会议报到与引导服务

一、引入案例

自作聪明的高秘书

　　恒达公司要举办一个新产品的推广发布会，邀请了各界人士参加。很多客户对这个新产品很感兴趣，所以来参加会议的人很多，公司特地租了一个大礼堂作为会场。总经理助理林丽对会议工作进行了最后检查，因为会务组负责签到的高秘书是第一次参加这样的会务工作，她特别叮嘱高秘书明天8：00以前一定要到会场，做好与会客人的签到和发放证件、文件的工作。

　　高秘书是新来公司不久的前台秘书，刚参加工作不长时间就参加这样的大型会务工作，她有点紧张。晚上下班以后，她的大学同学张小燕又拉她去参加她的生日聚会，闹到很晚才回家。等她一觉醒来，发现已经8：00，她赶紧简单收拾一下，公交车也不敢坐了，打出租车赶到公司，到公司以后发现已经有一堆客人在签到台前等着签到了。林助理正在一边招呼客人，一边着急地等着她。看到她，马上要求她快给客人签到，把会议资料和午餐券发给客人。

　　林助理走后，高秘书赶紧把签到表、会议资料和午餐券拿到桌面上摆好。看到等候的客人这么多，觉得自己边给客人签到边发资料和午餐券太慢了，就让客人自己在签到表上签到，签完到后到她这边领资料和午餐券。这个办法的确很快，不一会儿，客人们都签完到，领了资料和午餐券进入会场了。

　　等到会议正式开始后，高秘书开始进行清点核对，这才发现签到的人数与她发的资料和餐券数不符合，签到表上还有26个人没有签到，而她手里的资料和餐券却都发光了。她立即慌了，不知道是这些人领了资料没有签到？还是根本没来，让别人替领的资料？她根本弄不清楚，想去核对一下，可是她不认识他们，怎么向总经理汇报呢？高秘书不知所措了。

　　问题：

　　1.会务秘书应怎样做好与会人员的签到工作？

　　2.签到工作对于各类有选举、表决内容的法定性会议有什么重要性？

　　3.高秘书的签到工作有什么问题？

二、知识介绍

　　做好会议的接站、报到、签到、引导工作对会议的顺利进行起着很重要的作用。接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。签到能保证会议顺利进行，按时召开，准确统计到会人数，掌握与会人员情况。引导有利于会场内外正常秩序的建立。所以秘书人员对这些看似简单的工作，要给予高度的重视。

(一)会议接站

　　接站是跨地区、全国性和国际性会议活动接待工作的第一道环节。会议活动的接站同一般接待活动的接站在许多方面具有共同之处，但由于会议活动的接待对象人多面广，因此要特别注意以下几点：

　　1.确定迎接规格

　　重要领导或外宾前来参加会议，要事先确定迎接的规格，主办方应当派有一定身份的人士前往机场、车站、码头迎接。

　　2.做好接站准备

　　会议秘书部门或接待部门接受会议领导部门下达的接待任务后，要通过汇总回执、报名表以及打电话等渠道，尽快充分掌握接待与会人员的人数、身份，包括姓名、性别、年龄、职务、级别等，对于外地与会人员，有条件的，可为他们安排好交通工具；对自备交通工具的外地与会人员，要弄清楚他们所乘飞机、火车、汽车或轮船等交通工具的班次、抵达日期和具体时间，及早安排接待人员、车辆，安全、准时接站。同时要做好各项生活服务准备工作，迎接与会人员的到来。

　　3.竖立接待标志

　　与会者集中抵达时，在接站处以及交通工具上要有醒目的接待标志。可用牌子或横幅，上面要标明“×××会议接待处”的字样。以便与会者辨识。接站现场较大、人员较杂时还要准备好手提式扩音机。个别接站，接站人员可以手举欢迎标志，上书“欢迎×××先生(女士)”。

　　4.掌握抵达情况

　　随时掌握并统计抵达的名单和人数，特别要留意晚点抵达的与会者，避免漏接现象发生。

　　5.介绍宾主双方

　　与会者到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，并主动与其握手以示欢迎。如果领导人亲自前去迎接重要的与会者，且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。通常先向来宾介绍主办方欢迎人员中身份最高者，然后再介绍来宾。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后客的顺序介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。

