专题会议礼仪

任务二　专题会议礼仪

【任务引入】

新科公司新研制成功了一项高科技新产品并申请了专利，为了将此新产品顺利上市，公司决定举办一场新闻发布会。李先生是公司公关部经理，受领导委托组织并落实本次新闻发布会的相关事宜。

【任务布置】

如何组织新闻发布会？

【任务分析】

（1）确定新闻发布会的主题。

（2）筹备本次新闻发布会。

（3）新闻发布会实施及相关注意事项。

【知识链接】

一、新闻发布会礼仪

新闻发布会是商务会议中特别重要的一种活动，它的内容大都涉及内部重大事情，与会者主要是媒体记者，因此，一定要做好相关的礼仪工作。

（一）新闻发布会筹备礼仪

1.确定新闻发布会的主题

一般来说，新闻发布会的主题大致分为两种：一是说明性主题，如企业推出新产品、企业经营方针有所改变等，此时，新闻发布会主要是对外宣布决定；二是解释性主题，如企业产品质量出现了问题或企业出现了重大事故等，此时，新闻发布会主要是对所发的事件进行解释。主办单位可根据情况，确定好新闻发布会的主题。

2.选定新闻发布会举行的时间

选定时间要注意避开节假日，避免与重大社会活动相冲突，防止与新闻界的宣传报道重点撞车。

3.确定新闻发布会的举行地点

新闻发布会的地点可以考虑本单位所在地、事件的发生地，当地较有名气的宾馆、会议厅等。新闻发布会的现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，扩音、录音、录像等效果是否良好。

4.确定邀请对象

新闻发布会主要是面向新闻记者发布消息，所以记者是主宾。邀请哪些记者参加应根据发布会的性质而定。

如果是为了扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地广邀记者参加。如果只在一定范围内进行宣传、解释，则应将请柬送到新闻单位或记者本人手中，并及时利用电话联系，落实记者的出席情况。此外，广告公司、客户、同行等也是受邀请的对象。

5.选择新闻发布会的主持人和发言人

与其他会议不同的是，新闻发布会的主持人、发言人的选择非常重要，选择是否得当，往往直接关系到发布会的成败。

发言人通常由单位的领导人担任，因为领导人对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，由他们回答记者提问更具有权威性。发言人代表单位的形象，对发言人的基本要求还应包括思想修养好、学识渊博、思维敏捷、能言善辩，等等。

专家提示

新闻发布会的主持人一般由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任，而且应该是仪表堂堂、反应灵敏、语言流畅、善于把握大局、善于引导提问、对主持会议具有丰富经验的人。

6.新闻发布会材料准备

（1）发言人的发言稿

发言稿既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

（2）回答提纲

为了使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并做好准备答案，以使发言人心中有数，必要时能参考。

（3）报道提纲

每一个单位召开新闻发布会都有自己的宣传目的。因此，可以事先将报道重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。

（4）其他辅助材料

其他辅助材料包括图片、实物、模型、录像、光碟等，其目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

（5）其他工作准备

其他工作准备如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制造，以及与会人员的仪态举止训练等。

（二）新闻发布会的程序

1.签到

新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作，接待人员要热情、大方、举止文雅。

2.会议开始

主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。

主持人应根据会议主题调节好会议气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题；当会场出现紧张气氛时，能及时调节、缓和气氛。切实把握好会议的进程与时间。

3.领导人发言

领导人在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌冗长。

4.回答记者提问

领导人在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情，不要吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者作出解释。

