关于普查行政后勤保障工作管理规范化的思考

关于普查行政后勤保障工作管理规范化的思考

吴云山

一项完整的普查应包括三个阶段，即前期准备阶段、中期登记和数据处理阶段、后期普查资料的开发利用和资料管理阶段。行政后勤保障工作在普查的各个阶段都将发挥重要作用，其完成的好坏，不仅关系着普查工作的顺利进行，而且关系着普查工作的成功与否。因此，如何采取有效措施，建立和完善普查行政后勤保障工作管理体系，充分发挥普查行政后勤保障管理在普查体系中的助推作用，具有重要意义。笔者曾多次参加过大型普查的行政后勤保障工作，现对普查行政后勤保障工作实践谈几点粗浅的体会。

一、普查行政后勤保障工作的主要内容

普查行政后勤保障工作，所涉及面广、工作繁杂，它包含经费使用、物资管理、公文收发与管理、会议会务、人员接待、对外联络、车辆管理与调度等诸多内容，从每次普查的前期准备阶段开始，行政后勤保障的工作也就启动了，主要包括以下几个方面。

（一）经费使用

普查经费是普查工作的重要保障。第一，行政后勤保障人员按照有关财务制度，借鉴历次普查经验，结合普查工作进度，不断量化实际工作需要，及时编制普查经费预算，并协助领导及时向财务部门申报，争取尽快落实普查经费，做到专款专用。第二，坚持厉行节约、确保重点、强化监督、规范管理的原则合理安排使用普查经费，保障核心环节的需要。第三，始终坚持账物两清的原则，严格按《机关支出管理暂行办法》和普查的有关规定来购置办公用品，并认真做好办公用品的入库与发放登记工作，做到精打细算，勤俭节约。第四，严格按照政府采购有关规定和程序，做好普查数据处理等大型设备及大宗物品的预算和购置工作。

（二）物资管理

为保证普查工作有序顺利开展，从普查物资购买、领取运送、分发、管理、使用各个环节由专人负责，认真做好普查物资发放工作。一是保证物资发放及时，在接收国家下发的物资前就与快递公司签订协议确定物资堆放场地及运输规则，无论是否节假日相关人员都能及时地把物资发放到各市、县（市、区）。二是安排专人负责接收、发放普查物资，对国家下发和本级购置的普查物资按照明细单逐一清点，做到专人负责，专室存储，分类存放，妥善保管。三是制定分发到各市、县（市、区）普查办的物资清单，根据普查区及“两员”数量，准确计算发放的数量，并登记造册，保证分发比例合理，统筹兼顾，确保满足宣传、培训、试点、摸底和正式普查等各项工作开展的需要。四是规定物资发放领取时间，履行签字手续，明确双方责任，并对属地保管、使用普查物资提出具体要求，严防物资损毁、丢失，严禁转移物资用途，确保普查各项物资专项专用。

（三）公文收发与管理

专人负责承办日常性公文、负责文件的管理，做好公文的收发，做到上情下达，下情上传的及时和畅通，同时，还做好文件、信息、简报等信息资料的收集整理，及时归档。

（四）会议会务和接待工作

由于普查任务繁重，各种会议众多，会务安排和人员接待自然就成为普查行政后勤保障的一项重要工作。工作人员对每个会议从地点确定、会场布置到会议的吃、住、行，都要做到精心安排，确保每个会议的顺利进行；工作人员要编制会议预算、申报政府采购、签订会议合同，严格按《会议管理暂行办法》按会议计划和费用标准对每个会议做好安排，会议结束后及时持会务费发票、会议通知、会议的预算、采购确认书、会议采购协议，按规定流程和权限办理会务费用的结算工作；同时还要负责做好国家及省内外来宾的接待和其他突发性工作。

（五）对外联络与沟通

普查行政后勤保障工作人员既要做好对内的常规性工作，又要做好各种对外的联络性工作，真正做到内外兼顾，善于沟通；沟通要讲究技巧，必须具备良好的沟通交流能力。

（六）车辆管理与调度

根据普查任务的实际情况，行政后勤保障人员要紧紧围绕服务保障这个工作中心，严格按照省级公务车定点维修统一结算的规定流程，有计划地做好每辆车的例保工作，发现故障及时维修，有效地确保每辆车的机械状况良好，保证行车安全。同时做到精心安排、合理调度，最大限度地保障普查的工作用车以及其他突发性用车，为顺利完成普查的各项任务保驾护航。

