浅谈企业档案工作现状及对策

浅谈企业档案工作现状及对策

芮建芳

（浙江嘉康电子股份有限公司）

摘　要:本文针对当前企业档案工作存在的主要问题，如档案意识淡薄、管理手段陈旧、人员素质偏低等，提出当前做好企业档案工作的关键在于:转变观念，主动开展服务；加强企业档案基础工作；实现档案管理手段的现代化；提高档案人员的综合素质。

关键词:企业档案　现状　对策

企业档案是对企业活动的真实记录，它对于促进企业生产经营、推动企业技术进步、提高企业经济效益等有着重要的作用，也是企业经营管理决策和维护企业权益的重要凭证。在新形势下，如何加强企业档案工作，使其能更好地服务于企业发展，是企业档案工作者应当认真思考的问题。

一、企业档案工作存在的主要问题

（一）档案意识淡薄

基层部门的管理、科技、生产设计等人员是企业档案材料的形成主体，他们既是档案的形成者，又是档案的利用者，与企业档案的完整性、齐全性直接相关。但是，由于人们对档案的价值和作用认识不足，档案意识普遍比较淡薄，严重制约了档案管理水平的提高。具体表现在:一是企业部分领导对档案工作不闻、不问、不睹，采取对上应付、对下凑合的办法，只要求档案部门不出大问题即可；二是许多科技、生产、管理部门的人员，外出学习开会的领导，有科技成果的个人，他们所形成的具有保存价值的材料都不向档案部门移交，擅自据为己有；三是由于对档案和档案工作不熟悉，相当多的企业职工不能自觉地利用档案。

（二）明显滞后于企业发展

随着企业生产经营规模的扩大与市场竞争的加剧，企业档案量成倍增加。如企业改制、资产重组、资产评估、清产核资活动，证券股票交易、电子商务、网上交易、产品检查、知识产权、商业秘密、倾销和反倾销、补贴与反补贴，索赔与反索赔等工作都会产生档案。由于一些企业经营管理者档案意识淡薄，至今没有出台相应的管理措施，导致企业档案工作存在着收集不齐全、保管不完整、提供的利用方式单一等缺陷，档案管理工作明显滞后于企业发展。

（三）管理手段陈旧

随着企业计算机技术、多媒体技术、网络技术的广泛使用，产生了大量电子文件，形成了大量的电子档案。今后档案接收的趋势将是纸质档案逐渐减少，电子档案持续增多。这种状况对企业传统的档案管理方式提出新要求和新挑战，目前传统的管理手段已远远不能适应。

（四）管理人员素质普遍偏低

企业档案管理水平的好坏，主要取决于档案管理队伍素质的高低。由于企业以经营效益和盈利为根本目的，在这种观念指导下，个别企业领导忽略了包括档案管理在内的企业基础工作，他们把档案部门的专业技术人员调出相应岗位，而把企业改制优化下来的人员硬性安排在档案工作部门；有的企业档案专业技术人员身兼数职，他们往往把主要精力用于其他事务，而忽视了档案工作；有的企业只重视档案管理人员使用，轻视专业技术业务培训或继续教育，导致档案从业人员专业知识匮乏，视野狭窄。

二、做好企业档案工作的对策

（一）转变观念，增强档案服务意识

为企业改革发展服务，是企业档案工作的目的。企业档案人员应牢固树立服务意识，始终把为企业服务放在企业档案工作的突出位置。在当前，首先要加大企业档案工作的宣传力度，通过多形式、多途径的宣传，提高企业职工的档案意识，营造档案工作的良好氛围。其次要用创新精神拓展企业档案工作，无论是企业档案工作内容、范围，还是企业档案工作的手段、服务方式，都必须打破旧的框框，冲破旧的思想束缚，按照现代企业发展的要求，探求适合自身特点的企业档案工作新路子。

企业档案人员要有主动服务意识，摆脱“看摊守堆”的被动局面，想企业之所急，送企业之所需，围绕企业中心工作，主动开展服务；要有超前服务的意识和敏锐的思想，及时找准服务的切入点，快速捕捉有用的信息，为企业提供有效的服务；还要有法律意识，了解和把握档案对企业的维权作用，学会适时提供档案，使企业免遭不必要的损失。

（二）加强企业档案基础工作

一是健全档案管理制度，确保规范运作。要将企业档案基础管理工作，逐步纳入国际通行做法，借企业推行ISO9000质量管理体系之机，把国际质量管理导入档案管理工作，编制《企业档案管理手册》。《企业档案管理手册》一方面要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定销毁等各种制度要求；另一方面要细化档案人员工作职责，包括档案室职责、专职档案人员工作职责、兼职档案人员工作职责等，然后将《企业档案管理手册》下发到企业各个部门执行。从而促使档案管理人员按章行事，将档案管理工作纳入各职能部门的日常工作范围，保证档案管理各项规定得以顺利实施。

二是严格记录，确保制度落实。在档案管理过程中，要严格记录程序，不仅将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，而且要详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况，既保证每项制度落到实处，又做到有据可查。

（三）实现档案管理手段的现代化

首先，必须抓紧对企业档案尚未达到标准化、规范化要求的部分进行整改，真正做到标准化、规范化。其次，在标准化基础上逐步实现管理方式、手段的现代化。即:以计算机技术为核心，结合现代通信、信息处理、光盘存储和复印等现代化技术，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等各个环节进行现代化管理。再次，在档案管理现代化初具规模以及企业各职能部门普及计算机时，可以开展企业内部联网，以充分发挥档案资料的作用，更好地为企业发展服务。

（四）提高档案人员的综合素质

一是企业档案部门内部应引入竞争机制，营造浓厚的学习风气；二是企业档案工作者要增强危机意识和紧迫感，努力优化自己的知识结构，要在钻研档案学理论的同时，学习外语、互联网、计算机应用以及相关的法律知识，使自己成为一专多能的复合型人才；三是档案人员应结合档案工作的规律和特点，不断提高综合分析能力和编研开发能力，从而成为懂业务、会管理、胜任本职工作的行家里手。