编写《档案管理理论与实践》的基本思路

编写《档案管理理论与实践》的基本思路

何嘉荪

我主编的《档案管理理论与实践》，经陈兆祦老师审校后，由高等教育出版社出版，将于今年11月以前在我的老家——上海印刷问世。有人问我：“目前我国已有了十余种档案管理学教材，其中不乏名家之作，你为什么也要来凑热闹？”

回答是：“我的书与他们的有很大的不同。”

“不同在哪里？会不会是空头理论或天方夜谭？”

看来，这不是一两句话讲得清的。因此应《上海档案工作》杂志之邀，我愿在这里简单作答，以飨读者。

一、论述体系不同

首先声明，《档案管理理论与实践》是集体劳动的结晶。苏州大学王李苏，武汉大学商学兵（现调广东佛山市档案局），浙江省档案局（馆）韩李敏、王茂法、吕红、胡元潮和江苏常州市档案馆徐秀娟都参加了编写工作。

我们这本书是经国家教委审查确定为高等学校文科教材的。在国家教委决定遴选笔者为教材主编时，其指导思想很明确：教材编写应提倡百家争鸣，因此必须有一本与中国人民大学档案学院的教材不同的教材。对此，我们是如何理解的呢？

新中国成立后迄今已出版的、各种版本的档案管理学教材（包括并非由中国人民大学档案学院教师编写的在内），尽管从最早的1962年陈兆祦、和宝荣老师主编的《档案管理学》，到1986年版陈兆祦、和宝荣老师主编的《档案管理学基础》和1987年濮德祥同志的《档案管理学》^[1]，其间存在许多差别，但是它们的论述体系基本上是一脉相承的，因此都可以简称为人大体系的教材。应该指出，人大体系的档案管理学教材，对我国档案事业的建设与发展作出了重大贡献，它们是广大档案工作者的良师益友，其功绩世人有目共暗。笔者本人也是读着这系列教材从中国人民大学档案系本科毕业的，陈兆祦、和宝荣、邓绍兴、陈智为等老师都是我的师长，至今他们也仍然给我以教诲，鼓励我前进。

然而表达科学理论的方式并非只有一种。物质世界是在不断发展变化的，永远十全十美的事物也几乎是不存在的。更何况，在某一方面见长的，往往在另一方面就存在短处或弊端。在档案界不时听到有人呼吁改变教材总是“老面孔”的局面，可能就是希望能从另外一种角度阐述同样的科学客观规律，以便开阔视野，使档案管理理论能在比较、鉴别中，走上更趋完善的发展道路。

正是有鉴于此，我们决心遵从国家教委的指导方针，另辟蹊径，从有别于人大体系的角度论述档案管理问题，从而向档案专业师生以及广大档案工作者提供另一种思考问题的途径，以进一步繁荣档案科学园地。当然，以我浅陋的学识又系首次提出的论述体系，肯定会有比人大体系更多、更大的缺陷和弊病，但是只要能引起人们的思索，我的目的就达到了。

其实，《档案管理理论与实践》的论述体系仍然吸收与继续了人大体系档案管理学原有的许多研究成果，并以此为基础。所以它绝不是某些人所想象的、离经叛道的“异端邪说”。但是它又确实在许多方面与众不同。其特点主要在于：

第一，尽量从各种门类档案的共同属性和特点出发，描述档案管理的一般规律。

我们认为，档案管理学并非文书档案管理学。相反，它是各种专门档案管理学（包括科技档案管理学在内）的母科学，对各种专门档案的管理活动起总的指导作用，因而具有普遍的适应性。所以，在编写过程中，我们尽可能站在这一高度，来研究档案管理的一般问题和带普遍性的规律。因此书中也涉及了档案馆收藏包括科技档案在内的各种门类档案，以及为之组织、划分全宗的有关理论原则，综合档案室内档案实体分类问题等。

但是鉴于历史的原因和传统习惯的影响，也由于对各门类档案管理共同规律的研究刚刚起步，极不成熟，《档案管理理论与实践》在不少问题上仍然主要偏重于文书档案的管理问题，这也是需要说明的。

第二，对档案管理程序的描述，更加与实际工作流程相近似。

档案馆（室）所进行的业务工作，说白了无非就是“把档案收进来”，经过“处理加工”，再“拿出去给人家用”这么三部曲。同时，为使这三部曲顺利进行、达到预期目的，还要通过适当渠道，获得反馈信息，以便更好地管理、控制整个三部曲的进程。所以我没有再把档案管理程序按传统，分为收集、整理、鉴定、保管统计、检索、利用、编研等若干环节分别叙述，而是就按这三部曲，外加“反馈控制三部曲的机制”，共四大块来进行描述。也就是分作馆藏建设，档案信息组织与处理（其中再分实体控制、智能控制两部分）；档案信息服务（包括借阅服务、咨询服务、编研服务三种类型）和反馈控制机制（包括档案统计研究和档案用户研究两种内容）四部分。

