电子政务应用系统总体设计

8.1　电子政务应用系统总体设计

8.1.1电子政务应用系统的总体部署

(1)电子政务应用系统的部署原则^[1]

尽管各类政府部门有不同的应用需求，其电子政务建设有不同发展轨迹和进程，但从宏观角度来讲，电子政务系统应该是以由事务处理系统、客户服务系统、管理信息系统、信息资源管理系统、决策支持系统和主管信息系统这六类主要的应用系统构成(如图8-1所示)。并以此为基础，政府部门内部实现基于Intranet的网络化办公，政府部门之间通过Extranet实现信息交换，借助于Internet实现远程信息利用、外部信息发布及社会公共管理和服务等，从而构建起电子政务组织互联系统。在具体部署时，应以“硬件的集群”、“数据的集中”和“应用的集成”为主导原则，形成以信息资源管理为核心，事务处理、分析处理和决策支持集成化的整体发展局面，构建新的管理模式下强化依法行政的电子政务信息系统，并重点考虑以下几个问题。

①资源利用规范化

充分考虑已有硬件、软件和信息资源利用的充分性以及对现有业务流程和管理模式的适应性。硬件资源以扩充和拓展方式分档次，按层次加以利用，软件资源以兼容性、开放性等方式保持平滑过渡;信息资源以提取重组、过滤消除等方式进行优化;业务流程和管理模式以逐步规范方式保持衔接。总之，在电子政务系统部署时，应尽可能降低应用对软硬件平台的依赖性，充分发挥已有硬件软件和其他资源的效用，实现这些资源的“集群”，提高信息交换的通畅程度，减轻信息系统的维护压力，改善系统安全控制手段。

②内部工作协同化

以网络建设为纽带，实现工作信息的集中管理、高度共享;以Web服务为核心，实现应用操作的统一组织和协调配合;以群件技术为工具，实现工作组织、调配和管理的协作，并尽可能让系统用户在相对单一和个性化的应用平台上进行管理和应用。

③工作信息传输网络化

增强信息系统对管理应用的适应性和灵活性，提高信息系统功能的完备性和合理性，改善信息系统数据采集的有效性和准确率，实现信息资源规范化管理和深层次利用。建立以网络化为平台，从应用需求出发、以人生旅程为依归、以不同的社会群体为对象、以功能为出发点，建设电子政务“信息门户”，让内部用户获得组织严密、内容齐全、展现丰富、交换顺畅的信息服务;让外部对象尽可能获得更加多元化的服务手段和更多的政务信息与知识。逐步建设政务系统高速综合业务主干网络，最终实现政务的“一站式”服务。

④应用信息组织层次化

异源异构数据分布采集、集中管理，通过对已有数据源的提取、过滤以及数据主题化、时效化处理构建税务信息数据仓库;实现操作数据、历史数据和时效数据相互剥离;细节数据、概括数据层次化组织;应用数据多视角动态管理。

决策支持智能化:以联机分析处理为工具组织应用信息，以数据仓库为基础获取基本信息;以数据挖掘为手段识别有效信息;以人工智能为导向提供智能决策;以可视化为支撑提供方便应用。逐步建设电子政务知识生成、流动和使用的管理和控制体系。

(2)电子政务应用系统部署的内容

概括起来，电子政务应用系统的部署应该既保证电子政务建设成果的有效利用和对政务管理的有力支持，又保证信息系统对技术发展和业务应用的可适应性和可持续发展性。在电子政务系统建设时，应根据基础设施应用环境等的不同，分阶段、分重点实施以下几个方面。

①建设政府宽带专网

宽带网是电子政府的基础网络设施，是政府各部门的网络互联平台，特别适合于跨部门的应用，可避免各部门重复建设，节省财政资金，提高资源利用率。宽带网为政府网上应用提供高速、海量信息的疏通与转接，是电子政务的信息“高速公路”。宽带网平台分为内网、外网两部分。内网与国际互联网物理隔离，为政府内部办公自动化及政务信息资源共享等政务应用提供网络互联平台;外网与国际互联网相连，是展示政府形象，面向社会为企业和个人服务的窗口。

②实现政府跨部门政务交互与集成应用

政府各部门和部门之间的交互与集成应用建设是电子政务的基础和核心。抓好内部过程优化、提高政府部门办事效率、实现政务信息资源的共享、堵塞管理上的漏洞、增强政府工作透明度是电子政务进一步面向社会、企业、公众服务的关键基础。政府各部门和部门之间的交互与集成应用主要有三大类:跨部门跨平台办公自动化、分布式交互政务典型应用系统及决策支持系统。

