会议服务与工作规程表

任务一　会议服务与工作规程表

一、会务工作总体要求

（一）准备充分

会务工作是一项时限性、集中性很强的工作，会期机动时间很少，这就要求秘书人员必须充分做好会前准备工作。主要包括：

1.拟订会议计划，一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填入表中，提前分发给领导及有关部门。

2.制订会议预案，即会议的筹备方案，主要包括：会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。

3.准备会议材料。一般在较重要的会议举行前均应提前准备好各种会议材料。主要包括：开幕词、闭幕词、工作报告、领导者发言、交流材料等。

4.发送会议通知。会议开始前一般都要发通知给有关人员。做到及时准确，开会须知表达明确，防止错发或漏发。

5.布置会场。人的情绪很容易为外界因素所影响，合理布置会场，既能改变会议氛围，也能调节与会者心情。会议要取得理想效果，会场布置不容忽视。

6.座次排列。包括主席台座次和其他与会者座次。主要依据职务或社会地位、名望高低进行排列。

7.制发名册与证件。名册主要包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务、联系方式、房间号（与会期间）等项目。若遇大型会议，还需编制会议手册等材料。

（二）组织严密

会议经过充分的准备工作阶段后，会议的组织工作将会议带入实质性阶段，这就要求各项具体的会务工作责任到人，安排有序，运转有方，既遵循原则又不失灵活。具体包括：

1.签到工作。签到是为及时了解与会人员的基本情况，同时对于需要选举的会议，还涉及有无达到法定选举人数和选举结果是否有效的问题。通常用签到本（事先分项列表）签到，也有用发放签到卡（或会议出席证）方式进行签到。

2.接待工作。会议接待工作的好坏直接关系到会议和会议主办者的形象。秘书人员要根据会议的基本要求，彬彬有礼，热情周到，做好接待工作，使与会人员颇感亲切，从而提高会议工作效果。

3.会议记录。会议记录是秘书人员的一项重要工作。认真做好会议记录，力争做到记录材料实整、翔实。尤其是重要会议的讲话、发言，还需要通过录音、录像等方法加以辅助。为会后整理、分析、研究提供依据。

4.编写会议简报是对会议进程，动态的直接反映，通过通报会议情况的文件形式向与会者发布，便于与会人员、组织者及领导及时掌握会议信息和会议进程，加强交流。

5.会间调度。即会议期间对会议程序、内容以及会场服务等环节进行调整和安排。会务组织人员要及时了解会议进行的情况和与会者意见、建议，并遵照主要领导者或主席团指示进行会议期间有关内容的适当调整。这既是确保会议顺利进行的需要，也直接反映了秘书沉着冷静、灵活应变的处事能力的高低。

6.会间生活安排。一次大型会议，从准备到完成凝聚了很大的工作量，应该说组织工作非常不易。能否合理安排好会间与会人员的吃、住、行（交通）、乐（适当娱乐）等事宜，直接反映了会议组织工作的质量好坏，也是会议能否取得成功的重要因素。

（三）服务周到

会议期间，秘书人员要摆正自己的位置，将做好服务工作放在重要位置，以热情、细致、优质的服务迎接与会人员。在服务的每个环节上，都要考虑全面、周到，严防出现差错。

（四）安全保障

会议的安全保障是会议成功与否的至关重要的前提。尤其是大型会议，重要领导人出席的会议，一是规模大、范围广，二是影响广，媒体介入力度强，安全工作迫在眉睫，采取强有力的安全措施非常必要。它主要表现在交通、饮食、文体及会议内容保密、重要人物在公众场合出入保护等各个环节。

二、会议组织服务工作的规程表

会议组织工作，特别是非常规的大中型会务工作按照前文所说的方法制作会议预案，是一种多年形成的传统方法。这种方法是有效的，但也存在需要改进的地方。如用这种传统方法，很难在预案中将会议细节如时间要求以及工作效果要求制定得很完备，因而在操作时，工作人员只能依靠经验跟上整个会议筹备的进程，筹备服务工作也只能依靠经验或按口头指示尽可能满足工作要求。再如，在这种传统的会议预案中，很难看清各部门各程序相互之间的联系和制约关系，会议筹备者难以从整体上控制各项工作细节的进度，使分属各组的工作细节符合整体进程的要求。

这种方法在一定范围内推广使用取得较好的效果。这种方法对传统的预案制作方法的改进主要在于：

1.会议组织规程表将原来用冗长的文字所表达的预案变成一两张很简明的表格。不但篇幅缩小了，而且条理清晰。

2.会议筹备组织工作在预案中比较难以表述的细节，在表格的项目中都能很清晰地表达，且工作的要求、完成的时间、责任人一目了然。

3.对经常筹备大中型会议活动的单位，对于不同的会议，这种表格不仅项目可以相对固定，甚至有些要求也可以大体相似，仅对时间、责任人作些调整即可使用，这样极大地缩短了会议筹备工作的时间。

以下是1985年11月在原江汉大学召开全国高校秘书学教学研究会所用的规程表。此表对该会议的成功组织起了相当重要的作用（见表2-1）。这种工作规程表设计，即使到了21世纪的今天，仍然十分有效。

当然，不同的会议在规模、内容、地点上会有许多区别。这种会议组织规程表格除了将一般会议必须有的项目列入其中外，还可视会议内容和会议筹备者的不同要求增减其中的项目。

应注意的是，使用这种表格筹备会议，筹备者自身仍应对会议的细节有充分考虑。虽然已有的表格项目已可以为你避免许多细节上的疏忽，但毕竟表格是死的，完成这项工作的人才是至关重要的。因此会务工作规程表从严格意义上讲，它只是会议筹备组织工作分工责任表。即使明确了工作责任和完成任务时间，并不等于筹备工作就能做好。会议筹备负责人仍要抓好三个大组的工作，即通过会务组、秘书组、后勤组的负责人，反复督促检查会议组织各项工作的质量和进度。

必须明确的是，应用这种规程表方法筹备组织会议，要建立在熟练掌握传统方法的基础上，即基于对会议筹备组织工作全局的全盘把握。否则，没有会务工作的全局在胸，仅凭一张详细的表格，也难以组织好会务工作。

表2-1　全国高等院校秘书学教学经验交流会暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会会务工作规程表

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