　　介绍时要注意以下几点：

　　一是被介绍人的姓名、职务、职称、学衔要说得十分准确、清楚，这要求接待人员事先掌握迎接人员的基本情况。

　　二是注意为他人介绍时，要讲究介绍顺序。应该本着“让尊者优先了解对方情况”的原则来定。一般来说，先把男性介绍给女性，把年轻人介绍给老年人，把社会地位低者介绍给地位高者，把客人介绍给主人，把未婚者介绍给已婚者，把和自己关系密切的一方介绍给另一方。在公务活动中，是以职位的高低来决定介绍顺序的，而不考虑性别和年龄。一人与多人见面，要先把一人介绍给大家，但是如果来者身份地位很高，即使一人，也应该先把其他人介绍给他。

　　三是介绍时要有礼貌地用手掌示意，而不是用手指指来指去。

(二)会议报到

　　会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言，与会者从自己的工作单位或住地到达指定的开会地点时所办理的登记注册手续。报到是会议秘书部门掌握与会人员准确到会情况并实施组织的重要一环。

　　有些会议还要求与会人员接到开会通知后，告知会议秘书部门自己可以参加会议，也称报名。这样，会议秘书部门就可以为其做必要的准备工作，如制发证件、准备文件、排列座次、安排食宿和交通工具等。报名用电话、电报、传真、电子邮件均可。

　　报了名，只说明与会人员准备参加或可以参加会议，但可能还会因临时紧急公务或突发性事件而不能参加会议，所以还需要依靠履行报到手续，来确认参加会议人员、数量等。报到的过程同时也是组织会议的过程。

　　一般来说，重要的大中型会议既要求报名，也需要报到，普通的会议只履行报到手续即可。由下级机关自定与会人员的会议，则必须报名。如召开一个全国各省、自治区、直辖市党委秘书长、办公厅主任会议，请各省、自治区、直辖市党委秘书长或办公厅主任参加，参加人员由各地根据需要自报。类似这种会议，就必须报名，以便会议秘书部门早做准备工作。

　　1.会议报到的方式

　　(1) 与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到。

　　(2)本单位与会人员代为报到，一个单位参加同一会议人员较多时，可以采用这种方式，由一人代劳。

　　(3)秘书人员代劳。

　　(4)电话报到。

　　2.报到工作的程序

　　(1)查验证件。确认与会人员的资格，包括会议通知单、单位介绍信、身份证和其他有效证件。

　　(2)登记信息。协助与会者填写好会议报到登记表，及时掌握与会者到会的情况。

　　(3)接收材料。即由秘书人员统一接收与会人员带来的上交会议的材料和需要在会议上分发的材料。

　　(4)分发材料。将事先准备好的会议文件、用品、会议须知及住宿房间的钥匙、餐券等发给与会者。

　　(5)预收费用。有些会议须由与会者支付一定费用，如会务费、食宿费、资料费等，在报到时要安排财会人员现场预收费用并开具收据或发票。

　　(6)安排食宿。根据与会者的身份和要求，在现有的条件下合理安排，尽可能满足与会者的需要。必要时引导与会者到房间，简单介绍情况并交代好会议的第一项议程的时间、地点。

　　(7)报告情况。在会议报到结束时，应向会议负责人报告有关情况，包括应到人数、实到人数、缺席人数以及原因。

(三)会议签到

　　1.会议签到的作用

　　签到，是为了及时了解应该到会的人是否都已到齐，并准确地统计出到会的实际人数。会期较长、具体活动较多、内容较重要、需要集中接待的会议活动，与会者除了办理报到手续外，还要在每一场会议活动的签到簿上签名，表明其参加了这一次会议。尤其是各级党代会和人大会，签到可以确切掌握出席人数是否达到法定的人数，这对于表决和选举结果是否有效将是至关重要的。会议签到有以下作用：