③建设网上电子政府

通过政府网站与社会沟通，向社会提供服务及政府网上采购、网上招商等。政府网站是政府在网上的公开形象，是政府在互联网上的窗口。它提供最权威的政府信息发布和最方便的公众信息服务，同时还为社会公众提供网上申报、网上查询办事结果等电子政府的服务，成为接受舆论和社会公众监督的重要渠道。

④标准化建设

充分利用数字虚拟空间，跨越各政府部门间的限制，实现各级电子政府互通与跨部门政务互动是电子政务发展的必然阶段。要做到这一点，就必须建立电子政务的标准化体系。遵照此标准化体系，按地区及政府部门职能机构属性划分，建立若干信息交换中心，对数据和信息进行灵活、有效、多元化的管理，实现以政务信息驱动横向和纵向政务流程。同时，电子政务标准化会带动B2B、B2C电子政务接入，实现多种社会功能和“网络社会”。

⑤安全体系

电子政务系统的安全关系到国家安全。一个安全、完整的电子政务系统是电子政务发展的最终要求。安全的电子政务体系就是要确保信息内容在存取、处理和传输各个环节中的机密性、完整性和可用性，确保电子政务系统的合理应用和有序运行。电子政务系统的安全要从内外网互联、操作系统、数据库、中间件和应用服务器以及应用程序等每个环节做出具体考虑和整体规划。

8.1.2电子政务应用系统的框架体系

图8-1所示为电子政务应用系统的框架体系。总体上，电子政务应用系统的建设必须以计算机硬件、软件和网络等建设为基础，以电子政务业务和管理的标准化体系和电子政务支撑平台的建设为前提，以电子政务的安全体系为保障。

具体地说，电子政务应用系统的建设包含“修路”、“建桥”、“造车”和“运货”等4个主要方面。首先，必须修建计算机及其网络等基础设施，即所谓“修路”，建成覆盖全局的计算机网络和数据库管理系统，有效解决因受空间物理阻隔而制约管理的“瓶颈”问题。其次，必须架设应用需求与信息技术之间的“桥梁”，也就是说，必须建立比较系统和完整的电子政务应用领域框架，全面修订业务制度和操作规程，对业务流程进行优化和重组，实现流程的简约和规范。“造车”是指开发面向的是应用全方位的软件。“路、桥、车”解决了电子政务应用的基础，而“运货”则是电子政务建设的核心，“运货”就是要充分利用“路、桥、车”加强信息资源的管理和利用，强化数据处理功能，提升政府管理和服务水平。

图8-1　电子政务应用系统的框架体系

8.1.3电子政务应用系统的技术体系^[2]

不同的政府机关、不同的职能部门、不同的公务员都有自身的应用需求，对电子政务应用系统分类也可以有不同的视角。因此，罗列所有的电子政务应用系统几乎是不可能的，只能根据实际应用需求才能确定电子政务应用系统的类型和内容。从总体上看，电子政务应用系统的构成体系可概括为:一个支撑平台、两大系统功能、三层体系结构、四类数据库系统、五个应用子系统，如图8-2所示。

(1)一个支撑平台

它指电子政务应用系统的建设目标是为政府部门管理现代化和依法行政提供一个强有力的信息化支撑平台，实现打破时间与空间的、规范化的政务管理和服务。

图8-2　电子政务应用系统的技术体系

(2)两大系统功能

它指的是电子政务应用系统为政府部门提供“网上办公”和“网上政务”这两大功能:“网上办公”指的是政府部门内部实现基于Intranet的办公和管理自动化;“网上政务”指的是各级政府部门之间通过专用计算机网络进行局域网之间的互联、信息的共享和实时通信系统及政府职能部门通过互联网为公众提供网上交互式客户集成系统。

(3)三层体系结构

它指的是在Internet/Intranet环境下的电子政务应用系统的计算模型是采用基于三层(浏览器/应用服务器/数据服务器)或多层体系结构模式。而分布式计算模型(体系结构)于整个系统的构建至关重要:一个良好的体系结构有助于减少高昂的系统开发及维护代价，保证系统运作的高效率;而选择失败将影响信息系统建设的各个环节，尤其是系统的维护代价及系统的可扩展性。

