专题新闻发布会礼仪

第二节　专题新闻发布会礼仪

专题新闻发布会，简称新闻发布会，有时也称记者招待会，是组织通过新闻媒介传播社会公众感兴趣的问题的专题活动。对旅游部门来说，举办专题新闻发布会，是本单位联络、协调与新闻媒体之间关系的一种重要手段。新闻发布会的常规做法是：主办单位将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议，宣布某一消息、说明某一活动，或解释某一事件，争取新闻界对此事重视，加深了解并进行客观而公正地报道，尽可能地扩大信息的传播范围。按照惯例，当主办单位在新闻发布会上发言完毕之后，允许与会的新闻界人士在既定的时间里围绕发布会的主题进行提问，主办单位必须安排专人回答这类提问。

新闻发布会的礼仪主要包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个方面的内容。

一、会议筹备

筹备新闻发布会，要做的准备工作很多，其中主要的工作有：

(一)主题的选择

主题是新闻发布会的中心议题。决定召开一次新闻发布会，应该首先确定主题，这直接关系到本单位预期目标能否实现。

主题要围绕组织发生的重大事件或做出的重大决策来确定。如果是要向社会公众宣布某一项重要决定，如旅游价格调整等，此时新闻发布会的主题就应是宣布决定，这是说明性主题。如果旅游组织在生产经营中受到了社会舆论的谴责，或提供的服务发生了意外，发布会的主题就应该是对发生的事情进行解释，这是解释性主题。当旅游企业兴建了一个新的旅游项目，或开发了一条新的旅游线路，而这新产品又暂时没有被公众接受时，发布会的主题就应是公布这条消息并对它进行宣传，这叫宣传性主题。

(二)时空选择

新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择，对这两个具体问题不重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。

在寻找发布会的场所时，应考虑的主要问题有：交通是否便利与易于寻找，酒店的风格是否和发布会的内容相统一，会议厅的容纳人数、相关服务、设施设备、价钱是否合理等。发布会的举办时间最好安排在下午，尽量不要选择上午较早的时间或晚上。开会时间以1小时左右为宜。还要注意避开重要的政治事件和社会事件，否则会影响发布会的传播效果。

(三)人员安排

新闻发布会对主持人、发言人的要求很高，主持人、发言人选择是否得当，关系到会议成败。

会议的主持人和发言人必须反应机敏，有较高的文化修养、良好的外形和语言表达能力。主持人一般由具备较高专业技巧的公关人员担任。会议的发言人一般由组织的高级领导担任，因为他清楚企业的整体情况，具有权威性。

(四)材料准备

材料准备得是否周全，决定着会议的效果。新闻发布会应准备的主要材料有：主持人的发言稿，答记者问的备忘提纲，新闻统发稿，与发布的新闻有关的背景资料以及录音、录像、幻灯等相关设备等。发布会开始前，应将提供给媒体的资料，以广告手提袋或文件袋的形式整理妥当，发放给各新闻媒体。

二、媒体邀请

在新闻发布会上，主办单位的邀请对象以新闻界人士为主，媒体邀请的技巧很重要。

邀请的对象和数量：在决定邀请对象时，必须有所选择、有所侧重。例如发布旅游类的新闻，旅游报刊和电视台旅游节目的记者就是比较合适的被邀对象。在邀请的密度上，既不能过多，也不能过少，不然的话，就难以确保新闻发布会真正取得成功。

邀请的时间：邀请的时间不要太早也不要太晚，一般以提前3～5天为宜，发布会的前一天再作适当的提醒。

邀请的方式：一般采取书面邀请函的方式，最好不要电话邀请，以示郑重。邀请函上既不能过多透露将要发布的新闻，又要适当地制造悬念，吸引记者参加。

三、现场应酬

在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现这样或那样的确定和不确定的问题，有时，还会有难以预料的情况或变故出现。在发布会现场，除主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，代表主办单位出面应付来宾的主持人、发言人，更要善于沉着应变、把握全局。无论是发言人还是主持人，在新闻发布会上都是一家人，二者既有分工，更应彼此支持，相互配合，保持口径一致，不允许相互拆台，公开顶牛。当新闻界人士提出的问题过于尖锐或敏感时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪。

四、善后事宜

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内，对其进行一次认真的评估和善后工作，为下一次的会议积累经验和教训。善后的主要工作有：

首先，整理新闻发布会的记录材料，对会议的组织、布置、主持、回答问题等方面的工作做一总结，从中吸取经验和不足，然后将总结材料归档备查。

其次，搜集到会记者在报纸、电台上的报道，检查是否达到了会议预期目标，若出现不利于组织的报道，应做出良好的应对之策。对发稿的记者要电话或当面感谢。