控制基本方法

控制职能通常根据控制活动的重点分为三种基本方法：即管理活动实施前的预先控制、实施中的现场指导和实施后的反馈控制。

（一）预先控制

预先控制是防止不符合计划目标要求的人力、物力、财力和管理措施投入管理过程，防止过去的消极因素再现，消除影响工作质量的隐患。它是预防性的管理活动，以保证工作结果达到计划目标。

预先控制的方法是建立在测量人力、物力、财力等资源属性和特征的信息基础上的，因而纠正行动的对象就是资源。也就是说，预先控制的方法是管理者从即将投入管理过程的资源的状况与计划目标的比较中，获得偏差信息，然后采取纠正行动，从而改善和提高资源的现状，保证管理过程起点的水平，为使管理活动出现良性循环提供了前提条件。因此，在管理的实践中，各级管理人员，要充分发挥预先控制的职能，提高自己的管理成效。一般来说，预先控制的内容和方法可见下表4－6。

表4－6 预先控制的内容与方法

（二）现场指导

现场指导又叫现场控制。现场指导就是管理人员亲临现场，实行面对面的领导。

现场指导的方法是建立在测量与下属行动有关的信息基础上的，而这种行动就是所要纠正的对象。也就是说，现场指导的方法是管理者从下属的行动表现与计划目标的比较中，获得偏差信息，及时纠正，具体指导，以保证达到计划目标。现场指导是第一线管理人员的首要活动。管理的层次越高，现场指导的次数和时间可以相对减少。各级管理人员通常都要用一定的时间深入工作现场，直接参加下属的工作、学习、科学研究等活动，进行具体指导。这样，才能使管理活动密切联系实际，才能有效地实施管理。各级管理人员在运用现场指导的方法时，为要提高指导的有效性，应注意以下几点：（1）获得的偏差信息力求全面客观，为采取纠正措施提供可靠的依据；（2）措施必须合理、易懂、用词恰当，与计划目标一致，能够被下属所接受；（3）管理人员对下属指导应选择合适的表达方式和谈话的口气，因为下属必须收到足够的信息并充分理解时才能自觉的执行任务；（4）指导过程不仅包括对指令的表达方式，而且还包括指导者的个人作风，因为指导是面对面的领导，所以，管理者个人作风的优劣对指导的有效性将产生重要的影响。

现场指导的方法有以下几种类型：

（1）按时间可分为经常性的指导和定期指导。经常性的指导，系指各级管理人员每月安排一定的深入工作现场的时间和次数，也包括每天对下属的监督。当发现不符合标准的偏差时，管理者应立即采取纠正性行动，及时地做减小偏差的工作。经常性的指导应避免见到什么，说什么，管理者应把自己的精力和时间放在提高效益的重要问题上。定期指导系指按工作阶段（如季度、半年、全年等）集中时间和力量指导某个阶段的工作，控制这个阶段的活动，使下属较好地完成工作任务。例如，院校控制教学质量就常采用定期指导的方法，有的学校在教学计划中就规定了定期指导的时间和次数。

（2）按指导的项目可分为专项指导和综合指导。专项指导是就某个问题做专门性指导。有时为了强调某项工作，克服薄弱环节，常常采用这种形式，它对解决一个单位某个侧面的缺陷，是一种有效的方法。综合指导就是集中时间和力量，对工作进行全面检查，全面分析，帮助下级找出存在的问题，改善工作。综合指导往往与定期指导结合使用。

（3）按指导的形式可分为口头辅导和示范指导。现场指导的形式大量是口头辅导。有时为了加强现场指导的作用，需要拿出正误的样板，通过表演进行指导。队列训练中的示范班就是进行示范指导的一种好方法。

（三）反馈控制

反馈控制是运用反馈原理，用系统活动结果的信息来调整系统活动的方法。这就是管理人员在完成控制的过程中，不断收集阶段性行动结果的信息，以便与计划目标相比较之后，或可按原定计划进行，或需要改变，后者即所谓调整。反馈控制方法的特点是根据过去的操作情况去调整未来的行动。

反馈控制通常可按获取信息的时机和目标特征两种方法进行划分：

（1）按获取信息的时机可分为中间反馈和结果反馈。从管理工作过程中反馈的信息，称做中间反馈；从管理工作过程的结果反馈的信息，称做结果反馈。在管理活动中，各级管理者比较重视也比较多地使用中间反馈和结果反馈。这是因为中间反馈可以在没有形成最后质量的时候，运用反馈信息，调节工作活动，缩小或消灭同既定目标的差距。它的特点是在工作的各个环节及时发现问题，及时解决问题，伴随着工作过程做实现既定目标的工作。重视结果反馈是因为：工作质量的重大缺陷往往表现在质量结果上。因此，用质量结果返回的信息，制定有效的措施，控制未来的质量，这是必不可少的一种方法。然而，不管是中间反馈，还是结果反馈，虽对受控系统的控制起到重要作用，但它也是有缺欠的。正如控制论的创始人维纳指出的：由于在系统中存在时间延迟（timelag），所以为及时地采取纠正措施，必须预计或预期可能发生的错误，而反馈理论恰恰没有解决这个问题。引入前馈控制就可以弥补中间反馈和结果反馈的缺点。所谓前馈就是控制信息的馈入是在运行过程的输入端。利用前馈系统监视进入运行过程的输入信息，以确定它是否符合预期要求，如果不符合，那么为了确保预期目标的实现，就要改变输入或运行过程。因此，有些人将前馈称为真正的反馈。

（2）按目标特征。分为以下几种情况：如果系统所给的目标是一个常量，这样的控制称为“简单控制”；如果系统所给的目标是一个随时间而变的函数，那么，这样的控制就称为“程序控制”；如果系统所给的目标是一个随其它变量（非时间变量）而变化的函数，这样的控制称为“跟踪控制”；如果系统所给的目标是根据过去经验所确定的期望值，这样的控制称为“自适应控制”；如果系统所给的目标是达到某一函数的极值，这样的控制就是“最佳控制”。

在现代管理中，不管是哪一种类型的控制，为使系统符合我们的要求，必须运用反馈控制方法。同时，为了保持系统的稳定性，必须使系统的结构具有不断自我调节的能力。尽管任何一次调整，都不能那么完善，但只要系统具有反馈结构，总可以在不断调节过程中，逐渐趋于完善，直至达到优化的目的。