　　(1) 便于统计实到人数，以确定法定性会议的有效性。

　　(2) 检查缺席情况，以便及时通知有关人员到会，或通知缺席对象另行补会。

　　(3) 庆典仪式、纪念性和追悼性会议活动的签到簿可以珍藏，留作永久的纪念。

　　(4) 与会者的亲笔签名是第一手签到记录，是其参加会议活动的书面证明，可为日后的查考提供历史凭据。在一些法定性会议上，签到还是一种法律行为。

　　2.会议签到的方式

　　(1)簿式签到。就是与会者进入会场前，在会议秘书人员事先准备好的签到簿上签名，以示到会。有的还要同时写上自己所在单位、职务、通信地址、联系电话等项。签名应用毛笔或钢笔。签到簿装帧精美，宜于保存，亲自签名还具有纪念意义，常常用于邀请性会议。会议活动规模较大、与会者较多并且集中到达时，可采取分头、分册签到的方法，以避免签到时拥挤的现象，影响会议活动按时进行。签到簿的封面或扉页上应当写明会议活动的名称、时间和地点，以便将来查考。

　　(2)表式签到。表式签到即采用格式规范的表格签到。规模较大、参加人数较多的会议活动，要多准备一些签到表，采取分头签到的方法，会议结束后，再装订成册。特别要避免用白纸或普通信笺签到，这样既不方便统计人数、检查缺席情况，也不利于将来查考。

　　(3)电子签到机签到。这是目前最先进的签到方式。即采用磁记录技术事先将与会者的代号记录在签到卡上，并将与会者的相关信息(姓名、性别、年龄、单位、职务、职称、代表性质、组别、代表证编号、座位号)事先输入签到机，签到者只需把签到卡插入电子签到机，签到机的识别头就能将磁信号转化为电信号，并经过签到机内单板机的识别、转换，系统就会自动进行统计分析，在显示屏上显示出到会和缺席的情况等一系列数据。电子签到卡可以和代表证组合制作，使用更加方便。在国外，这种签到方式现已广泛用于大中型会议。

　　(4)会议秘书人员代为签到。就是会议秘书人员事先准备好出席、列席该次会议人员的名单，来一位与会者，秘书人员就在他的姓名的打头字上用红笔画一个圈。缺席和请假人员也要使用规定的符号标出，如用“×”表示缺席，用“△”表示请假等。使用这个方法要有一个条件，就是秘书人员至少要认识大多数的与会者，否则会很麻烦。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会。大型会议不适宜采用这种方法。

　　(5)签到卡签到。就是与会者进入会场前，交一张签有本人姓名的签到卡给会议秘书人员。签到卡是由会议秘书部门制发的，上有会议名称、日期和固定的号码。号码必须同与会人员名单(签到表或座次表)上的该与会者的号码一致。秘书人员根据号码找出该与会者的姓名。并在姓名的打头字上画个圈，表示该与会者已到会。目前，国内绝大部分地区和部门召开的大中型会议，大多采用此种方式。

　　(6)名片签到。就是在会场入口处放一个名片盒，与会者入场时将自己的名片放入盒中，从而起到签到的作用。不过，这种方式有一定的局限，就是与会人员必须都有名片，而且身上还带有名片。

　　(7)座次表签到。会议工作人员按照会议模型，事先编制座次表，表上的每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码，与会人员到会时，就在座次表上销号表示出席。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从×号到×号是某地区(部门)代表座位，将同一地区、同一部门的与会人员集中在一起，以便与会人员查找自己的座位号。采用此种方式，可使与会人员在签到的同时了解自己座位的排数和座号，起到引导座位的效果，节省了会议组织部门的时间。

　　3.会议签到表的格式

　　同一个单位或同一类会议的签到表应当统一格式。

　　(1) 标题。普通的会议写“会议签到表”即可。重大的会议还应当写明会议的名称，如“中共××××××代表大会签到表”。经常性的会议，标题可以固定化，如“××××办公会议签到表”。

　　(2) 正文。签到表的正文应载明下列项目：

　　一是会议名称。如标题中未写明会议活动名称，则在表格内写明。

　　二是主办单位。应当写全称或规范化简称。

　　三是举行时间。写明具体的年、月、日、时、分。

　　四是举行地点。写明举行会议的宾馆名称、楼号、房间号码。

　　五是应到单位名称或应到人姓名。这一栏秘书人员要事先填好，经常性会议活动参加的单位和人员相对固定，可在制表时将应到单位和应到人一起印出，以便与会者对号签名。这样做可对缺席情况一目了然，同时也便于统计参加人数。如有列席对象，应与出席对象分栏签到。

