高校网上办公必要性和可行性分析

高校网上办公必要性和可行性分析

肖　珊

(党委宣传部)

全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活和工作方式，同样对高校管理信息化提出了更高要求。

《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》明确提出:加快教育管理信息化，提高教育管理水平。作为高校信息化建设的重要组成部分，用全新的管理理念和求真务实的精神推进高校办公自动化系统建设，建立一套基本涵盖各部门业务流程并具信息集成的办公应用系统，是许多高校在信息时代的必然选择。

办公自动化，英文为Office Automation，简称OA。近年来，许多高校陆续投入OA系统的建设，不同程度提升了管理水平，但是在建设和推广过程中存在的问题也不容忽视，如目标模糊、实施范围不断扩大、后期维护困难等。

一、高校推行办公自动化的必要性

1.科学管理的需要。实施办公自动化后，高校的工作方式将得到较大改变，办公自动化系统能提供集成处理及发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少许多不必要的交接环节，实现资源共享，推动部门间的高效率协作和协同工作，同时为实现知识管理提供平台支撑。高校管理者可根据权限充分占有信息，随时了解学校的运行情况，与相关部门和人员保持经常性的沟通与交流，提高管理和决策的科学性。通过实施办公自动化，还能进一步规范工作流程，可避免过去可能存在的不按程序运作、审核不够严格等问题。办公自动化系统还能明确校内各部门、处室的工作分工与管理职责，由于该系统将每个部门、每个责任人的工作情况、工作时间都记录在案，增强了大家的工作责任心，最大限度地减少了部门之间相互扯皮和推诿现象的发生。

2.多校区办公的需要。近几年来，随着高校管理体制改革和布局结构的调整，高校规模不断扩大，合并高校一般都有多个校区，且地理位置各异，传统的办公方式难以做到各类文件和信息迅速上传下达并得到及时处理，一些地方往往成为“被人遗忘的角落”，这种不良状况迫切要求有校区间的新型办公方式出现。

3.移动办公的需要。随着高校办学开放性程度不断提高，高校领导经常外出参加重要会议或外出考察等，但又需要随时传回信息，随时了解学校情况，及时做出重要决定或对重要文件做出批示，这时如果有与Internet相连的办公自动化系统，高校领导就可以不受时间、空间的限制，随时随地通过Internet接入学校的办公系统，实现真正意义上的移动办公。

4.提高效率、节约成本的需要。无纸化办公已是现代化办公的一个“代名词”，实行办公自动化，可节约大量的纸张、油墨等耗材。更可贵的是，由于信息传递的及时性，节约了大量的时间成本和人力成本，使工作效率和管理水平大大提高，从而促使高校成为反应迅速的组织，其核心竞争力进一步增强。

5.信息沟通、民主管理的需要。在通常情况下，师生向校方反映情况和意见，一般通过教代会提案、意见箱、学生座谈会、层层反映等，交互性较差，处理周期长。在办公自动化环境下，通常会设一个交流区，高校领导可以较容易听到师生的呼声和对学校发展的合理化建议。不入课堂，就能了解到学校教育教学的一些情况，而且由于网络具有匿名性的特点，师生们可以放心大胆地讲出心中的疑虑，校领导和职能部门也可有针对性地给予答复解决，使高校管理工作更具成效。办公自动化的实施也将进一步拓宽校务公开的形式，教职员工可以通过办公自动化系统随时了解和关注每一项决策制定、制度出台的基本过程以及学校各项工作的进展情况，从而促进高校民主管理的进程。

二、顺利推行高校办公自动化工作的建议

1.加强领导，广泛发动

一是成立领导机构，明确责任部门。高校应建立由校长或主管校长直接领导的信息化建设领导小组，负责全校数字化校园建设，并对办公自动化系统建设加强指导，落实必要的专项经费。明确现代教育技术中心(或信息化办公室)和校长办公室为主要责任部门，现代教育技术中心主要负责与软件公司的总体协调和技术服务，校长办公室主要负责提出具体业务需求、用户权限管理、电子公文管理办法及推广安排等，并配合确定办公自动化总体框架。

二是领导带头，广泛发动。领导重视是办公自动化取得较好成效的关键。校领导和部门领导要带头学习、使用办公自动化系统，并利用各种会议进行广泛动员，使全校教职工深刻认识到实施办公自动化的必要性，为顺利推行办公自动化营造良好的舆论氛围。

2.制定制度，健全机制

一是制订相关制度。高校在推进办公自动化系统过程中，要根据本校实际建立和完善相关规章制度，确保系统的安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发布文件的规范性和严肃性，促使每个用户能正确地收集、发布有用信息，维护系统的正常运行，如制定《电子公文管理办法》，规范电子公文的审核、签批及电子签名、电子印章问题;制定《办公自动化系统运行管理办法》，建立有关使用、授权、录入、保密、维护等制度，特别是对系统管理员的权力进行制约，确保系统的安全。

二是加强检查、考核。要定期派专人到各部门检查使用情况，定期考核，适时组织经验交流，表彰先进，推动办公自动化工作。高校办公自动化系统的实施和应用是一项复杂的系统工程，这不仅因为办公自动化系统的实施难度比单项业务应用系统大，而且它能否成功实施，与管理者和参与者的观念、素质，学校的硬件、软件配置，管理水平以及资金状况密切相关，故必须进行充分细致的调查和缜密的分析，坚持以需求为导向，选择适当的系统功能并不断完善，敢于发现问题、正视问题、解决问题，以应用促发展，确保高校办公自动化的顺利实施。

3.加强培训，确保安全

一是加强办公人员培训。办公自动化系统是人机结合的系统，人是决定因素。学校要提高办公人员的办公自动化意识，同时针对不同层次的人员进行不同的培训，使各级用户都能较熟练地操作使用该系统。同时在办公自动化系统中对于计算机水平要求较高的岗位，可聘任专职计算机管理人员，以适应办公自动化的要求。

二是确保网络和信息的安全。网络和信息的安全是办公自动化建设的基础和前提，首先必须采取先进有效的安全防范策略，避免网络遭到破坏和病毒感染;其次加强保密措施，通过权限设置、身份认证、网上行为管理、数据备份与恢复等技术确保信息的安全;最后开展安全保密的宣传教育工作，提高办公人员的保密意识，加强职业道德教育。

总之，办公自动化是当今正在不断发展的一门多学科的综合性应用技术，高校办公自动化系统的建设是学校信息化建设的重要内容，同时办公自动化系统的建设是基础性、长期性和经常性的建设。将办公自动化系统广泛应用到高校管理的实际工作中，进而有效地整合学校资源，提升学校管理水平，促进学校长期发展，是我们共同追求的目标，我们愿为此持续努力，达成目标的最终实现。