新闻发布会会议礼仪实训内容

会议是洽谈商务、布置工作、沟通交流的重要方式，也是现代经济社会中一项重要的商务活动。按参会人员可分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议有新闻发布会、业务洽谈会、研讨会等；公司内部会议包括周例会、月例会、年终总结会以及表彰会、计划会等。会议礼仪贯穿于会议的筹备、组织、主持及参加等一系列环节中，对会议效果有着直接的影响。

一、商务会议的基本礼仪

（一）组织者的礼仪

1．及时发出通知、请柬

组织者须事先拟好会议通知，通知上面务必写明会议主题、时间、地点及参加人员等内容。为了以示会议的隆重或对与会者的尊重，还可采取请柬的形式。然而，无论是通知，还是请柬，须在会前的一周送达或邮寄到与会者手中，使参加会议的人员有足够的时间准备。

2．备好会议资料

首先是列出会议的程序和日程安排，即对会议的各项活动按先后顺序排列好，并且会议日程的安排要适当，注意张弛有度；其次，把领导的重要讲话或相关的文字资料打印、装订好，待开会时发给每一位与会者。

3．布置好会场

（1）组织好会场的布置工作，例如横幅、照明、空调、麦克风、电脑投影仪、电话、传真机等设施的设置和测试。

（2）根据会议类型摆放长方形、正方形、椭圆形或圆形桌子，并按一定规则为与会者排好座次。如图6-1所示。

（3）准备好基本的会议用品，如便签纸、笔、资料袋等。

（4）做好饮品、茶水的准备工作。

4．做好接待与会者的各项准备工作

首先是会前接站，即事先根据来宾的身份、地位、规格及本企业的具体情况制定接待规格。其次，安排食宿，即根据客人的民族习俗、身份及要求，确定伙食标准、进餐方式、住宿环境。最后，安排返程，即了解了客人的返程时间后，及早预订机票、车船票，安排送行人员和车辆。

（二）主持人礼仪

作为会议主持人应具有思维敏捷与清晰、分析概括能力、有耐心、善观察、善表达、富有幽默感、自制力强、有协调能力、较高的解决问题的技巧等特性；同时，在主持会议的过程中应始终保持中立的态度，并站在无偏见的立场上，注意营造合适的会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼；控制会议主题和时间，鼓励参与，寻求反馈，特别是协调好与会人的关系，避免冲突。

（三）参加者的礼仪

1．准时到会

宁可提前15分钟也不可迟到1分钟，并按照会议安排入座。

2．规范着装

男士应穿深色西装、打素色或条纹领带、配深色袜子和黑色皮鞋。女士则须穿深色西装套裙、配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟或半高跟皮鞋。

3．言行得体

注意自己的身份、地位，扮演好自己的角色，力求言行举止自然得体、落落大方，切忌哗众取宠或喧宾夺主。

4．遵守纪律

在开会过程中，应集中精神，认真倾听，做好笔记，不要做出一些失礼的行为，如随意走动、与别人窃窃私语、打哈欠等。同时，在开会期间，有急事需提前退场，应与会议组织者打招呼，说明理由，征得同意后再离开。

图6-1　商务会议会场座次示意图

二、几种常见会议的礼仪

（一）新闻发布会

新闻发布会又称记者招待会，是组织机构为发布重大新闻或阐述重要方针政策而专门约请新闻记者参加的会议。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道的有效的沟通方式。对商界而言，举办新闻发布会，是自己联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段。

企业通常会在以下三种情形下召开新闻发布会：喜庆性，即企业在开业、周年庆典和产品获奖之时；专业性，即企业重大项目开工、科技成果转让、新政策条文实施之时；突发性，即企业内部突发危机事件需要说明事实真相、外部突发事件需要表态之时。可见，新闻发布会具有传播信息、影响舆论、沟通联系等作用，对企业的生存发展有着重要意义。

新闻发布会的礼仪规范与大多数社交场合不同的是，较少客套的东西，它的核心是“诚”。真诚地面对新闻记者、坦诚地公布与组织机构相关的信息。

1．新闻发布会筹备的礼仪

对商界而言，筹备新闻发布会，要做的准备工作甚多。其中最重要的有以下几项具体工作要做：

（1）确定主题。决定召开一次新闻发布会之后，首先就要确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。

一般而言，新闻发布会的主题大致上共有以下三类：

①发布某一消息；②说明某一活动；③解释某一事件。

具体而言，新闻发布会的主题包括组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日、经营方针发生改变或是推出新举措、新产品、新技术或者新服务面世，组织的首脑或高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等，或者是新闻发布会的常规主题。

（2）时间的选择。新闻发布会的时间与地点的选择尤为重要。若对这两个具体问题不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难以奏效。

在时间安排上，突发性新闻发布会的选择余地不大。通常来讲，一次新闻发布会所使用的全部时间，应当限制在两个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨记以下四个方面的细节问题：

①避开节日与假日；②避开其他单位的新闻发布会；③避开新闻界的重点宣传与报道；④避开本地的重大社会活动。

只讲紧迫性、时效性，而忽略了上述问题，往往只会使自己劳而无功。

通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，在周一至周四的上午10～12点，或是下午的3～5点。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。之所以将周五排除在外，主要是考虑到周末随之而至，此刻人心较易涣散，对新闻报道往往不予重视。

（3）地点的选择。新闻发布会举行的地点，除可以考虑本单位所在地或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。