(4)四类数据库系统

它包括结构化数据、非结构化数据、业务和管理知识及外部数据库等包含政府部门政务管理和服务全方位的政务管理数据(仓)库，也就是电子政务的信息资源管理和利用，既是电子政务以信息资源管理为核心的重要支撑，也是政府部门向知识管理发展的基础。

(5)五种应用子系统

五种应用子系统包括客户集成系统、事务处理系统、监控/管理信息系统、决策支持系统和主管信息系统(见图8-3)。

图8-3　电子政务应用软件逻辑结构模型^[3]

当然，这个技术体系并不是上述组成部分的简单组合，既需要针对特定政府职能部门业务的完全整合、流程的合理重组和优化，还需要利用各种各样的信息基础平台技术来进行有效通信、服务、软件和安全等的管理。电子政务所涉及的关键技术有W eb应用技术、中间件技术、数据库技术、信息安全技术、全文检索技术、数据仓库和数据挖掘技术、网络技术、分布计算技术、数据通信技术、移动计算技术、中文处理技术、多媒体技术，以及智能技术等。而建立电子政务标准处理语言与电子政务标准处理规范、公共数据交换基础设施、安全体系、标准业务组件、集成应用环境更是重点中的重点。建设电子政务系统时，需要用到以下多项关键技术(有关详细技术将在后面的章节中介绍)。

①统一数据接口与异构数据访问

电子政务处理过程要求能在异构平台、异构环境、异构网络中实现数据交换和业务自动处理，这些必然涉及数据、文档格式和公文的标准化、统一化。遵循国家现行政务标准，利用XML技术，建立一个能够描述政府部门内部、政府部门间和政府与公众间数据交换和业务处理流程的规范标准，以减少数据在处理过程中因标准不统一而引起的诸多问题。通过建立异构数据库访问平台，提供各种流行数据库系统到标准数据库系统的接口，实现现行系统到标准系统的平滑接入。

②工作流引擎技术

依据政府特定规范，图形化和定制工作流程，减少维护负担;业务流程与应用逻辑分开，提高组件化和可重用程度，统一工作列表，实现计算机的辅助控制，不仅便于工作的规范化，而且便于人员、资源的合理配置，工作的监督、审查，提高工作效率，有利于监督和统计分析工作执行情况。

③关键业务标准组件

电子政务业务标准组件是实现组件分布式访问的基础。CORBA、EJB或DCOM体系提供通用组件的请求代理机制，针对电子政务系统领域框架实现具体的电子政务业务组件的分布式访问。

④集成应用工具

支持电子政务应用的二次开发，已有信息系统的动态配置连接，以及适当的数据挖掘技术，综合电子政务系统各个应用领域的需求，建立电子政务系统数据挖掘原型系统。

⑤个性化和门户技术

不同角色具有不同的界面;用户和管理员可以对界面进行定制;系统将不同的内容提供给不同的客户。通过统一的入口访问整个系统;从工作列表界面启动不同的应用。

⑥数据采集技术

可以实现在线/离线信息采集;信息汇总统计;基础数据更新;与其他信息系统相连接;支持多级组织机构;信息流转等功能。

⑦智能报表技术

主要实现通过定义生成报表;应用平台无关性;数据库系统无关性;智能化、人性化的界面设计;统计报警功能;支持各种复杂的报表格式等功能。

⑧用户管理与系统监控

电子证书与权限控制相结合;登录到用户管理中心，即可访问所有系统;对系统进行实时监控;定期审计用户操作，防止信息泄露。

⑨安全技术

要求保证数据的完整性、保密性，系统的可靠性和一致性，身份认证、数字签名、访问控制及电子印章管理。

电子政务应用系统的软件结构是构架整个电子政务应用系统技术体系的核心。

应用软件应该是以基础构件(服务)为基础的，以功能和信息集成为手段的广泛应用服务。这些基础构件(服务)主要包括:分布式对象服务、Web服务、事务管理(Transaction Management)服务、消息(Messaging)服务、数据库访问服务、命名(Naming)和目录(Directory)服务、安全(Security)服务和管理服务。这些基础构件可支持各种类型的客户环境，包括通过LAN连接在一起的桌面机器、基于Internet的Web浏览器Client、智能卡(SmartCards)以及其他Internet设备等，纯瘦客户通过传统的HTTP/ SSL协议直接访问Web容器的页面逻辑，页面逻辑同时触发业务逻辑由EJB容器完成。胖客户端不直接访问EJB容器或者是直连数据库，而是通过HTTP/SSL协议，访问经过SOAP协议包裹后的Web容器的逻辑，同时该逻辑触发业务逻辑由EJB容器完成。表现逻辑由应用服务器处理，而业务逻辑作为可重用的应用组件被配置在EJB服务器上，这两个逻辑都归属于J2EE服务器环境;这些组件访问数据源环境(各种数据和应用程序)包括:关系型和非关系型数据库、文本文件、非结构化数据和遗留系统数据等。有关应用软件的集成问题将在下面做进一步介绍。

