建立企业信息开放利用中心

第二节　建立企业信息开放利用中心

在计算机技术应用于企业管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统,管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的,是企业管理,如会计核算、采购、销售、库存及人事管理、生产管理、收发文管理等管理职能,运用计算机技术的直接体现和必然结果。档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等。其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率,档案调阅、归还等进行登记与统计。

由于现行文件和档案管理是具有继承联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件。目前,一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理,建立了企业信息开放利用中心,企业档案文献信息管理实现电子化,这是今后的发展方向与必然趋势。

现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口是建立企业信息开放利用中心的难点。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

一、国际上开放信息的做法

开放现行和半现行文件信息是当今国际上通常的做法。瑞典于1766年制定了《新闻自由法》,规定公民为出版而阅览公文书的权利。美国于1966年制定了《信息自由法》(FreedomofInformationAct),该法规定政府文件具有公共财产的性质,明确规定除可以不公开的九种例外的情形外,如国防外交秘密、国家机密信息、机构内部人事信息、法律规定不许透露的信息、商业秘密信息、个人隐私信息等,政府文件都应公开,一切人具有了解政府文件的同等权利,任何人均有权向行政机构申请查询、复制行政信息,其目的在于通过行政信息的公开,实现对人民知情权的保护。

日本制定了“信息公开制度”或“公文书公开制度”等有关的文档信息开放政策,要求地方政府各机关档案文件移交档案馆之前必须向社会各方面公开提供利用。一般来说,地方政府各机关在工作中形成的文件(包括文字材料、图纸、缩微胶片、录音带等)均属于公开利用范围。为确保这一政策的有效实施,日本还建立了情报中心(或称公务文件公开中心),这些情报中心大多直属地方政府,有的情报中心还建有若干个分中心,分布于不同地点,以便群众就近利用。尽管公开提供利用的文件仍然保存在原机关,但中心内保存了大量本地区可以公开的行政资料,有的还建立了文件目录数据库,录入各机关及文件库中文件的目录,可说是地方政府各机关向广大市民提供现行文件信息服务的总窗口。

早在1996年12月,我国香港特区修订通过了《公开资料守则》,界定了政府可以提供资料的范围,规定公务员提供资料的方法等,并表示尽量为市民提供现行文件的最佳服务。同时,我国香港特区专门成立了香港“政府专业书局”,向社会各界出售包含政府文档信息的各种出版物与内部资料,如政府出版发行的各类刊物。

二、建立企业档案信息开放利用中心的意义

现行文件公开档案信息服务中心接待处及查询系统服务器设在档案室,各查询点设在各部门办公室,建立企业档案信息开放利用中心有如下意义:

(1)　建立企业档案信息开放利用中心有利于协助厂务公开,知晓是前提,落实必须先知晓。要落实好党和国家的方针政策,落实好企业的各项任务,必须更好更多地了解现行文件要求,只有让大家详细掌握了相关目标指标,才能做到心中有数。

(2)　企业档案信息开放利用中心建设是贯彻落实企业档案工作为企业中心工作服务的有效途径之一。

档案信息作为一种特殊的资源,它的开放利用对企业广大员工在日常工作过程中快速便捷地利用档案提供了极大的帮助。对企业的各项工作开展产生积极的作用,如电厂锅炉爆管了(炉膛泄漏),技术人员在现场处理故障,每拖延一点时间就是企业的巨大经济损失(电力体系的特点,损失包括企业内部的直接经济损失和因不发电给社会用电单位带来的间接经济损失),这时,通过档案信息查询系统,快速提供该设备的历史数据、提供锅炉管道的各项设计标准,进行分析,快速作出故障判断和提出解决方案和措施,减少企业的经济损失。

(3)　企业档案信息开放利用中心建设有利于下属单位通过网络办公,提高效率。达到“网上点击,收发文件及电子文件归档一次完成、即时提供开放利用”的效果,让远离档案部门的下属企业或部门非常方便地进行信息沟通和信息利用。

三、企业档案信息开放利用中心的功能要求

配置查询利用大厅`,利用中心的硬件配置适应方便利用,实现的功能要求有:

1.形式新颖,信息容量大

系统要结合企业生产经营管理工作实际,融文字、图表、声音、视频等多种表现方式为一体,尽可能收集齐全企业各类档案、现行文件及各类信息资料,包括法律法规、标准、情报资料等,满足了不同层次、不同需求者的查阅。