　　六是与会者签名。在应到单位名称或应到人姓名后面设置相应的空格，供与会者签名。

　　4.会议签到的要求

　　签到是一项重要的会务工作。签到工作要求做到：

　　(1) 认真准备。就是要求会前要将有关签到工具、设备准备好。用簿式签到，要事前准备好签到簿；卡式签到，就要事先印制好签到卡；机器签到，则要准备好签到机，并要经过测试，避免到时出现故障。

　　(2) 有序组织。就是签到的组织要有条不紊地进行。要事先安排好签到处，安排会务人员等候。如果签到时同时发放文件，特别要将有关材料装好袋，避免代表签到时等候，显得手忙脚乱。

　　(3) 及时统计。就是要求组织签到时，要以最快的速度统计出到会人数和缺席人数，并在会议正式召开之前报告大会主席或会议主持人，以便使其根据签到结果，宣布会议是否符合法定人数，从而决定会议是否能够如期召开。

　　统计到会人数，是一项急促而又细致的工作。在不使用电子签到机的情况下，统计到会和缺席人名单，有两个办法：一是按排按号(座)地顺序整理签到单，很少的工作人员就可完成这一工作。但这种方法需等与会人员大部分到会后才能开始工作，在会前只能统计到会和缺席人数，不能很快提出缺席人的具体名单。二是把座次表全图印出来(上面有排号、座号、人名)，一边接受签到，一边在座次表上销号。这样做，可以随时知道谁已到会，谁未到会，一目了然，可随时把到此时为止的到会和缺席人数及缺席者姓名上报。

　　(4) 准确无误。即签到的结果必须以准确的数字来体现，既不允许人数不符，也不允许出现“大约”、“左右”一类的模糊数字。

　　5.报到与签到的联系与区别

　　(1)报到与签到的联系。报到与签到都是指与会者到达会场时应办理的手续。会期较短的会议，一般只办理签到手续；会期较长，并且需要集中接待的会议，与会者不仅要签到，还要办理报到手续。

　　(2)报到与签到的区别。报到是指与会者到达会议地点时办理的登记注册手续，但不表示每一项活动和会议都保证参加；签到则是与会者在每一项活动或会议的签到簿上签字，表示出席了此次会议或活动。

(四)会议引导

　　引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。引导虽然看似小事，但却能给与会者提供许多方便，使他们感到亲切，也有利于会场内外正常秩序的建立。

　　引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。

　　负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。大型会议活动的礼仪人员还要了解本地的交通、旅游、购物等情况，以备与会者随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要掌握外语会话能力。

小资料

引导就座的小知识

　　日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位。但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位或区域就座。

　　有些小型会议也需要与会者有固定的座次，应在出席证或签到证上注明座号，并在每个会议桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员，与会人员第一次入场的时候，会议人员应做必要的引导，以方便与会人员尽快入座。

　　召开大型会议，为了方便与会者尽快就座和保持会场秩序，都需要会议工作人员采取某种方式引导座位。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门行业为单位集中就座，根据不同情况，有的也可采取随便入座的方式。无论采取对号入座，还是随便入座，或是划分区域入座，都可以设立指示座位的标志或是由会议秘书工作人员引座。

三、实用范例

　　东海公司定于2010年12月15日在杭州召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。此次会务工作由办公室负责。办公室主任王志强是一位办会经验非常丰富的领导，他将会议任务分解，交由办公室相关人员分别负责，使这次会议取得了圆满的成功。

　　关于会议的报到与引导工作的要点，他向会务组工作人员做了如下介绍：

　　1. 做好接站报到工作

　　(1)编制与会人员抵达的时间表(包括与会代表的名单，飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，与会代表的联络方式)。