5.会议结束

新闻发布会结束后，主办人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地给予答复。

礼仪指导

遇到不友好的提问，应保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动或发怒以免引出负面报道。

（三）举办新闻发布会的注意事项

主持人应充分发挥其主持者和组织者的作用，言谈庄重而幽默，能把握会议议题，掌握会议时间，活跃会议气氛。

发言人讲话应简明扼要，重点突出，清晰流畅，对记者提问要回答得诚恳而巧妙。

发布的消息必须准确无误，发现错误应立即更正。对于不便发表和透露的内容，应委婉地作出解释。

各位发言人在重大问题上要统一口径，切勿说法不一。

不要随意打断记者的发言和提问，对各方记者要一视同仁，尊重他们的劳动，以礼相待，不能厚此薄彼。

注意修饰仪表。

二、展览会礼仪

展览会是组织者和参加者对外宣传自我，提高知名度和形象的重要方式。因此，其组织工作和礼仪要求一定要做充分、做仔细。

（一）展览会的组织与实施

展览会的组织者需要重点进行的具体工作主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目等。

1.确定参展单位

一旦决定举办展览会，由哪些单位来参加，通常是非常重要的问题。按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，对拟参展的单位发出正式的邀请或召集。

对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。

当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时地以专函进行通知，令被批准的参展单位尽早有所准备。

2.展览内容的宣传

为了引起社会各界对展览会的重视，并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行宣传。

对展览会，尤其是展览内容所进行的宣传，主要可以采用下述的几种方式：举办新闻发布会、邀请新闻界人士到场进行参观采访、发表有关展览会的新闻稿、公开刊发广告、张贴有关展览会的宣传画、在展览会现场散发宣传性材料和纪念品、在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅、利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。

为了搞好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外宣传的组织机构，其正式名称，可以称为新闻组，也可以称为宣传办公室。

3.展位的分配与展台的布置

布置展览现场基本的要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。要在整体上显得井然有序、浑然一体。

4.安全保卫事项

在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，组织者还须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。按照常规，有关安全保卫的事项，必要时最好由有关各方正式签订合约或协议，并且经过公证。这样一来，万一出了事情，也好各负其责。

5.辅助的服务事项

主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展单位提供一切必要的辅助性服务项目。由展览会的组织者为参展单位提供的各项辅助性服务项目，最好有言在先，并且对有关费用的支付进行详尽的说明。

具体而言，为参展单位所提供的辅助性服务项目，通常主要包括以下几项：展品的运输与安装；车船、机票的订购；与海关、商检、防疫部门的协调；跨国参展时有关证件、证明的办理；电话、传真、电脑、复印机等现代化的通讯设备；举行洽谈会、发布会等商务会议或休息所使用的场所；餐饮，以及有关展览会时使用的零配件的提供；供参展单位选用的礼仪讲解、推销人员。

（二）展览会的参加礼仪

参展单位在正式参加展会时，必须要求派出的全部人员齐心协力、同心同德，在整体形象、待人礼貌和解说技巧等三个主要方面上要特别重视。

1.要努力维护企业整体形象

在参与展览时，参展单位的整体形象，主要由展示物的形象与工作人员的形象两个部分所构成。对二者要给予同等的重视。

展示物的形象，主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺；质量上要优中选优；陈列上既要整齐美观，又要讲究主次；布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。在展览会上向观众直接散发的有关资料，要印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且注有参展单位的主要联络方式。

工作人员的形象，主要是指在展览会上直接代表参展单位的人员穿着打扮问题。在一般情况下，要求在展览会的人员应当统一着装。最佳的选择是身着本单位的制服或穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好着色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打产品名称的绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员则应在左胸佩戴注有单位、职务、姓名的胸卡。

2.要时时注意礼貌待人

在展览会上，不论是宣传型展览会，还是销售型展览会，全体人员都要将礼貌待人放在心上，并且落实到行动上来。

礼仪指导

展览会一旦开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退，无故脱岗、东游西逛，更不许在观众到来之时坐卧不起，怠慢对方。

3.要善于运用解说技巧

解说技巧，主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应掌握的基本方法和技能。

在宣传型展览会或是销售型展览会上，解说技巧的共性在于：要因人而异，使解说具有针对性。与此同时，要突出展品的特色。在实事求是的前提下，要注意对其扬长避短，强调“人无我有”之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作，或由工作人员为其进行现场示范。此外，还可安排观众观看与展品相关的视频，并向其提供说明材料与单位名片。通常说明材料与单位名片备于展台之上，由观众自取。