8.1.4电子政务应用系统的内容^[4]

不同的业务需求决定了电子政务应用系统具有不同的内容。因此，电子政务应用系统内容的确定要体现需求导向，这是电子政务应用系统具有实用性的重要保证。

(1)电子政务应用系统的构成

从总体上来看，电子政务应用系统主要由以下三大部分构成:

①政府部门内部的网络化办公系统

该系统通过政府部门内部局域网以实现各级政府内部各管理部门之间的管理、业务、文电、信息、督察、会务、值班、接待等主要办公和业务的数字化、信息化、网络化，主要包括业务及其办公自动化，数据、文档及视频等的检索及辅助决策支持等。它的主要表现形式是内部网站和信息门户。

②政府部门之间信息共享和实时通信系统

通过该系统可以实现政府部门内部网之间的互联和资源共享。它的主要形式是电子数据交换(EDI)，即根据“大政府”中各政府职能部门间的结合程度，采取应用集成的方式来实现更高级的数据集成和交换。例如，通过电子邮件系统的互通互联，实现专网内政府工作人员间的邮件传递，进行有效的信息沟通与信息传递;通过公文交换平台，实现政府部门纵向之间、横向之间的信息传递。

③政府部门通过互联网为公众提供网上交互式客户集成系统(CIS)

尤其是各部门间的资源共享和协同工作。在政府部门资源共享的基础上，实行政府部门虚拟整合和实现网上并行联合办公，把曾经只能在物理空间行使的政府职能，通过数字化的方式延伸出去，将原来需要大量的人力来处理的行政事务，可以在数字化设备和虚拟空间中自动地进行，将政府内部办公职能面向公众延伸，逐步开展网上申报、审批、注册、年检、采购、招标、纳税、招商、举报、信访、服务等，提高政府管理的透明度和服务质量。同时，通过政府网站与呼叫中心实现政府与公众之间进行公共信息的发布与双向的信息交流，及时发布公共信息。

(2)电子政务应用服务系统

电子政务应用服务系统实质上是各种电子政务应用系统的网络化表现形式，通常是以“政府网站”或政府“信息门户”的形式出现。电子政务应用服务系统主要包括:

①政府信息的网上公告

政府网站是公布国家法律、法规、政策和宣传政府作用的网上窗口。一般政府网站公告信息包括:机构名称、职能、组成、办事规章制度，相关文件、资料、档案等。由于网上信息多以文字为主且容量较大，因此有益于及时、完整、细致、系统地提供各种信息。

②政府职能的网络化

利用Internet将政府职能自动化系统设置于网上，使公众或企业以上网形式进入办事程序，如获得办事规则、提交数据、履行程序等。此时，政府网站如同一个虚拟的政府机构，公众通过政府网站可以获取政府信息与服务，实现网上办事，从而极大地方便了公众办事，节省了时间和人力，提高了办事效率，大大拓展了政府的办公空间和服务空间。例如，网上行政许可、网上注册、网上申报等业务的开展，申请人从一个入口递交申请，系统将申请自动地分发给相关部门，经相关部门实施许可、核查和批准行为之后，将意见反馈到申请人的信箱，或者根据申请人的指引，特许可决定，许可证书通过快递公司递交到申请人手中。政府与申请人的所有行为都是通过网络来进行的，对申请人而言，获取政府服务时无须再去跑各个部门;对政府部门而言，通过运用网络信息技术，大大提高了对公众需求的回应能力、收集信息和处理信息的能力，解决了政府管理和服务手段落后的问题。

③网上对话与调查

政府网站可以起到政府与公众之间的信息桥梁作用，可在政府网站上开办专题论坛、领导人热线、信访邮箱等，吸引群众参与政府管理和建议，使领导人能够直接听取群众的意见和建议。更有效的对话应建立相应的接待机制，对来信和意见要及时反应并作出有效处理，同时提供监督与督办功能。此外，为了了解民意，可以以政府名义就专项问题展开网上调查，为政府决策提供依据。

