紧急联系人被打扰了怎么办

著名的管理学家Stephen　R.Covey提出了一个时间管理的理论[2][3]，把事情按照重要和紧急的不同程度划分为四个象限：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要（参见表5-1）。时间管理理论的一个重要观念就是把主要的精力和时间集中地放在那些重要但不紧急的事情上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在日常工作中，很多时候人们往往有机会去很好地计划和完成一件重要、对未来的发展起决定性作用的事情，但常常没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降，问题屡禁不绝。因此，需要加强重要与紧急的意识，合理地安排和规划时间，把主要的精力放在重要但不紧急的事务上。

表5-1时间管理象限[2]

Stephen　R.Covey的时间管理理论是创新性、革命性的理论，所传授的内容不是某种流行的时间管理技巧，而是经过时间考验并且能够指导行为的基本准则。对于个人和组织来讲，通过学习倡导时间管理理论，从思维的改变到达行为的改变，培养组织内部的共同语言、文化和价值观。只有每位员工都成为高效能人士，企业才会真正成为高效率企业。

随着企业培训和社会知识的传播，人们都知道只关注第I I象限的事情，重要且不紧急，其次是第I象限的事情，重要且紧急的。在工作中如何贯彻和执行这个理论，是值得思考的事情。特别是在不注重效率和效果的企业文化氛围下，“独树一帜”的工作风格，只关注第I I象限内事情的工作方法，取得的效果并不明显，甚至是行不通的。即使在高效的工作氛围和企业的文化背景下，这样的理念和出发点是好的，但未必能获得期望的结果和效果。因为重要和不重要、紧急和不紧急，有时是很难明确定义和划分清楚的，而且根据处理事情的人选是否合适、方法是否合理、处理是否及时、结果是否有效等，是可以相互转化的。同样，在工作中没有哪封邮件或事情不处理，它就会自动消失，不但不会，一段时间后甚至会恶化，由不重要不紧急而变成重要紧急的棘手的事情。

有时，领导的要求、报告和邮件等对解决问题本身没有帮助，是第I I I象限还是第I象限的事，能不处理吗?

其他部门不重要的要求，甚至不相关的邮件，真的就不需要处理了吗?一段时间过后，证据表明事情被耽搁着，就等待你的回复和表明立场。

同事不期然的、不相关的打扰，可以说“不”吗?如果你有很重要的事情需要别人帮助，从他的角度来看是不重要不紧急的，他也可以斩钉截铁地说“不”吗?

如果他人突然的打扰和帮助请求，我们都说“不”，那又如何做第I I限象的重要的事情之一，建立良好的工作关系呢?

不速之客的电话是否可以不接或者直截了当地说“不”，挂断呢?

很显然，做重要的事情是绝对正确的思想，然而大部分情况只关注重要的事情是行不通的。因为重要和紧急本身就是相对的，当我们在一心一意地处理第I I和第I象限的重要事情的时候，那些处在我们认为第I I I和第I V象限内的不重要的事情，可能是你工作团队的成员、合作伙伴中最重要紧急的事情，他们总是突然地、不停地对我们进行干扰。没有人会让你只关注你所认为的重要和紧急的事情。所以在工作中，用最少的时间、最小的精力排除不重要事情的干扰是明智之举。

我曾经在一家跨国公司工作。为了更好、更有效地开展工作，根据就近厂商的原则，每个区域都设有办公室。部门成员之间的重要交流方式之一就是公司内部即时通讯软件I M，通过查看I M的在线情况，就可以了解到员工的考勤状况。一次我无意和同事谈到，公司虽然要求早上9：00到办公室，我一般都8：30或者更早到达，只是I M没有上线。热心的同事都好意地提醒到，“如果I M不上线，领导就以为你没有到公司，印象肯定不好。进办公室或工作时上I M，这是公司约定俗成的文化和习惯。”

事实上我并没有这样做。因为I M上线传达的信息，是他人随时可以通过电话或I M联系我，谈工作的事情。早上的30分钟或1小时，是我及时处理不重要（紧急与不紧急）事情的主要时间，同时识别出重要的事情和当天工作的优先顺序。用最少的时间和精力去消除“干扰”因素，从而留出更多的时间专注于重要的、长期的目标和计划。通常我的随手贴或演算纸上会列出当天和近期要完成的任务，但不会花费时间制订详细的计划，过于详细的时间计划本身就是一种浪费，同时固有的条条框框，无形中会限制人的思维，限制创造性的发挥。当天的计划必须当天完成（完成后随手扔掉），按照优先顺序执行，需要长期执行的任务，自动记录到下一天的事情清单中。如果不重要的事情或邮件较多，对于有时差的邮件如美国、欧洲的，在要下班时统一集中处理，避免占用白天的工作时间。

无论是好还是坏，被打扰打断已经成为我们工作和生活中不可避免的一部分。

Gonzalez V.和Mark G.[4]对一家公司的250名员工的工作情况进行跟踪研究，这些员工主要为财务分析、软件开发、数据库维护和不同级别的经理，结果表明办公室的工作人员平均每11.5分钟就被打扰一次，这其中包括自我的内部打扰（49.11%）和来自外部的打扰（50.89%），外部打扰包括电话、同事过来询问或说话、软件提醒、邮件等。即使移除那些所谓的“不重要”的事件，集中关注到一件事情的时间平均也只是12分钟多。有时，还被迫要求参加他人的“打扰”事件中，被打扰者经常是增加了工作量、更大的压力、更多的沮丧感和更多的付出，也许某些事情在打扰后做得快了一些，但也付出了相应的代价。

Tétard F.[5]对来自不同公司、不同等级的20位经理工作中被打断的情况进行了研究调查，发现60%的打扰小于15分钟，73%的打扰需要立即处理，见图5-1至图5-4。

图5-1被打扰的时间分布情况[5]

图5-2被打扰事件处理情况[5]

图5-3打扰的积极 消极影响情况分布[5]

图5-4从打扰中恢复工作所需要的时间[5]

工作中的打扰，32%耽搁了工作的进程，42%分散了工作的注意力，8%与工作无关，认为提高沟通和学习机会分别占15%和20%。

短时间的打扰0~5分钟、5~10分钟、10~15分钟在5分钟之内可以回到原来的工作任务和状态的分别是73%、78%和56%；长时间的打扰15~30分钟和30~ 60分钟需要更长的恢复时间，在5~15分钟内恢复的分别是81%和60%，在超过15分钟内恢复的分别是7%和10%。打扰的时间越长，回到原来工作所需要的时间就越长。