色

办公室主任在一个单位中扮演着十分重要的角色，对个人素质要求特别高，决定了他必须注意加强自身的素质修养，否则就难以成为一名称职的办公室主任。

从大的方面看办公室主任的素质修养，主要包括德、智、能三方面：

关于“德”的修养。要同党中央在政治上保持一致，加强党性与政策修养，要有勇于开拓、锐意进取、不断创新的精神，要有廉洁奉公、遵纪守法、谦虚谨慎、联系群众的思想品德，时时处处严格要求自己，以身作则，严以律己，宽以待人，自觉抵制不正之风。

关于“智”的修养。办公室主任知识水平的高低，对办公室工作的效率、效果与质量有直接的影响。因此，必须注意培养广泛的学习兴趣，精通多方面的知识，更新和拓宽自己的知识面，不断适应改革、发展的要求，切实掌握办公室工作的各类业务知识，发挥好参谋助手作用。

关于“能”的修养。根据办公室的工作特点，办公室主任应具备多方面的工作才能，要有综合分析和独立处理工作的能力，要有较强的文字概括能力和表达能力，要有较高的组织协调和处理矛盾的能力，等等。

除此以外，还必须具备精力充沛、头脑敏捷、思想活跃、性格开朗、作风稳重、遇事沉着、善于交际、能屈能伸的气质条件。

随着国家卫生体制改革的不断深化，医院的发展和改革将面临许多深层次的问题：经营机制的转变，现代高科技的发展与普遍运用，疾病谱的改变，知识的不断更新，医院办公室主任及办公室工作人员的业务素质显示出许多客观的差距，急需充电。如何加强学习、培训与锻炼，提高自己德、智、能三方面的素质；如何进一步掌握办公自动化手段，提高工作效率，确保工作质量，为领导当好参谋等等都是我们长期研究的问题。