④网上政府信息统计

统计信息上网有助于更大限度地发挥统计数字的作用，起到导向作用。向社会提供统计数据可以作为政府经常性的服务项目，使群众和企业了解全局信息，发挥专业数据库的作用，避免因信息不全面或不系统而导致错误的发生。各政府机构管理的资料、档案和数据库中的信息在社会信息总量中占有相当大的比例，其中相当数量的信息是可以向社会公开的。政府信息机构可在网站上建立面向社会的资料档案咨询服务功能，充分挖掘潜力为社会提供服务。在经济管理方面，政府数据库系统可以向各行业交易市场提供实时、系统、全面、权威的市场信息以及政府发展计划的方向性信息，在市场经济发展方面起到主导作用。

(3)电子政务办公自动化系统

办公自动化就是完全采用计算机技术处理业务，并实现信息共享、交流和协作，实现办公业务的处理、流转、信息检索、管理过程电子化、自动化和一体化。在办公自动化环境下，政府部门及其公务员可以在任何地方进行办公和处理事务。这种办公方式就是虚拟办公(Virtual Office)，实现虚拟办公的技术就是OA。

办公自动化实现了政府部门内部、政府部门之间、政府部门与公众之间的网页浏览，通过E-mail收发公文等业务处理和信息交换。Internet支持的一些通用的网络办公自动化软件包括工作日程管理、网上会议等功能，对于提高办公效率和减少办公经费很有好处。网络是实现办公自动化的基础条件，建立信息资源数据库、构成信息交换中心则是建立电子政务应用服务系统的核心。因为它可以保证各种应用之间的信息传递和组织机构信息交换，负责共享政府办公业务信息资源，使政府行政管理、应急指挥和快速反应的能力进一步提高，实现高效率、高质量的宏观管理和科学决策。在政府信息资源开发利用方面，资源数据库的功能体现在建立政府信息资源管理体制，建立政府信息公开和面向社会服务制度，制定政府信息资源管理、信息采集、交换、公告、信息网络建设实施标准、信息库建设规范，建设一批能对主要政府业务工作和重大决策提供支持的数据库群，保证政府信息在政府机构内部实现畅通流转、充分共享。办公自动化是政府实现电子政务的基础，它使大量以往由行政人员手工作业的工作在网络状态下进行，从而克服了工作场所的物理约束，使政府治理从封闭的行政系统中拓展出来，有效地降低了政府公共事务管理的成本，改善了办公环境，从根本上改变了以往政府公共服务技术手段落后的问题。办公自动化的运用对于加强跨政府部门和跨地区政府之间的沟通，对于以电子化手段实现信息的上传下达，对于克服文山会海、公文旅行等现象，具有十分重要的意义。电子政务办公自动化系统是由公文管理、公共信息、个人信息、会议管理、人事档案管理、自动传真服务、文档管理、视频会议和电子邮件等几大功能模块所组成。

①待办事宜系统

待办事宜系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，该系统主要开展收文、发文、信息采编、督办查办、领导讲话、会议管理等业务活动。待办事宜系统是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导转办的事项集中在办理人员的待办事宜系统中，领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。同时，一般工作人员也需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免延误待办事宜的处理。

②公文管理系统

公文管理系统执行“收文”、“签报”、“发文”、“传阅件”和“档案室”的管理工作，并对文件的审批过程进行“统计”。公文是政府部门在实施公共管理过程中所形成的具有规范体例和法定效力的公务文书。公文管理系统由“发文”、“收文”、“签报”、“传阅件”、“档案室”和“统计”等模块组成，能够实现公文的电子起草、传阅、审核、批示、会签、签发和接收工作，处理反馈、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。

③督办查办系统

督办查办系统的主要目的是利用计算机网络辅助进行政务督查和建议、提案督查的登记、信息反馈、查询、统计等工作，实现督办查办流程的实时监控;通过计算机网络及时发送督办查办部门的有关交办或答复文件，及时反馈交办单位的办理意见，供领导和有关工作人员查询、统计，提高督办查办的效率。

④收文系统

该系统主要完成收文所涉及的一系列操作，包括公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。注重数字化信息的一次性录入、减少重复劳动是该系统的重大特点。

