高职院校兼职档案员队伍建设与学校工作的互动效应

高职院校兼职档案员队伍建设与学校工作的互动效应——以温州科技职业学院为例

陈小影　雷晓蓉

（温州科技职业学院）

摘　要：兼职档案员是当前高校档案管理工作不可或缺的重要力量，如何扬长避短，发挥“兼职”优势，实现兼职档案员在档案管理、部门工作和个人发展等方面的良性互动，值得探讨。温州科技职业学院对此进行多年实践与探索，证明通过科学管理，兼职档案员工作既能推动整体工作，又能助推个人发展，对探索新形势下高校档案员队伍建设具有一定的借鉴意义。

关键词：高校　兼职档案员　互动效应

兼职档案员，是指不是专门从事档案工作，而担负一定的档案工作任务的档案人员。在各高校，兼职档案员队伍在档案整体工作中发挥了很大作用。但如何处理好个人发展与部门工作、档案整体事业的良性互动未引起足够重视，这也是影响兼职档案员队伍科学发展的关键因素。温州科技职业学院（以下简称“温科院”）是一所地方性高职院校，经过多年实践与探索，以“个人发展与整体工作相互促进”为切入点，建立了一支管理规范、运行高效的兼职档案员队伍，既缓解了专职档案岗位人员不足的困难，又起到与部门、学院工作相互促进的良性循环作用。

一、兼职档案员队伍的作用与存在的问题

（一）作用

实际工作中，兼职档案员队伍在一个单位的整体档案工作中发挥了极大的作用，主要表现在：（1）兼职档案员承担了档案工作流程中“收集”和“整理”这两个最基础、最关键的环节，对保证归档工作的质量起到了重要作用；（2）由于兼职档案员多由部门行政秘书人员担任，他们收集整理的档案较完整全面、规范性好，提高了归档效率，而且可以提高档案利用率；（3）有兼职档案员的存在，使得专职档案人员能够抽出时间和精力对馆藏档案进行深层次的加工和整理，从而使档案工作的重点可以由档案实体管理向档案信息资源开发利用转移。

（二）存在问题

兼职档案员队伍的建设还存在着许多问题，共性问题表现为：“非专职化”队伍人员变动性大、不固定，工作压力大，不受重视等。但笔者认为，根源性问题在于缺乏动力、激励机制，兼职档案员身兼数职，许多人往往将归档工作视为额外增加却对己无益的任务，自然没有积极性，进而导致一系列问题。

许多高校在兼职档案员建设方面探索出了一些行之有效的经验，如浙江大学档案馆就通过提高部门归档意识、找准工作切入点、开展有针对性的培训、优化档案员评优方式等方法，有效提升了整体档案工作水平。温科院找准问题根源，坚持兼职档案员个人发展、部门工作和档案整体工作共同发展原则，推出针对性举措，兼职档案员队伍建设成效明显。

二、温科院兼职档案员工作互动效应实践

（一）现状

温科院由3个单位合并而成，具有60余年历史，前后经历3个阶段，2个单位并存（现同时挂温科院和温州市农科院牌子），职能领域涉及教育、科研和“三农”服务，档案资料数量庞大，现有7个全宗、10大类、28679件档案，前期整理及后续规范工作量极大。学院高度重视档案工作，除配备2名高级职称专职档案工作人员外，建立了一支涵盖全校各个部门、拥有23名成员的兼职档案员队伍，档案工作规范有序。23名兼职档案员中，女性15名，男性8名；平均年龄29岁，全部是部门秘书或主管人员（教学秘书、科研秘书、综合科室负责人），其中3人为学院中层部门负责人。学历皆为大学本科及以上，其中研究生学历占80%以上，队伍总体年轻化、素质高。

（二）实践

温科院兼职档案员队伍建设坚持“四原则”，重视素质培养，经过了一个从无到有、健全稳定到提升发展的过程。

1．人员配备上，坚持“以点带面，遍及全校”的原则

和多数合并之初的高校一样，温科院建校之初的档案工作职能由校办兼任，指定一名专人负责，建立一支由学校主要职能部门组成的兼职档案员队伍，包括教学、科研、行政、计财、后勤等，夯实了基础，实现档案队伍从无到有的转变。合并建校之后，以综合档案室为中心，各部门至少配备兼职档案员1名，不到三年时间，档案工作做到各部门、各系所全覆盖。

2．工作要求上，坚持“依法规范，按时保质”的原则

以档案法、学院规章为依据，基于行业、专业及本校工作实际，综合档案室每年分阶段、分性质安排部门档案移交时间表，并明确归档范围和具体要求。各部门根据标准，从内容到形式按规范收集和整理档案，按时保质移交到综合档案室。兼职档案员经过几年的实践锻炼后，档案工作意识显著增强，业务日渐熟练，同时对其本职工作、部门工作有显著的助推作用。