三、茶话会礼仪

茶话会是指商务组织为联络老朋友、结交新朋友而举办的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。茶话会主题虽然多种多样，但共同特点就是轻松、活泼、温馨，所呈现出的礼仪也是各有不同。

（一）茶话会的主题

1.以联谊为主题

以联谊为主题的茶话会，是为了联络主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上，宾主通过叙旧与答谢，往往可以增进相互之间的进一步了解，密切彼此之间的关系。除此之外，它还为与会的社会各界人士提供了一个扩大社交圈的良好契机。

2.以娱乐为主题

以娱乐为主题的茶话会，主要是指在茶话会上安排一些文娱节目或活动，并且以此作为茶话会的主要内容。

3.以专题为主题

以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，或为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人员的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。

（二）茶话会来宾的确定

1.本单位的人士

具体来讲，以本单位人士为主要与会者的茶话会，主要是邀请本单位的各方面代表参加，意在沟通信息，通报情况，听取建议，嘉勉先进，总结工作。有时，这类茶话会亦可邀请本单位的全体员工或某一部门、某一阶层人员参加。因此，有时也可称内部茶话会。

2.本单位的顾问

以本单位的顾问为主要与会者的茶话会，意在表达对有助于本单位的各位专家、学者、教授的敬意。他们受聘于本单位的顾问，自然对本单位贡献颇多。同时，特意邀请他们与会，既表示了对他们的尊敬与重视，也可以进一步地直接向其咨询，并听取其建议。

3.社会上的知名人士

作为社会知名人士，他们不仅在社会上具有一定的影响力、号召力和社会威望，而且还往往是某一方面的代言人。以社会知名人士为主要与会者的茶话会，可使本单位与社会知名人士直接进行交流，加深对方对本单位的了解与好感，并且倾听社会各界对本单位的意见或反映。

4.合作中的伙伴

合作中的伙伴，在此特指在商务往来中与本单位存在着一定联系的单位或个人。除了自己的协作者之外，还应包括与本单位存在着供、产、销等其他关系的单位和个人。以合作中的伙伴为主要与会者的茶话会，重在向与会者表达谢意，加深彼此之间的理解与信任，这种茶话会有时也称为联谊会。

5.各方面的人士

有些茶话会，往往会邀请各行各业、各个方面的人士参加。这种茶话会通常称为综合茶话会。以各方面的人士为主要与会者的茶话会，除了可供主办单位传递必要的信息外，主要是为与会者创造出一个扩大交际面的社会机会。

礼仪指导

茶话会的与会者名单一经确定，应立即以请柬的形式向对方提出正式邀请。按惯例，茶话会的请柬应在半个月之前送达或寄到被邀请者的手中，但对方对此可以不必答复。

（三）茶话会时间与地点的选择

要取得茶话会的成功，其时间和地点的选择，都是主办单位必须认真对待的事情。

1.茶话会举行的时机

在举行茶话会的时间问题上，举行的时机是头等重要的。通常认为辞旧迎新、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等都是商界单位酌情召开茶话会的良机。

2.茶话会举行的时间

根据国际惯例，举行茶话会的最佳时间是上午十时或下午四时左右。在具体进行操作时，主要应以与会者尤其是主要与会者的方便与否，以及当地人的生活习惯为准。

3.茶话会时间的长度

在一般情况下，一次成功的茶话会，大都讲究适可而止。若是将其定在一至两小时之内，则效果会更好。

4.举行茶话会的地点

按照惯例，适宜举行茶话会的场地主要有：主办单位的会议厅，宾馆的多功能厅，主办单位负责人的私家客厅、私家庭院或露天花园，包括高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等处，均不宜用来举办茶话会。

在选择举行茶话会的具体场地时，还须同时兼顾与会人数、支出费用、周边环境、交通安全、服务质量、档次名声等问题。

（四）茶话会的座次安排

根据约定俗成的惯例，茶话会与会者的座次安排，主要采取以下四种方法。

1.环绕式

所谓环绕式排位，指的是不设立主席台，而将坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场之后自由就座。这一安排座次的方式与茶话会的主题最相符，因而在当前流行面最广。

