常用的信息搜集的方法与途径的介绍

4.4.3　信息搜集的方法与途径

不同类型、不同载体、不同内容的信息往往具有不同的流通渠道和分布范围，应当根据前述信息搜集的效率指标加以评价和权衡，通过不同的途径、采用不同的方法获取。常用的搜集信息方法或途径主要有以下几种。

(1)采购

尽管在信息技术的支持下，人们可以利用多种现代化的方式获取信息，但是采购仍然是我们获取和积累有价值的信息的重要方式。特别是许多公开出版的书刊(包括一次文献、二次文献和三次文献等记录型信息)和发行的数据库，必须根据国内外公开发行的各种指南来购买。而且采购是一种经常性地、稳定地、系统地搜集和获取信息的有效方式，无论对团体还是个人都非常适用。采购包括订购、现购、邮购、委托代购等具体方式，可以根据采购规模和自己的需要进行选择。

(2)调查

用调查方式不仅可以获得记录型信息源，还可获得非记录型信息源，尤其是零次信息。调查既包括访谈，也包括对实物、现场的实地考察搜集，如现场调查、访问、发放问卷、样品搜集等。

现场调查可以直接获得第一手材料，这样获得的信息具有详细、可靠、及时、直观的特点。对有价值的新实验、新产品、新方法、新工艺，除用文字记录外，还可以摄像或拍照，不仅方便获取，而且生动形象。现场调查通常可以通过现场会、展览会、博览会、学术报告会、经验交流会和实地考察等途径来进行。

访问调查主要是通过直接面谈(访谈)和电话采访的方式向受访者询问以获取所需信息的方法。这两种访问调查方式各有特点，应根据实际情况和需要灵活选择。一般来说，如果需要的信息比较复杂，涉及面广，需要双方反复交流，甚至还需要提供相关的资料或实物，应当选择直接面谈。如果询问的信息简单明确，或者与受访者相距较远，则可以考虑电话采访。无论是哪种方式，都应当事先拟定调研提纲，选好采访对象，预约采访时间。为了提高采访效率，还应当掌握一定的采访技巧，使受访者愿意配合，主动提供有关信息。

问卷调查也是信息搜集的重要方法，信息工作者向被调查者发放事先设计好的调查表，并由被调查者填写，通过调查表的回收和处理来获取所需要的信息。问卷调查的质量和效果一方面取决于调查表的设计质量和效果，另一方面还要取决于被调查者的配合及响应程度。调查表回收率的高低直接影响到信息搜集的效果，为了提高被调查者的响应度，调查表应当尽量简明，便于回答，便于填写调查表的设计有许多技巧，在后续课程“信息分析与预测”、“市场营销”、“信息服务与用户研究”中都从不同角度专门讨论了这一问题，这里不再赘述。

实物信息源虽然不是信息管理的对象，但从实物中搜集信息仍然是获取信息十分重要的途径。样品调查就是搜集实物信息常用的方法，它通过对某件实物样品如机器、零部件、试剂、种子、标本、文物、乐器等的调查和分析获取所需要的信息。样品调查内容通常包括:①样品存放线索的调查;②样品获取方式，如购买、馈赠、租借、互换等的调查;③样品实物信息的提取，即通过拆卸、重装、测试、实验、观察和分析从实物样品中提取信息。不同的实物样品，其信息蕴含的深度是不同的。时装样品以显在信息为主体，主要以其花色、面料、款式和辅料来表现，可以通过直接观察获取;而设备、仪器、样品则以其隐含信息为主体，必须通过拆卸、测试和反复剖析才能获取其设计、结构、用材、成分和技术等信息。

调查搜集信息虽然不如其他方法搜集信息那样系统连续，数量也不够多，但其速度快、质量高、准确性好、针对性强，是获取信息的有效方法，尤其是获得非文献信息源的最有效的方法。

(3)交换

利用本系统所拥有的信息源(如出版物等)与其他单位进行交换，互相调剂，互相补充，扩大信息来源。交换的信息源多属于内部资料、非卖品，不能通过采购或其他方式获得，只有通过交换取得。直接交换资料，不通过其他中间环节(如发行系统或书商)，有利于信息的及时获取。

(4)索取

对于尚未发表的信息或不通过正式渠道流通的信息源，以及已经发表或公开流通，但还不够详细、完备和全面的信息源，根据需要与可能，可以通过通信联系或直接派人联系取得，这种方法称为索取。

有些信息源不必通过购买或交换取得，而可以免费索取。例如，各国厂商为了推销自己的产品，常免费赠送产品样本、说明书、期刊、产品目录，有时赠送实物样品;有的机构，为了推广经验、扩大影响，有时赠送一些小册子、简略图和说明书;有些学术团体、信息机构、出版社、书店常开展免费赠阅;有的会议论文不出版，可以直接向会议主办机构或作者索取。

有的文献资料，提供对象有一定的范围，在此范围之外的单位或个人，一般无法取得。若是国内资料，可以通过建立联系索取;国外资料可以通过业务联系或学会、协会关系，或设法委托具有这些关系的第三者帮助，间接索取。通常注意各种期刊所刊载的消息和广告，是获得索取途径的有效办法。

有的机构因临时变动，如任务改变、机构合并、馆库限制或复本过多等方面的原因，定期或不定期地将全部或部分文献资料免费赠送给其他单位，这也是信息获取的一个途径。

(5)检索

即以手工方式或计算机方式从各类不同的数据库和信息系统中查询所需要的信息。手工检索主要通过各类检索工具获得信息源的线索，如果需要原始信息，还要进行二次检索。计算机检索(包括脱机、联机、光盘和网络检索)不仅可以获得信息源线索，还能直接获得原始信息(如全文数据库检索)。

目前，以计算机为工具通过网络进行检索正在取代手工检索、脱机检索、联机检索而成为信息检索的主流。许多重要的数据库和大型信息系统都已连接上网。互联网上各种数据库、图书馆目录、参考工具书、全文资料、图形和影像信息、计算机软件及商用数据库等各种类型的信息源都存储、流通于网络系统中，形成了一个丰富多彩、潜力无限的高速信息网络世界。与传统的检索方式相比，网络检索有很多优越性，如对通信线路要求较低，检索成本低，可以快速取得脱机打印结果，代表了系统检索发展的方向。

上述信息的搜集和获取方法不仅适合于信息机构，而且也适合于个人用户。个人与团体不同的仅仅是信息搜集规模上的差别。个人在使用上述方法时更具有灵活性和针对性。可以通过调查和掌握现有的各种不同数据库、检索工具、网站、搜索引擎、各种征订目录、出版目录、书商广告、出版预报、新书周报等，随时掌握信息线索，以便跟踪搜集。还要定期或不定期地调查信息的需求和利用情况，将信息利用者的意见充分反映到信息搜集工作中。最后还要对本系统信息的构成和变化进行定期分析，以便适时进行调整和补充。

要顺利地进行信息搜集，还要合理地组织搜集流程。因为信息的调查、搜集包括大量的事务性工作，而各种搜集方法其流程是不同的。具体如何安排，还要根据信息机构的规模、设备状况、人员水平结构、工作传统等情况而定。