再以第一部分馆藏建设为例（为简便起见，我把档案室和档案馆收藏的档案一律统称为“馆藏”）。在现实工作中，收藏档案的工作总是伴随着鉴定文件价值的工作一起进行的，因为不论是档案室还是档案馆，收藏文件（或档案）都必须在认识其价值的基础上进行。所以“选择”是馆藏建设的核心问题。这种选择文件（或档案），将其收入档案保管中心的行为，是入藏档案质与量的保证。按其担负任务的性质，它可分为档案完整准确程度的控制和档案保存价值的控制两个方面，而其实际进程或者说从时间、空间角度，又可分为超前控制、入口控制和滞后控制三个阶段。上述两个方面的内容是综合贯穿于三个阶段之中进行的。

超前控制，在现行机关中表现为档案室对文书处理部门、业务部门的监督与指导，在档案馆则表现为对现行机关档案工作的监督指导及对其他馆外档案文件流向的控制。入口控制则是馆藏建设的主体。它在现行机关中的具体表现是“归档”；在档案馆则是接收、征集、征购档案的具体行为。滞后控制主要是对保存期满档案的鉴定与控制。

与传统的叙述方法不同的是，我把收集与鉴定的内容完全交融在一起，按上述三个阶段的流程加以描述。但又在“归档”一节中重点突出对文件价值的鉴定方法，在“档案馆档案的收藏”一节中则突出对“机关全宗”（整个全宗）的鉴定和选择问题。这种合并叙述的方式，在国外档案管理教材中已有先例，在我国是否行得通，尚有待实践检验，欢迎同仁指正。

第三，为应用电子计算机可能引起的档案管理方法的变革，寻找理论根据、提供理论基础。

计算机是人手的“延长”，应能模拟并代替原来由人工进行的许多工作。但计算机又绝对不是万能的，且应用时有许多先决条件。为了更好地减少前处理工作量，适应计算机管理的特点，发挥其优势，有必要对传统的手工管理程序及方法进行一定的变革。比如某些流程可以改变先后次序，或合并，甚至取消；某些方法则可适当简化……。那么哪些变革才是合理而科学的呢？或者说这些已经出现和可能出现的变革，能否在档案学理论中找到根据呢？比如说现行机关文书处理和档案管理自动化要求现行文件管理和档案管理一体化，因为只有如此才能大大减轻前处理工作量。那么它的理论基础是什么？

笔者认为只有更深入一层地揭示文件运动的客观规律和档案管理系统的内在运行机制，才能为所有这些变革提供理论基础。

所以，《档案管理理论与实践》在绪论第二节中简要介绍了文件生命周期理论。笔者认为这是一种其重要性并不亚于全宗理论的重要基础理论（我已另外撰文专门介绍）。应用这个理论可以说明文件与档案管理一体化问题和其他许多问题。

该书在第三章第一节中，就档案管理系统的内在运行机制问题作了重点论述，提出了“自由度”和“智能控制”的观点。根据这一观点，档案信息在收集、输入档案管理系统后，对它有两种处理形式：一种是对仍然储存在原始载体上的档案信息（即档案实体）的处理，可以称为实体控制；另一种是对超脱原始载体限制、取得一定“自由度”的档案信息（往往是著录形成的条目）进行的处理，可以称为智能控制。实体控制（包括档案实体的整理和排列上架等）是有条理地储存并再次输出档案信息的基础；智能控制（包括著录和目录组织等）则可以极大增强档案管理系统的环境适应性，满足多种多样且变化多端的查寻要求。在实体控制中，档案信息一般应按有机联系分类；在智能控制中，档案信息则应根据需要，按多种规则排序：既按有机联系分类排序，也按《中国档案分类法》分类排序，按主题词排序，按文号、按作者、按时间等等排序。