举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情予以选择。

（4）人员的安排。在准备新闻发布会时，主办方必须精心做好有关的安排，包括主持人、发言人、礼仪接待人员、预备材料、邀请媒体。

①主持人。按照常规，新闻发布会的主持人都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是：年富力强、仪表堂堂、见多识广、反应灵活、幽默风趣、语言流畅、善于把握大局，长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。

②发言人。新闻发布会的发言人是会议的主角，发言人通常由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对发言人的基本要求还应当包括：思维敏捷、学识渊博、记忆力强、能言善辩、修养良好、善解人意、彬彬有礼等。

③礼仪接待人员。除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工，主要负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好是由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。

为了宾主两便，主办单位正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门与职务。

（5）预备材料。在筹备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人预备好以下四个方面的主要材料。

①宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住要点，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联系电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。有公司（单位）主页的商界单位，还可同时列出本单位的网址。

②发言提纲。发言提纲是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。

③问答提纲：为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先就要对可能被提到的主要问题进行预测，并就此做好充分的准备，以便发言人心中有数，做到有问必答。

④辅助材料。如果条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯、光碟，等等，以供与会者使用。在会前或会后，有时也可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄漏商务秘密。

（6）邀请媒体。新闻媒介的选择是否恰当，直接关系着新闻发布会的效果，甚至成败。因此，应当与重要媒介做好沟通工作，以确保其派记者出席（但绝不能以利益诱惑的方式吸引新闻记者或对记者做特别许诺，这是职业道德和新闻宣传纪律所禁止的）。新闻发布会的规模是由新闻发布内容决定的，媒介、记者数量要适中，并不是越多越好。

2．新闻发布会主持、发言的礼仪

（1）塑造良好的新闻发言人形象。在新闻发布会上，发言人是记者聚焦的中心，他传递着组织的声音，代表着组织的形象。因此，新闻发言人一般由企业“一把手”来担任，并须在公司有关人员的配合下，悉心研究组织形象的资料，不仅要把握体现组织经营理念的形象内涵，还要理解企业标志、吉祥物、代表色等构成组织形象特征的视觉要素的含义，以便使自己的言行风度和举止仪表与组织形象相符合，与新闻发布的主题相协调。

（2）称谓。对新闻记者的称谓，基本要求是规范。见面打招呼时不论男女，均称“张记者”、“刘记者”；在新闻发布会上，面对全体记者时的主要称呼语是“各位记者”或“尊敬的记者朋友”。

（3）把握讲话的分寸。在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一语，都代表着主办单位的形象。因此，必须把握好讲话的分寸。

（4）仪表。新闻发布会要求主持人和发言人注意自己的仪表，包括正规的发型、正规的服饰。除非是流行时装发布会等特殊性质的新闻发布会，从主持人、发言人到会议服务人员，男士一般要剃须理发，西装革履；女士要粉黛淡雅，着装庄重。在仪容仪表方面，需要克服如下倾向：①个人情趣和偏好。人皆有自己的情趣和偏好，以此显示自己的个性，在仪容仪表方面尤甚。但新闻发布会上展示的是组织形象，是组织的个性，而非个体的个性。②过于突出公司统一着装。公司统一着装有很多长处，它不仅带来了工作和现场管理的便利，而且是一种精神风貌，是一种形象。但一般情况下，除军队、公检法部门外，新闻发布会上不宜过于突出公司统一着装。因为具有职业特点的服装容易使人把公众信息传播与企业广告宣传相联系，这反而会影响新闻发布效果。

3．新闻发布会会后礼仪

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间内对其进行一次认真的评估善后工作。一般而言，需要认真处理的事情主要包括：

（1）了解新闻界的反应。新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本单位的重视程度。

（2）整理保存会议资料。整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理、保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为以下两类：①会议自身的图文声像资料，包括在会议进行过程中所使用的一切图表、文件、录像、录音等；②新闻媒介有关会议报道的资料，主要包括在电视、报纸、广播、杂志及电脑网络上所公开发表的涉及此次新闻发布会的通讯、评论、图片、消息等，可以分为有利报道、不利报道、中性报道三类。

（3）酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。

对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析、具体对待。这类不利报道大致可分为三类：①事实准确的批评性报道；②因误解而出现的失实性报道；③有意歪曲事实的敌视性报道。

对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受。对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，立场坚定，尽量为自己挽回声誉。

礼仪小贴士

高水平的新闻发布会是发言人与记者的智力竞赛。

【小故事】

我能保密

美国总统罗斯福在当总统以前，曾在海军担任要职。在一次新闻发布会上，有记者问到他有关在加勒比海的小岛上建立潜艇基地的计划。罗斯福在回答问题之前小声问：“你能保密吗？”记者回答：“我能保密”。

罗斯福立即接上说：“我也能。”

（二）例会

例会是指有固定时间、固定人员、固定地点的制度性会议。例会礼仪须注意以下两点：

1．按时出席

例会是制度性会议，不必事先通知，因此也容易忘记或忽略。与会人应当在自己的日程安排表上作出标记，以防遗忘。确实不能出席的应当请假或安排恰当人员代表自己参加，并告知主持人。

2．精练务实

例会内容一般都是大家职责范围内的事务。所以例会必须精练、简朴、短小、务实。为了做到这些，参加会议的人应当事先做好准备，在开会时才能言之有物，言之有理。主持人应把握好顺序和节奏。发言要一个接一个，避免冷场。讨论时不要相互打断别人的发言，发生争执时要告诫大家保持发言次序和应持态度。防止在会议过程中出现跑题、重复、争执不休等情况。注意要让所有与会者都有发言的机会。

（三）洽谈会

商界人士所进行的洽谈，又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。有关谈判的礼仪在后面第八章将详细介绍。