不同状态发票管理要求不同

不同状态发票管理要求不同

发票既是一种经济信息载体，又是一种经济责任、法律责任证书，还是会计核算的原始凭证，审计监督、消费维权的重要依据。为了维护其合法性、安全性，保证其真实性、时效性，利用其共享性、可传递性，除了要在印制、领购、开具使用等环节加强管理、规范操作以外，用票单位和个人还应明确如下处于各种不同状态下发票保管与处理的有关规定和要求。

1.空白发票的保管　空白发票是指用票单位和个人向税务机关申请印制或者购买而未使用的发票，包括由税务机关统一印制的各类通用发票(不包括特种发票)和带有企业单位名衔的发票。空白发票的保管，是发票保管最重要的环节，也是整个发票管理工作的一个重要方面。倘若保管责任不落实，管理措施不得力，势必发生污损、遗失、被盗等现象，不但会破坏正常的发票使用管理，还将冲击、扰乱市场经济秩序，给国家和企业带来损失。

企业单位领用的空白发票一般以一个月或一个季度的用量为宜，需要时再向税务机关领购。对税务机关没有条件实行集中保管的，订购、领购发票的企业，应视具体情况，设立专库(柜)保管空白发票，做到防盗、防潮、防虫、防火，确保发票安全。

用票单位和个人都要指定专人保管空白发票。领发空白发票一律由发票管理员统一办理，其他人员不得替代。凡领取空白发票，必须由领用人提出申请，经发票管理员同意，并注明领取发票种类、数量、字轨、号码等要素，由领用人自己当面点清后签章负责。

2.作废发票的保管　对由于开票人员工作失误或其他原因开错的发票，应当及时在发票上加盖“作废”戳记，重新开具发票，不得在开错的发票上涂改。开错的“作废”发票必须将全部联次妥善保管，缺一不可，并粘贴在原发票存根上，不能私自损毁，以备查对。如果税务机关实行发票统一换版或相关政策变化，则一般会规定一个过渡期，在过渡期内，新旧发票可以同时使用，到期后旧版发票全部作废。此后，企业财会机构应加强审核、用心鉴别，不得接收此类过期作废发票收付款入账。过期作废发票通过税务机关统一清理完毕后，应指定专人集中保管，登记造册，由经办人员和负责人签字后，按规定统一销毁。

3.发票存根的保管　用票单位和个人已使用过的填开式发票存根的保管期为5年、剪填式定额发票存根的保管期为2年。在保管期限内，任何单位和个人都不得私自销毁。发票存根应当专柜保管，按年限、种类分别存放，以备核对。

4.丢失发票的处理　使用发票的单位和个人发票丢失，应据实于丢失当日书面报告主管税务机关，并在省级以上报刊和电视等媒体上公告遗失作废的规范声明，即写清楚发票全称、字轨号码、金额位数等重要事项。同时，税务机关对遗失发票的当事人给予每份200元的罚款。作废声明刊登或播出以后，应将有关资料报送主管税务机关和发票管理部门;对丢失数量较多的大额商品销售发票，还应抄送有关进出口海关税收主管部门以及工商、公安部门。

5.临时使用发票的管理　为了防止发票领购环节的失控、造成发票的大量流失，对下列几种对象，税务机关不允许其领购发票，采取在基层税务机关门市开票点按实际需要直接开具临时使用发票。(1)未领取营业执照的临时性经营者;(2)不符合印制、领购发票条件的单位、中小企业和个体工商户;(3)使用限额发票的个体户业务成交额超过限额，需要开具超限额发票者;(4)外省(或外市、外县)持有关税收证明到本地区经营的业务(如施工企业、流动演出公司);(5)对那些会计核算不健全的企业，如果从事生产和拟定业务，并且一向认真履行纳税业务，可暂由基层税务站(所)为其代开增值税专用发票或普通发票。

6.应当缴销的发票　(1)用票单位和个人已使用的发票存根保管期满后，应向主管税务机关申请缴销;用票单位和个人发生合并、联营、分设、迁移、停业、歇业等事项应当在办理变更税务登记、注销税务登记的同时，对原来印制、购买的发票向税务机关申请缴销。(2)税务机关在统一实行发票换版、更换发票监制章等事项时，原来的发票使用期满后，用票单位和个人应当将其登记造册，集中送税务机关缴销。(3)用票单位和个人有严重违反税务管理和发票管理的行为(非法携带、邮寄、运输或者存放空白发票，包括经税务机关监制的空白发票和伪造的假空白发票)，由税务机关将其发票予以收缴。

发票缴销并非税务机关一方的事。用票单位和个人应依据发票管理规定，编制详细的发票缴销清册，列明印制或购领发票的年限、种类、号码，已使用发票和未使用发票情况，缴销发票的数量、号码，说明缴销发票的依据和理由，经财务负责人或分管经理(厂长)签章后，加盖用票单位公章，连同发票一并报送主管税务机关。

(本文发表于《农村财务会计》2006年第3期)