陈兆祦老师在为《档案管理理论与实践》所写的序言中指出：上述观点“其所具有的理论意义不可忽视”。笔者认为，仅就计算机在编目检索中的应用与档案整理的关系而言，把智能控制与实体控制同时视为性质相同的档案信息处理工作，就从理论上证明了它们作用的互补性和一定程度上的替代性。智能控制的深化当然可以带来实体控制的简化。由此可以推论：随着计算机在编目检索中应用程度的深化，大大简化立卷程序，很可能是必然的趋势。甚至档案实体只略加整理，基本上按流水顺序存放也是可以考虑的（如各级地质档集资料馆一样）。但是笔者也想同时在此强调，按有机联系整序档案信息的方法仍然是必要的，它将永远是智能控制中的首要排序规则。其他按分类号、主题词、文号、时间、作者排序的方法，永远无法将其取代。^[2]

二、增强理论色彩

档案管理学是应用科学，当然应该注意与实践相结合，解决如何做的问题。但是仅仅采用“白描”的手法讲授如何做，而对为什么应如此做的问题讲得太少，或不太充分，科学性会大打折扣，甚至显得有点像经验总结。常常听到一些高校档案专业的学生反映：“读档案管理学教材与读其他专业的教材相比，总好像是在喝白开水，淡而无味。”确实，以往我们的教材总是强调要通俗易懂，重在实践，却忽略了这一点：作为高校教科书，必须具有相当的理论性。事实上，只有深刻而又充分地阐述科学规律，才能对客观实际具有更大、更普遍的指导意义。知其然，又知其所以然，才能使我们的学生在跨出校门后具有更大的适应性。

正是有鉴于此，笔者在编写过程中非常重视理论深度问题。由于原来档案管理学中“档案”和“档案工作”两部分理论性较强的章节，现在都划归《档案学概论》讲述，这样就更要注意增强全书的理论色彩。

为此，笔者在全书开头第一章就安排了“有机关联性原则与全宗理论”，“档案价值与效益原则”，“馆藏成分与特色原则”以及“弹性原则”等几节理论性很强的“重头戏”。笔者认为这些篇幅中叙述的理论是档案学理论的精髓之一，这样抽出来集中论述，就能给学生留下深刻的印象。

此外，在书内每一大部分的开头，笔者也都安排了一节概论性的章节，重点讲述有关理论。前述有关自由度和智能控制的观点，就是在论述档案信息处理的理论和实体控制与智能控制的关系以及著录所具有的意义时提出来的。

同时笔者还注意从理论上对某些相似事物进行对比研究。比如我国档案管理中通行两种分类体系，一种是按有机联系分类的体系（主要用于实体控制，也应用于智能控制），另一种是按社会实践活动分工进行分类的体系（主要用于组织分类目录）。但在实际工作应用中，经常发生误用、混用它们的现象，甚至一些担负业务指导工作的档案干部对此也不甚了了。为此，笔者在书中尽量从理论高度分析它们不同的分类原则及其由来，以区别它们不同的作用和应用范围。另外，对著录与标引的区别和联系、档案著录与档案内容著录的区别、目录与索引的区别，书中也都作了较为详尽的说明。其中较有特色的是，书中主要根据档案文件的特点，说明了标引工作对档案管理的特殊意义。

我想这些不仅对学生全面理解有助益，对档案工作实践也有指导意义。

三、面向实际，总结新经验，反映学术研究新水平

有人认为，档案管理学教材只能传授实际工作部门中普遍通行的，或已由国家有关部门文件规范的工作方法及相应的理论。我则认为对中专或普通培训班教材如此要求似还合理，对高校教材也以此为标准就显得过于保守。

实践是在不断发展的，科学理论研究也在不断深化。当实际工作的规模和领域大为扩展以及人们的认识水平不断提高以后，有些原本是正确的做法和理论，往往会渐渐显露出其局限性来。

比如我国是根据“全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”来划分全宗、组织档案馆馆藏的。这种以形成者来源为标准的做法和有关的理论，基本上移植于苏联档案界20世纪20年代提出的“莫斯科公式”。应该指出，时至今日它对于馆藏主体为文书档案的综合档案馆，仍然基本上是适用的。

但是，我们又应该看到，在当前已经涌现出的各种专门（专业）档案馆内，一个个相对独立、又具有相当数量的档案文件有机整体（它们实际上也是全宗），又确实不是按形成它们的主体单位构成的。就以航天工业档案馆为例，火箭、卫星的档案是按它们的型号组成有机整体的，绝不是按形成它们的设计院和工厂划分全宗的。

事实上，著名德国档案学家布伦内克早就看到了这一现象并大胆地提出了“自由来源原则”。他认为，“问题的关键是如何看待来源”。其实“来源有两种：机关来源和事由来源”，因为档案有机整体也有两种，“有机发育的和人为造成的，前者指进档案馆前的档案体”（也就是现行机关文件组成的全宗），它们有着同一的机关来源，并且其文件仍然在产生。