二、目前普查行政后勤保障工作管理中存在的问题

普查行政后勤保障工作的价值和意义就在于为普查工作的正常开展提供保障，为普查的各项工作任务及时完成提供周到的服务。从历次普查情况来看，在各级部门的正确领导下，在省办工作人员的共同努力下，我省在普查行政后勤保障工作总体上做得较好，普查经费充足，且使用上做到“三低”，即“低浪费、低成本、低消耗”，同时各项工作早准备、早部署、严格落实、严格监督，对整个普查工作起到了很好的促进作用。但仍存在一些需要改进的问题：

（一）普查行政后勤保障的规章制度有待进一步完善

没有规矩、不能成方圆。要通过制度的建立、机制的引进，来约束、规范、促进普查行政后勤保障工作，使普查行政后勤保障工作能够规范科学、合理有序。然而，与历次普查一样，此次普查全国缺乏规范的财务管理、车辆管理、会务管理、文档管理、安全管理、保密管理等制度，有些制度国家虽然也有制定，但内容主要延续以往且并不完善，也没有根据时代的变迁作出更好地修改，在遇到没有事先预料的突发事件或问题时，结果可能会导致搞过普查的许多人员按经验办事，没有搞过普查的人员盲目行事。

（二）普查行政后勤保障工作人员的责任意识和服务水准有待进一步加强

普查行政后勤保障工作头绪多、事务杂，要求从事行政后勤保障的工作人员具备极强的服务能力和理念，即既要有做好行政后勤保障工作的本领和水平，又要有当好“服务员”的态度，有不计名利、任劳任怨的“老黄牛”的实干精神。然而，目前普查的行政后勤保障人员多数是临时抽调人员担任，素质参差不齐，而且没有接受过专门的、规范的培训。对于宣传、清查摸底、调查登记、数据处理、资料开发等各个环节的工作，全国自上而下都开展了大规模的、专门的培训，唯独行政后勤保障这项贯穿始终的重要工作在历次普查中都没有开展过专门培训。结果，行政后勤保障人员在开展普查工作时出现许多问题，如协作精神不够，处理突发事件能力不足，服务意识也不够强等等。

（三）普查行政后勤保障工作人员的普查知识有待提高

从全省来看，由于参加普查业务培训的大多是普查业务骨干，从事行政后勤保障工作的人员只有少部分人员有机会参加普查方案方面的培训和学习。大多数行政后勤保障工作的人员对普查条例、普查方案、实施细则和操作流程等的学习掌握不全，理解不够，难以很好地配合普查工作的顺利开展，同时也就影响相关服务工作的提高。

三、普查行政后勤保障工作管理的规范化思考与建议

针对上述问题，现就今后如何更好地做好大型普查行政后勤保障工作提出几点建议：

（一）建立健全各类制度

建立健全具有根本性、稳定性和长期性的各项规章制度是按制度束人、按制度办事、按制度管物的根本保证。建立严格的岗位责任制度，合理分工，协调配合，充分发挥普查办人员的优势和特长，让有效的人力发挥最大的作用。对材料撰写、信息发布，要建立严格的审核制度，做到严谨、科学。针对物资采购、日常接待、车辆维修等财物支出，都要有完备的财务管理制度加以约束和规范，使有限的资源发挥最大效益。

（二）增强五种意识

一是增强大局意识，站在大局的角度做好行政后勤保障工作，自觉把行政后勤保障工作放在大型普查的大局中去思谋，服从服务于大局；二是增强责任意识，从事大型普查行政后勤保障工作也要有强烈的责任心和责任感，做到“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为”；三是增强服务意识，严谨细致地做好每一个环节的工作，为普查业务工作提供坚实支撑；四是增强效率意识，要做到快而有序，忙而不乱，雷厉风行，立说立干，坚决克服拖沓懒散、推诿疲沓的不良作风，注重工作质量，讲究工作效率；五是增强奉献意识，行政后勤保障工作从事的是幕后、台下的工作，做得多，干得多，无影又无踪，看不出成绩，说不出一二三，但又是普查工作所不可缺少和替代的工作。因此，要有奉献精神，吃苦耐劳，不斤斤计较。

（三）重视培训

考虑到普查行政后勤保障工作的繁杂性，应专门举办针对这类工作的培训，同时培训内容要广泛，不仅要进行普查业务、普查流程的培训，而且要进行道德、素质教育、法制教育培训，还要进行财务管理、危机管理、行政管理、档案管理、保密管理等的各种培训，切实提高专业水准，做到普查各项工作事事有人管、人人有责任。

浙江省人口普查办公室