在操作过程中，收文系统采用收文和待办事宜配合使用的方法使流程更加直观，一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。收文系统还可具有完善的流程跟踪和控制功能，对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。

⑤发文系统

该系统主要完成发文所涉及的一系列操作，包括处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。系统采用发文和待办事宜配合使用的方法使流程更加直观，一般用户只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。系统应具有完善的流程跟踪和控制功能，对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。

⑥公共信息系统

该系统能为单位或某个工作组提供“公告栏”、“综合信息”和“讨论”。“公告栏”相当于日常办公中的公告板，提供一个发布各种公共信息如公告、通知或启事等的场所。“综合信息”提供一个轻松休闲的场所，大家可以在这个地方交流学习与工作的体会。“讨论”相当于一个非正式的会议室。在这里，围绕一个中心议题，每个工作组成员既可以“聆听”他人发表见解，也可以“陈述”自己的观点。公共信息系统中的“信息采编”是其重要组成部分，完成上报信息收集、采编、网上发布，并具备从信息上报到成为电子刊物发布全部为数字化操作的功能，避免了数据的重复录入。

⑦个人信息系统

该系统为每个工作人员提供“个人文档”、“名片夹”。“个人文档”是个人资料保存库，可以用它来保存、管理任何有价值的资料。这些资料可以是摘录自书本杂志的，可以是从其他地方复制过来的，也可以是起草的文件的副本等内容不限。“名片夹”是一个容量很大而且易于查询的电子名片夹，可以将亲朋好友或业务伙伴等的信息输入该模块中以备查询。

⑧会议管理系统

该系统主要用于制定会议安排和发送会议通知、记录会议摘要。会议召集人在选择与会人员时能够方便地查看这些人员在会议召开期间是否空闲，制定出合理的会议安排，从而确保会议的出席率，提高会议的效率。会议管理子系统具有了解和视图查看、建立会议议题库、提供领导审核会议议题等功能。每次起草会议安排前可以通过待办事宜系统请主管领导审核会议议题安排，然后根据主管领导的审核意见起草会议安排，提供会议安排、会议通知单、会议纪要、会议议题归档库，可以对归档库中的内容按指定的方式进行查询和统计;提供对会议通知单反馈信息的实时跟踪，系统通过待办事宜系统发出会议通知单，用户对会议通知单的反馈信息可以查看，这些宝贵的实时信息有助于管理者动态掌握会议安排，提供功能强大的全文搜索功能，与会人员还可查看和记录会议纪要。

⑨领导讲话管理系统

领导讲话管理系统具有下列功能和特点:(a)提供公用和私有素材库。拟稿人员可以建立素材库，收集重要素材，方便领导讲话拟稿。(b)提供归档稿件库。领导采用过的稿件及时存档，方便了稿件的查询和讲话拟稿，也便于重复引用和全文搜索。

⑩人事档案管理

该系统完成人事管理工作中的人事信息的编辑、处理和归档。按照人事管理的保密原则，一般人员只能查看到基本信息，授权人员可以查看全部人事信息，在授权范围内进行编辑归档工作。系统将人事档案按不同的标准分类，建立相应的索引，可以解决长期以来人事档案管理繁杂、查阅不便的问题。

⑪电子邮件和自动传真服务系统

电子邮件是指用户利用终端和存储设备通过计算机网络发送、存储和接收信息。该系统不仅是系统中各种流程衔接的纽带，同时可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。通过系统可以起草和发送电子邮件、发送文件等。该系统除了可以实现通常的Fax收发功能之外，还能将别人给自己发来的传真转发到自己的邮箱中，当自己想给别人发传真时也可以用发邮件的方式来发送。

⑫文档管理系统

文档管理系统是整个办公自动化系统的重要组成部分，它将有保留价值的各类公文进行整理，归档保管，包括档案分类编号、档案保管、档案检索查询、档案打印等。系统应收录上级单位发布的各种文件及本单位发布的文件，并能及时、准确地进入办公自动化系统;系统应提供对文件信息按照不同的分类(如文号、年度、关键词等)进行查询的功能。该系统还具有强大的全文搜索功能，确保用户能快速地在海量信息中找出所需要的信息。

⑬视频会议

视频会议系统是利用政府现有的计算机网络设备加上相应的视频设备，实现政府分布在各地的机构的相关人员能够通过网络参与可视会议，“面对面”进行交谈、探讨。视频会议系统对机构庞大、办公地点分散的政府来说很有用，尤其是对工作组的协同工作特别有用。