档案中介机构应如何开展上门服务

档案中介机构应如何开展上门服务

王娜娅

（象山县农村信用合作联社）

摘　要:中介服务是档案中介机构最主要的功能。中介服务包括上门服务和定点服务两类。档案中介机构做好上门服务须从以下三方面着手:全面摸清情况，做到有的放矢；力求精准，提供专业的上门服务；抓好服务反馈，优化档案服务质量。

关键词:中介机构　档案　上门服务

随着社会的进步和档案事业的发展，档案中介机构应运而生，蓬勃发展。以浙江省为例，从1992年湖州市、建德市成立第一批档案中介机构至今，这些档案中介机构一直介于档案行政管理部门和社会之间，发挥着重要的桥梁和纽带作用，在推进全省档案事业发展中发挥了积极的作用，这一作用也越来越为人们所认可。具体而言，中介服务应是档案中介机构最主要的功能。其服务对象包括政府、企业、团体和个人，服务方式包括上门服务和定点服务。本文仅就其中的上门服务进行分析和探讨。

一、全面摸清情况，做到有的放矢

（一）摸清服务单位的性质

应摸清上门服务单位是国家行政机关还是企事业单位，是国有企业或者是民营企业，以便确定服务单位适用的档案管理规范，并按此规范有针对性地开展中介服务。

（二）了解服务单位的经费实力和现有的档案设施设备状况

目前，大部分服务对象都设立了档案室，配备了专门的档案装具，但是档案中介机构在向这些单位提供整理、数字化加工等中介服务时，往往会碰到原有装具配备不足或者需要改造的情况。由于中介机构长年累月从事档案工作，在档案装具、设备添置方面较有经验，通常可以根据服务单位的经费情况，结合现有的档案设施设备情况，预计所需库房的大小，合理配备空调、电脑、扫描仪等设备，以实现服务效益的最大化。因此，了解服务单位的经费实力和现有档案设施设备状况，是档案中介机构提供高质量上门服务较为关键的一步。

（三）熟悉服务单位的主要业务及已有的档案门类

要了解服务单位的常规业务活动和主要业务职能，以便根据服务单位的实际情况对其档案进行分类，确定档案门类究竟是五大类还是六大类，下设类目是二级类目还是三级类目。

二、力求精准，提供专业的上门服务

档案中介机构提供的上门服务主要包括档案收集、整理、归档、数字化加工等。在具体的服务过程中，档案中介机构为了使服务质量达到专业化水平，必须与档案行政机构保持密切联系，准确把握各种国家标准和行业标准，严格遵章操作，并且主动就服务过程中碰到的问题进行沟通，力求使档案整理、编目、归档等操作科学规范，数字化加工质量符合标准。例如，严格遵照国家档案局8号令及本单位、本系统的文书档案归档范围及保管期限进行归档、分类、编目、数字化；严格按照DA/T39—2008《会计档案案卷格式》和《会计档案管理办法》管理会计档案，按会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类进行分类归档；严格按照GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并结合各类工程规范，管理科技档案；对于档案数字化加工，则按照DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》操作，电子档案归档按照GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》和DA/T32—2005《公务电子邮件归档与管理规则》进行操作。

总之，档案中介机构在业务上必须是过硬的，在提供的服务上必须是专业的，要让对方切实感受到档案中介机构提供的服务，的确与单位自身从事的档案工作有质量上的不同。

三、抓好服务反馈，优化档案服务质量

档案中介机构是提供档案服务的专业机构，它的专业性除了能提供专业的档案服务以外，更重要的一点是善于在开展档案中介服务的过程中，发现服务对象在档案工作中存在的问题，提出专业化的意见和建议。

（一）要善于从专业角度分析服务单位档案工作中存在的问题

比如，某家银行存在信贷档案收集不全的情况，这就可能导致借户贷款及假冒名贷款的情况，出现管理上的漏洞，因此档案中介机构必须站在专业机构的立场上，及时将信贷档案收集不全的情况反馈给服务单位，以引起服务单位的警觉，予以改进。

（二）要善于从档案内容中分析存在的问题

例如，某家银行在要件类资料的填写时，将借据金额50万元写成5万元，档案内容出现错误。档案中介机构必须及时向服务单位反馈，并建议服务单位采取奖罚措施，重视档案形成质量，杜绝低级错误的发生。

（三）要善于就服务单位利用档案提出专业化的建议

通过专业化的建议，使档案利用更为方便、高效，档案的价值和作用得到进一步发挥，更好地服务于本单位的经营管理活动。