　　(2)准备足够的车辆和接站的人员。接站人员人手一份接站的时间和路线表，按事先的分工接站。

　　(3)在接站处以及交通工具上要有醒目的接待标志，可用牌子或横幅，上面要标明“×××会议接待处”的字样。

　　(4)对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告知报到地点的详细路线图。

　　(5)在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

　　(6)接待人员将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。

　　2. 发放会议文件资料注意事项

　　(1)为与会者每人发放一个文件袋，袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”的字样。

　　(2)分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。

　　(3)一些征求意见稿或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录。

　　(4)分发会议资料时要适时适量。准备会议资料不能有多少代表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。

　　(5)内容重要又需事先送达与会者的文件，可通过专人递送或用传真、快递等方式送达。

　　3.设计会议报到登记表

　　会议报到表可由会议组织者按照与会人员在报到时需要登记的项目设计印制。常用报到表如下，如果列数较多，可将版面设计为横向排列，这样才有足够的空间填写内容。

××××会议报到登记表

(2010年12月15日)

序号

姓名

性别

年龄

工作

单位

职务

通信地

址、邮编

固定电

话、手

机、传真

房间

号 码

单位

网址

电子

邮件

需订返

程票情况

(时间、终点站等)

　　4. 设计会议签到表

　　根据会议情况考虑是否需要会议签到表，许多会议往往只使用会议报到登记表。

会议签到表

会议名称

主办单位

时间(　年　月

　日　时　分)

会议地点

出席单位

签　　名

×××

×××

×××

×××

×××

　　5. 座位引导

　　为了保证会议入场的秩序，大中型会议，一般事先制作好各种座次标识用品(如主席台或会议桌上的名签卡片、座次图表、指示牌等)，采取对号入座的方式，或是将会场划分为若干区域，以部门或地区为单位集中就座。由会务人员引导就座。如果是内部会议，与会者一般都有自己的习惯座位。

四、实践训练

　　1.背景材料

　　东海电子有限公司定于2010年2月20日至2月25日在深圳西丽度假村召开分销商会议，有新老客户共20人参加会议。

　　2.训练要求

　　(1)完成会议接站、报到、签到和引导工作。

　　(2)完成后，由小组讨论，推选出一人代表小组向全班同学做口头总结，指出这四项工作的完成要点。

　　3.操作指引

　　(1)操作时，两个组可以配合完成。一个组担任场地布置与扮演到会人员角色；另一组担任会务接待工作。

　　(2)操作中需要使用的道具(如扩音设备、接站标志牌、签到表、名签卡等)，可让学生制作，提前或现场布置。

　　(3)接站、报到与会议引导的主要工作内容如下：

　　①接站。编制与会人员抵达时间地点表；准备好接站车辆和接待标识。

　　②报到。设立引导牌和标志牌指示报到处；查验与会者的证件；设计会议报到登记表并请与会者在表上登记个人信息；发放会议文件资料；预收会费；安排与会者住宿。

　　③座位引导。会务人员应提前将名签摆放在会议桌上，会务人员将客人引导至会议桌相应的座位上。

　　4. 小结

　　会务人员的接站、报到与引导工作，是参会人员对组织方的第一次“亲密接触”，因此，好的开端至关重要，会务人员一定要打好“第一仗”。

五、课外练习

　　1.××大学将举行建校一百周年庆祝大会。请根据会议签到的要求，设计一份会议签到表。

　　2.东海公司即将召开2010年年终总结暨表彰大会，与会人员近600人，为避免入场时产生混乱，作为公司秘书，你将采取哪些措施布置会场，并顺利引导与会者就座？

　　3.案例分析。

参会人员来早了？

　　××省在××市召开一个经验交流会议，会议通知第一天下午报到，第二天召开会议。负责接待的会务人员想，路都比较远，参会人员不可能来得太早，下午14：00上班再去迎接就可以了。谁知，路远的同志怕来晚了，出发得很早，刚过12：00就到了。他们到了酒店后没有人接待，也进不了房间，只好待在大厅里。这些同志把电话打给负责接待的会务人员的上级领导，领导又打电话到办公室。会务人员匆忙赶过去，看到提前到达的参会人员一个个不太愉快的脸色，心中很不是滋味。

　　问题：

　　(1)会议接待部门的工作人员有无失职之过？

　　(2)会务人员应该如何做好报到工作？