“人为造成的档案体一般是在档案馆完成的……多用实用归纳法和合理演绎法编列而成，是一种事由来源。”布伦内克指出：“我们的来源思想根本不是只保持固定的来源，而是把来源和事由配合成一种相当的比例关系，建立一种两者之间的综合体，即保持来源共同性基础上的事由共同性。”^[3]吴宝康教授主编的《档案学概论》据此举例，“一个型号的飞机既是事由又是来源”，所以把有关它的档案组织在一起就“建立了两者一致的综合体”^[4]。

苏联档案界也看到了现实工作中存在的这一变化，因此在80年代初，对“莫斯科公式”的全宗定义主动作了修改，取消了其中“一个独立机关组织或人物”的限定，也规定全宗有两种类型：文件全宗和档案全宗。“文件全宗是机关或个人活动中形成的文件总和”；“档案全宗”则是“文件全宗中应移交国家保管的部分，或者是在档案馆组成的有历史联系和（或）逻辑联系的文件总和”。并指出：“全宗构成者”（也就是我国的“立档单位”），仅仅指“形成文件全宗的机关或个人”。^[5]

笔者认为苏联的“文件全宗”也就是布伦内克所谓的“进档案馆前”的“有机发育的档案体”，“档案全宗”则是布伦内克所说的“人为造成”的档案体。它可以按历史联系（同一形成者来源）组成，也可以按逻辑联系（同一事由来源）组成，对后者来说也就不一定有立档单位了（“立档单位”与“文件全宗”才是对应概念）。《苏联档案工作理论与实践》一书更指出：科技文件综合体和新型载体档案组成的全宗，往往是按逻辑联系组成的。^[6]

所以，作为高校教材，绝不能墨守成规，无视实际工作中出现的种种新情况。相反，高校教科书也应该以总结实践工作中的新经验、反映国内外学术研究新水平为己任。所以笔者不仅介绍了主要在国外流行的文件生命周期理论及陈兆祦老师的有关论点，而且也大胆地把自己与中国人民大学冯惠玲同志合作提出的有关机关全宗、档案全宗、主体全宗和客体全宗的概念及相关的理论写入了本书。

诚然，笔者的观点可能仍有漏洞，特别是尚未圆满地解决应用问题。但是，笔者认为即使作为一种学术流派，把它们奉献给读者也是有意义的，起码可以开阔学生的视野，给读者以启迪，引起新的思索。否则，面对不断发展变化的实践，我们的高校教材将永远只能回避矛盾，落后于实际，脱离实际，无法反映科研新成果，在理论上不具有先进性。

正是基于上述原因，笔者对馆藏建设问题、综合档案室内档案分类问题、档号问题等当前的一些热点问题，也都表明了自己的见解。然而值得指出的是，与此同时，笔者仍然较全面地介绍了当前流行的传统观点和做法。这一方面固然因为笔者的观点本来就以此为基础，另一方面也因为，作为教材，就应该全面介绍各种流派的理论和做法，只有这样，才能使学生们一旦跨出校门，不会一碰到新问题就无所适从。

以上就是笔者主编本书时的基本思路。本来这种类型的文章不该由我写，但是既然《上海档案工作》编辑部要笔者自己登台“推销产品”，笔者也就只好干起了“王婆卖瓜，自卖自夸”的勾当。其实，笔者也明白，书中肯定会有许多不足之处。全书书稿从1986年10月正式动笔，至1988年1月脱稿送审，并于1988年7－9月作了进一步修改。后来在出版社编审期间，又对个别章节作了部分调整和修改。现在，在它行将正式出版之际，笔者又发现书内还有不少不尽完善、令自己遗憾的地方，但都已经来不及弥补了。因为实践和认识是在不断发展的，今天总会发现昨天行为的许多缺陷。当然，笔者自己尚未觉察的缺点、甚至谬误之处可能会更多，恳望业内专家及读者批评指正。

（原载《上海档案工作》1991年第6期）

【注释】

[1]在我编写《档案管理理论与实践》期间，邓绍兴、和宝荣老师主编的1989年版《档案管理学》尚未问世。

[2]关于这个问题，请参阅笔者所写的《正确认识档案管理中的两种分类体系》一文，《浙江档案》1991年第2期。

[3]吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。

[4]转引自吴宝康：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。

[5]转引自苏联国家标准《文书工作与档案工作的术语和定义》，靳云峰译、韩玉梅校，载《档案学通讯》1987年第4期。

[6]［苏］Φ・И．多尔吉赫、K・И．鲁捷尔松主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，中国档案出版社1984年版。