合理使用办公用品

办公用品一般是指企业行政办公所需要的各种物品。做好办公用品的管理，要注意抓好采购、保管、发放使用三个环节。

1．办公用品的采购

采购工作要根据库存及消耗情况，按采购计划要求的质量、数量、品种进行采购，做到既保证需要又不积压过多。在采购时，要选取物美价廉的办公用品，尽量节减行政经费的支出。

2．办公用品的保管

办公用品的保管，主要指办公用品的登记、管理、分配、使用责任的确认以及盘点、交换和养护等，目的是保持办公用品的效能。如果企业的办公用品因保存不良而变质、变形、损坏或丢失，就会造成极大的浪费。因此，购进办公用品以后，应进行妥善保管。

在保管工作中，要及时登记保管账卡，定期（季度或半年）清理库存，做到账物相符，还要根据库存和需求情况定期提出采购计划。在做计划时，要注意防止物资的积压，努力压缩库存，做到节约资金。对库房还要注意加强安全防范工作，经常进行安全检查，防止各种意外事故的发生。

3．办公用品的发放使用

对办公用品的发放管理，要了解企业的发放、使用制度和标准，要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚持原则，对不符合领取规定的，要做好解释工作，使其能够理解。

办公用品的使用，一般应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则。

办公用品使用原则

经济化原则

有效化原则

标准化原则

制度化原则

（1）经济化原则

要求工作人员消耗办公用品的数量必须和其工作的价值等值；如果不等值，消耗量大于价值量，则造成办公用品和经费的浪费，就违反了经济化原则。

（2）有效化原则

行政工作直接消耗的办公用品虽然不能随意浪费，也不应一概简缩，只要使用得当，即使花费多也不能吝惜，以使办公用品发挥出最大的作用。

（3）标准化原则

标准化原则是指为了把有效化原则和经济化原则统一起来，应力求办公用品的使用符合办公的需要，并和办公特点相适应。

（4）制度化原则

制度化原则是指要从企业的实际情况出发，公开制定办公用品的使用原则与方法，严格执行，形成稳定的制度。

提醒您

员工每次领用办公用品都要做好登记，将来这些记录将成为各个部门办公费用年度预算的数据来源。

4．办公用品的回收

因为部分员工的懒惰、漫不经心，可能造成每天有很多纸张、签字笔、文件夹、笔记本及其他用品被浪费掉。当员工以邋遢、零乱的方式工作时，他们更可能丢失材料和浪费物品。虽然有些浪费是不可避免的，但即使是这样，有些闲置或废弃的文具（如文件夹、笔记本）或者耗材（纸张、硒鼓、白板）也是可以分流回收或再利用的。高级文秘要做的工作就是定期检查和回收有利用价值的物品，并重新分配使用。最后，不允许也不鼓励员工（包括高级文秘）将办公文具携带回家私用，这也是高级文秘应具备的基本职业道德。