会议接站与报到

第十节　会议接站与报到

一、会议接站

1.统一的指挥调度系统

根据参会人员反馈的回执情况，统计出与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格。掌握与会代表的联络方式，拟订《会议代表接站安排表》(见表)，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达(出发)时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。

表5－2　会议代表接站安排表

2.安排足够的车辆和接站人员

根据参会人员数量、到站时间、往返周期等因素合理安排迎接车辆和迎接人员。接站人员和车辆一般以小组为单位，每个小组配备接站人员1～2名，司机1名，车辆1部。根据《会议代表接站安排表》确定的到站人数和时间，合理安排接站小组数量，多个小组之间轮流接站，前后衔接，防止出现“空挡”。

3.会前通知内容要详细

对于自备交通工具的外地参会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。在会前的通知中应当包括参会回执，由参会者填写到达的车次(航班)、时间、人员等信息，便于组织方安排接站。见表。

表5－3　会议接站回执

注：请务必于10月20日前传真至××公司秘书处。联系电话：12345678传真：12345678。

4.工具准备充分

(1)接站牌和接站条幅的制作要醒目，在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌和条幅。

(2)接待人员还应准备好以下物品：手提式扩音器、工作证、胸卡、急救电话号码表(应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码)。

二、会议报到

报到是指参会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接参会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。

1.引导与会代表报到的注意事项

(1)如有必要，应当查验参会人员的有效证件;

(2)报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间;

(3)报到人员的分配要合理，工作流程应当明确;

(4)备好会议报到须知，做到接待人员人手一份;

(5)食宿安排要留有余地，充分考虑到参会人员可能会超出预期的情况。

2.引导与会代表报到的程序

(1)在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

(2)接待人员将预先准备好的文件袋(包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。

(3)向每位代表发放会议指南，主要内容包括：

1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。

2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。

3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。

4)会议秘书处的组成，包括会务小组成员名单、住房号及电话。

5)会议注意事项、作息时间表等。

(4)随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执和参会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作。

(5)随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。

(6)报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。

会务工作人员在引导参会人员报到并发放证件、文件、材料、安排食宿之后，同时还应掌握报到情况，及时催促有关单位按时报到。对于未按时报到的单位要问明原因，并及时向组委会领导报告报到情况，向会务组提供报到名单。

三、会议签到

参加会议人员在进入会场一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作.有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作，它是出席也是会中任务的重要内容之一，会议签到一般以下几种方法：

1.簿式签到

与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找，缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。

2.证卡签到

会议工作员将印好的签到证事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤，缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。

3.会议工作人员代为签到

会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示，例如：“√”表示到会，用“×”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。

4.座次表签到方法

会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码，参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从×号到号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己的座次号，起到引导的效果。

5.电子签到

电子签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电子签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电子签到。