2.操作简便,交互能力强

系统利用现代计算机技术、网络技术和根据企业需求联合开发的档案管理应用软件构建而成,操作简便、界面人性化、功能清晰,可提供电子和纸质文件查询利用。

3.动态信息,实时跟踪

系统配置竣工档案的实时修改功能,有设计变更闭环功能,在企业生产现场进行技术改造、设备异动时,竣工图就要修改,相关人员就应该将变更后的信息录入档案信息系统,实时进行“闭环控制”,使系统的信息始终是最新的、动态的、准确的、与现场一致的有效信息。

四、企业档案信息开放利用中心建设存在的问题及对策

1.企业对档案工作的投入偏少,系统建立相对功能不全

目前,由于企业是在市场经济环境下,主要经营的目标是经济效益的最大化,对档案工作的投入相对较少,这是普遍现象,包括国有企业,都不同程度存在这个问题。企业档案信息开放利用中心建设的基础是企业档案信息化建设,很多企业信息化程度较低,达不到全文检索的要求,企业档案信息开放利用中心建设也就难以实现。所以建议加大投入,加快企业档案信息化建设,结合企业实际情况配置软、硬件设备,整合信息资源,建立企业档案信息开放利用中心,更好地为企业各项工作服务。

2.企业档案信息资源收集不够广泛、内容不够丰富

“巧妇难为无米之炊”,企业档案信息开放利用中心以档案信息资源为根本,收集信息资源是一项系统性工作,单靠档案人员收集工作是不能完全做到的,特别是信息资源来源广泛、复杂,档案人员信息不灵,齐全性很难保证。所以,建议双向互动,将档案人员的收集与业务部门的报送结合起来,并采取一定的保证措施。一方面,用制度保证,规范业务单位或部门的自觉归档行为;另一方面,用技术保证,在办理完工作时流程自动到归档程序,自动到电子档案库,档案人员进行分类整理,信息开放。

3.利用反馈信息少,不利于进一步改善工作

企业档案信息开放利用中心和查询系统建设的目的是利用,利用效果的反馈信息就显得特别重要,一方面可以改善档案工作,使之更能适应利用者对档案实体内容的需求;另一方面,可以完善管理设备和软件系统功能,使之更切合利用者方便使用的需求。目前使用者对功能的知晓度还不够或者使用后没有及时沟通,利用的反馈信息少。另外,还存在部分利用者认为要求写反馈信息就是要他们写好话的思想,所以即使有部分利用反馈信息,其实用价值也不高。因此,要进一步巩固中心建设成果,进一步发挥中心的作用,加强宣传,扩大战果,让更多的利用者了解中心。建议采取各种措施加大对企业档案信息开放利用中心和查询系统的宣传力度,同时开展相关业务知识的普及性培训,广泛征求利用效果的反馈信息,并进行分类整理,专题研究,提出措施,不断改善企业档案管理的各项工作,使企业档案信息开放利用中心真正为企业的生产经营管理工作服务,创造经济效益。

五、建立企业档案信息开放利用中心的做法

档案管理部门是政府、机关、企事业单位、学校等各行各业的信息资源储藏管理中心。而如何使这个中心的信息资源能在本单位乃至全社会的经济活动中发挥积极作用,是档案管理部门应该积极面对的重大课题。作为现代企业,必须顺应时代潮流,加快企业档案信息化建设。企业档案信息化是建立企业档案信息开放利用中心的前提条件和技术保障。

如某公司的企业信息化建设已初具规模,档案管理信息化建设也已有了初步的实践,已建立了具有独立服务器的电子档案管理系统。但是,企业的电子化信息都处于独立状态,如运行管理系统、劳资管理系统、财务管理系统、电力营销管理系统等各个系统都是分散独立的,它们的应用而产生的电子档案信息在各自不同的系统中,这些电子档案信息量大、内容丰富,对企业的管理有很重要的作用,具有很高的保存利用价值。由于没有建立企业档案信息化管理系统,这些信息都不能及时地归到综合档案库,电子文件的归档仅仅停留在以光盘或软盘为载体的不可通用的实体物理归档。很大程度地影响信息资源作为档案的储存、共享、开发和再利用。更不能体现企业档案管理的综合性和集中统一性,也大大阻碍了企业建立数字档案馆(室)、建立档案信息开放利用中心的进程。随着时代的进步,信息技术也在日益更新,目前的信息技术的一个发展趋势就是能将一个企业内部的不同系统相互之间连通,以便充分发挥各个系统的优势,实现建立企业档案信息开放利用中心的各项功能。