3．业务素质上，坚持“人人培训，内外结合”的原则

上岗的兼职档案员必须参加省、市档案部门统一组织的档案业务培训，拿到上岗证书，并积极推荐参加各类档案工作交流、业务巡回等，提高理论水平和实践操作能力。在校内，一年召开1次以上档案业务培训，邀请政府部门或行业专家来校开展专题培训，内容包括档案法规、业务规范、信息化管理知识及平台操作指导，或针对实际工作中出现的关键难点问题进行专题培训。特别是近年学院档案信息化工作由浅入深的过程中，针对档案数字化培训的专题培训显著增多，平均一年达2—3期次；另外，档案部门专业人员还实行不定期的实地巡回指导制度。每年确保召开1—2次档案工作会议，及时总结阶段性工作经验，部署新任务，解决新问题。

4．激励机制上，坚持“有利工作，有益个人”的原则

温科院兼职档案员是以加倍的努力从事本职工作和档案工作的，他们理应得到相应的回报。这支队伍建立并稳定之后，关注个人发展、实现工作与个人双赢，成为学院新时期兼职档案员队伍建设的主题。在确保基本工作条件的同时，学校在业务素质提升、职称晋升等方面尽量创造机会、提供平台，鼓励兼职档案人员参加各类学习、培训和学术交流、评先评优等，帮助其实现个人的发展。一是在职称评聘时，可选择现有本职岗位职称系列，也可兼评档案系列。二是适当提高待遇。兼职档案员列入学校档案工作小组名单，并在评先评优过程中予以适当的精神和物质奖励，保持兼职档案员的责任感、荣誉感和积极性。三是条件和权益保障。给予兼职档案员所在部门相应的政策和条件保障，督促部门重视档案工作进而支持兼职档案员的工作，保障其相应权益，激励个人做好部门档案管理工作，进而带动整体的档案工作水平不断上升。

（三）成效

实践证明，温科院兼职档案员工作实现了良性互动，既推动了学校整体工作，又助推个人发展，打破了当初“兼职将分散主要工作精力，影响本职工作和个人发展”的顾虑，学校整体的档案管理工作也日益规范，质量逐年提升。

1．确保了全校档案整体工作质量

由于兼职档案员对部门工作熟悉，在收集、整理、移交档案过程中，岗位职责的敏感性会督促他们随时留意、收集相关资料，避免了文件、资料的丢失、损坏；而且保证了档案收集的完整性、准确性，确保每年的部门档案能按时保质保量移交，提高了归档工作效率，保证了学校整体档案工作质量，实现了建设兼职档案员队伍的初衷。

2．提升了个人工作水平

由于兼职档案员工作与其日常工作紧密结合，也促使他们时刻留意部门其他岗位、其他人员工作进程与资料收集情况，提高了兼职档案员统筹协调、事务处理和自我管理能力。同时，通过日常业务培训、工作交流等，有效提升工作效率，锻炼耐心、细心和创新思维，既善于收集现有档案，又善于发现潜力档案，还善于科学改进档案管理工作，并将这种创新灵活的思路运用到其他方面，对提升自身综合素质水平助益良多。

3．促进了部门工作规范化

档案工作涉及部门工作各方面、各岗位及全体人员，档案工作规范与其他工作制度一起形成组合拳，如一条无形纽带，也是一项无形的规则，增强了全校员工的档案意识、规范意识、责任意识。同时，兼职档案员们通过日常资料的收集、归卷，能够发现文件在形成、处理过程中存在的问题，进而发现部门工作中存在的不足，可以为部门工作方法、策略的改进提供科学建议，推动了部门日常工作的规范化和有序运行，进而推动部门工作整体水平的提升。

随着档案事业深入发展，高校兼职档案员队伍建设应当有新建树，可以在激励机制方面有更加积极的新措施，如制订更有吸引力的鼓励、奖励政策；将兼职档案员工作业绩列入个人年度考核，并将该项业绩及考核情况作为个人职称晋升、评先评优的依据之一，等等，从而更积极有效地实现兼职档案员队伍建设与学校管理、学校教学科研及学校档案工作的良性互动。

参考文献：

［1］张文英．高校兼职档案员的队伍建设［J］．办公室业务，2012（1）．

［2］闰丽侠．浅析高校兼职档案员队伍建设［J］．长春师范学院学报：自然科学版，2012（3）．

［3］沈颖婕，胡志富．高校兼职档案员队伍建设实践［J］．浙江档案，2013（1）．