制订计划的方法

为了使计划在实际的管理工作中真正发挥作用，管理者不仅要懂得计划的概念，而且更为重要的是还必须掌握怎样制订计划。一个完整的计划，通常都是由目标、时限、行动主体和形式等基本要素构成。也就是说，任何一个计划，都必须有一个正确的目标，都应明确规定计划范围内各种任务的时限，都应明确规定计划由谁执行以及执行者的权力和责任，都必须采用文字、图表或二者兼用的形式把计划表达出来。制订计划，简要地说就是寻找并确定实现目标的具体方法与步骤。一个完整的计划一般需要四个步骤才能完成，即确定目标、预测影响目标实现的因素、制定实现目标的措施和编写成文的计划。

（一）确定目标

所谓目标是指人们想要达到的标准。制定计划，必须首先确定目标，没有目标就无法制定计划。目标既是制定计划的起点，又是制定计划的归宿。有了明确的目标，各级管理者，就可以按照目标控制和调节自己的管理活动，协调和激励全体人员为实现预定目标而努力工作。

1．确定目标的依据

确定目标的依据一般是：上级的指示、要求；自己所在单位的主、客观情况，有哪些优势和弱点，如何扬长避短；对未来的发展进行预测，预测是利用过去的和现在的情报来判定未来事态的过程，它是确定目标的重要准备；运用现代的科学理论对提出的各种方案进行论证，然后把目标确定下来，便可制定出具体计划。需要指出的是：一是管理者确定目标时，必须在上级指示、要求和自己职权范围内所拥有的人力、物力、财力的条件下进行思考，即在给定的前提下进行筹划；二是管理者要善于发现问题，只有发现了问题，才能分析出现问题的原因，提出解决问题的措施，从而确定具体目标。

2．对目标的要求

目标要有明确的优先次序。目标是多样的，即便是一个单位的主要目标，也可能有好几个方面的内容，管理者应按目标各方面的重要程度排列优先次序，以便作为人力、物力、财力和时间分配的依据，否则，可能出现争人、财、物等资源的现象，而影响目标的实现。

目标要有合理的层次结构。当系统的总目标确定之后，为了得到落实，还要把总目标按下属各部门的职能规定部门的目标。

目标要具体明确、便于检查。为了使目标明确具体，往往把一个总目标进行分解，分解的方法很多。有的按时序分，把实现目标的时间分为几段，规定每个阶段达到的程度和百分数。有的按目标内容分，把一个总目标分解为几个方面，规定每个方面的具体目标。目标分解的结果，一定要使执行计划人员有明确的努力方向和衡量完成计划的尺度，即分解后的目标是可检验的。在条件允许时，力争把具体目标数量化，用计量的方法来衡量目标。

目标的难度要适当。一个明确而又具体、切实而又合理的目标，可以起到鼓舞人心，激发人的动机，强化人的行为，吸引和激励人们为实现目标而努力工作的作用。目标难度水平不适当，太易或太难，都可能降低人们实现目标的愿望，甚至无法实现。因此，确定的目标应该是通过努力和发挥聪明才智有可能实现的，使计划既先进又可行。

（二）预测影响实现目标的因素

在制订计划时，各级管理者，应十分重视对影响实现目标的因素进行预测。预测的步骤一般是：

（1）可能出现哪些影响计划目标实现的因素，并做出概率估计。

（2）对可能出现的事故做影响目标程度的估计。对于概率大，而又对目标有严重影响的因素，必须有充分的预防准备和应变打算。

（三）制定实现目标的措施

措施是实现计划的一个重要手段。措施的有效性决定着计划的成败。有效的措施应达到以下要求：

（1）能够从整体出发，统筹安排力量和时间，充分发挥人力、物力和财力的作用。

（2）能够协调各部门、各单位实现目标的力量，使其合力最大。各部门之间往往会有潜在的计划目标矛盾。因此，在制定措施时，要统筹兼顾，全面安排。

（3）能够及时掌握偏离计划目标的信息，有效地进行反馈控制。

（4）能够调动全体人员为实现目标的持久的积极性。

（四）编写成文的计划

有了目标和措施之后，便可编写出完整的计划。计划的结构要严谨，形式要正规，文字要简炼，把目标和措施有机地结合起来，便于理解、掌握要领，便于执行。

计划确定以后，一般需上报主管部门审批，经批准后，才能对计划正式组织实施。例如，我国的五年经济发展计划，必须提交全国人民代表大会审议通过。