财务软件的运用

在会计软件使用过程中，恰当地运用软件系统提供的功能，可成倍地提高工作效率。

（一）建账

1.设置代码。会计科目代码是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。

代码设置规则是在建账时确定的，确定代码规则时要特别注意协调简洁性和可扩充性，这就要求在确定每层代码长度时要在这二者间协调、平衡。一级总账科目的代码通常已在会计制度中规定，需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目，大部分明细科目的科目数量变化不大，科目数量不确定性较大的是明细科目。

2.输入初始数据。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。如果是第一次使用财务系统，必须输入科目年初余额。对于年初启用的会计核算软件，年初余额就是期初余额，数据输入工作量较少。

（二）凭证输入

1.摘要输入。凭证摘要多为中文，如果你的打字速度不快，输入凭证的速度就会受到影响，提高输入速度的重要技巧是常用摘要的编辑。首先增加常用摘要，可单击【增加】按钮，新增一条常用摘要，录入常用摘要编码。在制单中录入摘要时，用户只要在摘要区输入该常用摘要的编码，系统即自动调入该摘要正文和相关科目、常用摘要正文内容（结合本单位的实际情况，输入常用摘要的正文）、相关科目（如果某条常用摘要对应某科目，则可以在此输入，在调用常用摘要的同时，也将被一同调入，以提高录入速度），这些信息可任意设定并在调用后可以修改补充。

2.科目代码。会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记账凭证时只需输入科目代码，操作较简单。许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计人员记不准确的科目多为明细科目，其所属总账科目或上级科目一般较明确，输入此类科目时，可以只输入其上级科目的代码。

3.编制会计分录。会计分录应尽可能详细，使日后查账方便、快捷。在编制记账凭证时，应尽可能地详细，甚至可以每张原始凭证编制成一条分录，摘要也应详细说明。冲减收入或费用以红字或负数反映。

（三）改错更正

发生错账，如果是当月的未登帐记账凭证，可直接修改，如果是已登账甚至以前月份的记账凭证，可冲销错误凭证，然后重新填制正确的记账凭证。这是正常的错账更正方法，事实上，有不少会计核算软件还提供反登账、反结账的功能，反结账功能可将会计期间推前，然后将未结账的记账凭证用反登账功能返回到未登账状态，再加以修改。

（四）打印账簿的技巧

1.年终结账后打印。每月打印的账簿会有许多空白，纸张浪费惊人，每月将同一个科目的账页归集起来也相当费事。会计电算化后，输入记账凭证，并经登账、结账，账簿即已在电脑中形成，只要及时做好备份，数据相对安全，查账、用账也方便、快捷，如有需要也可单独打印出指定科目的账页，年终结账后再打印出全部账页，装订成账簿。

2.清单式打印。采用清单式打印可进一步减少账页间的空白，压缩各科目间的账簿头，节省纸张，可以连续打印，减少打印中的人工操作，省时、省事、省纸。