浅析高校二级学院办公室工作建设现状及改进对策

郭文飞

一、前言

二级学院办公室，作为高校最基层的综合办事机构，主要有两大职能：一是对内，主要针对本院教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等方面进行组织、协调、服务、管理；二是对外，主要负责与本校平行院系及各职能部门的沟通和协调等具体工作。其工作内容庞杂，类型多样，重点主要包括：本部门人员的思想政治工作、文件起草、档案统计等。由此可以看出二级学院办公室工作的开展好坏，人员素质的高低直接影响着在其所属高校中的形象以及本部门的各项工作能否顺利完成。当前的二级学院办公室的建设工作中无论是在体制建设、硬件设施建设、人员素质提高等方面均存在较多的不足。

二、高校二级学院办公室建设现状及存在不足

（一）办公室制度不健全，工作职责不清。由于二级学院办公室属高校内部最基层日常行政部门，随着高校办学事业的发展，二级学院的办学规模也越来越大。但是二级学院办公室的人员并没有相应的增加，规模大一点的二级学院办公室可能有五六人，规模小一点的可能只有三四人，所以渐渐造成办公室工作“事务多，人员少”的典型特点。如此往往使得办公室工作制度建设缺乏系统性，工作人员职责不明，常常是“一人兼数职”，造成了整体工作经常处于处理日常繁琐事务的低效率状态的现状。

（二）办公室硬件设施建设不足，同时与平行院系及上下级领导之间缺乏必要交流联系。由于学校经费较为紧张，使得办公室一些必要的硬件设施建设相对短缺，影响了办公室的日常行政工作的正常开展；由于通讯手段陈旧与方式单一，横向联系方面，兄弟院系之间的互相交流经验次数有限，共同参与研讨会、培训会的机会亦是少之又少；纵向联系方面，办公室工作也缺乏与上下级沟通，不能充分发挥参与政务、参谋助手的作用，使得其在领导与同学之间的枢纽作用有所减损。

（三）办公室人员素质有待提高。办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风等方面。因平时办公室人员多数时间忙于处理各类事务，难以进行系统的政治理论学习，政治素质得不到及时有效的提高；高校院系办公室人员，缺乏专业训练，跟不上形势发展的需要来进行科学管理和协调。

三、高校二级学院办公室工作建设改进对策

（一）建章立制，科学管理，努力提高办公室工作的整体水平和效率。当前多数二级学院办公室工作人员不足，但教学、科研、学工、行政、后勤等几乎全院所有对内对外琐碎事务都要由办公室来承担。面对如此复杂而繁重的工作任务，实行建章立制，科学管理，即在坚持以人为本的前提下，建立健全一套科学且行之有效的管理制度是尤为迫切与必要的。为此，要加强办公室规范化建设，制订符合实际的各项规章制度，用制度去规范人、约束人，努力实现办公室工作的制度化、规范化和科学化。实践证明，只有这样做，才能使办公室的各项工作都落到实处，不断提高办公室工作的整体水平和效率。

（二）加强办公室硬件设施建设，增强“横向”“纵向”沟通交流。在高校教育教学开展的新形势下，硬件设施的建设是办公室工作开展的物质基础，对办公室工作开展起着至为关键的基础性作用。计算机、打印机、投影仪等现代设备的使用必将大大提高办公室的行政工作效率；同时网络技术的广泛使用改变了办公室传统的管理模式与思维习惯，引起了办公室管理职能的内涵变化与发展，使得二级学院办公室与兄弟院系、上下级之间的沟通交流上突破了传统陈旧的方式方法，代之以通过计算机网络设置的网络专栏、建立集体QQ群、团体飞信等新方法新手段，更加快捷方便的实现了彼此间的经验交流沟通。

（三）着重加强对办公室工作人员素质的培养与提高。办公室的工作能否做好，归根结底要靠办公室全体工作人员的努力。人的因素是第一位的，没有一支高素质的干部队伍，就不可能有一流的工作成绩。所以办公室工作人员的素质高低直接影响到办公室工作成效的好坏，二级学院办公室职责多，任务重，这就必须要求办公室人员政治强、业务精、作风实、纪律严，既要有热心服务的态度，又要有无私奉献的精神。在加强政治理论修养的同时更应着重提高其服务意识、创新意识，最终保证二级学院的办公室工作在高校顺利开展。

作者简介：郭文飞（1979－），男，河北武邑县人，衡水学院马克思主义教学部办公室主任，讲师。

该文章发表于《管理与实践经纬》2012年1月。