2.散座式

所谓散座式排位，多见于室外的茶话会。坐椅、沙发、茶几的摆放，可以散乱无序，四处自由地组合，甚至可由与会者根据个人要求而自行调节，随意安置。其目的就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境。

3.圆桌式

圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，而请与会者在其周围自由就座的一种安排座次的方式。在茶话会上，圆桌式排位通常又分为下列两种具体方式：仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，请全体与会者在其周围就座，在会场中安放数张圆桌，请与会者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者。而当与会者人数较多时，则应采用后者。

4.主席式

在茶话会上，主席式排位并不意味着要在会场上摆放出一目了然的主席台，而是指在会场上，主持人、主人与主宾被有意识地安排在一起就座，并且按照常规，居于上座，如中央、前排、会标之下或是面对正门之处。

就总体而论，为了使与会者畅所欲言，并且便于大家进行交际，茶话会上的座次安排尊卑并不宜过于明显。不排座次，允许自由活动，不摆与会者的名签，乃是其常规做法。

（五）茶点的准备

1.精心准备用以待客的茶叶与茶具

选择茶叶时，在力所能及情况之下，应尽量挑选上等品，切勿滥竽充数。还要注意照顾与会者的不同口味。对中国人来说，绿茶老少皆宜；而对欧美人而言，红茶则很受欢迎。

在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且要使茶杯、茶壶成套，千万不要采用玻璃杯、塑料杯、搪瓷杯、不锈钢杯或纸杯，也不要用热火壶来代替茶壶。所有的茶具一定要清洗干净，并且完整无损，没有污垢。

2.适当准备点心、水果或是地方风味小吃

在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要适合、数量要充足，并且便于取食。因此，最好同时将擦手巾一并摆在桌上。

（六）茶话会的议程

在正常的情况之下，茶话会的主要议程包括以下流程。

1.主持人宣布茶话会正式开始

在宣布会议正式开始之前，主持人应当请与会者各就各位，并保持安静，而在会议正式宣布开始之后，主持人还应对主要的与会者略加介绍。

2.主办单位的主要负责人讲话

讲话应以阐明此次茶话会的主题为中心内容。除此之外，还可以代表主办单位，对全体与会者到来表示欢迎与感谢，并且恳请大家今后一如既往地给予本单位更多的理解与更大的支持。

3.与会者发言

根据惯例，与会者的发言在任何情况下都是茶话会的重心所在。为了确保与会者在发言中直言不讳、畅所欲言，通常主办单位事先均不对发言者进行指定与排序，也不限制发言的具体时间，而是提倡与会者自由地进行即兴式的发言。

4.主持人略作总结

随后，即可宣布茶话会至此结束，散会。

【任务操作要点】

新产品上市新闻发布会议筹备及实施。

一、前期准备

（1）明确新闻发布会的目标及主题。

（2）成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障，负责嘉宾领导的邀请、贵宾接待、负责来宾的签到、资料的分发等。

（3）拟定活动策划方案和具体操作方案。

（4）确定发布会举行时间、形式、受邀单位、选择主持人及发言人等。

（5）新闻通稿及相关资料准备。

（6）时间选择与场地落实、现场布置。

二、会议现场控制

（1）来宾的迎接，签字，发放资料袋、矿泉水，引导来宾到指定席就座。

（2）主持人宣布新闻发布会正式开始。

（3）主持人介绍参加发布会的嘉宾、领导、媒体记者，相关领导或嘉宾发言。

（4）媒体提问。

（5）主持人宣布新闻发布会结束，来宾退场。

三、会务服务注意事项

（1）资料发放规范、座次安排合理、用语合乎礼仪，注意仪表修饰。

（2）主持人能把握会议议题，掌握会议时间，活跃会议气氛。

（3）发言人讲话应简明扼要，重点突出，清晰流畅，对记者提问要回答诚恳而巧妙。

（4）各位发言人在重大问题上要统一口径，切勿说法不一。

（5）不要随意打断记者的发言和提问，对各方记者要一视同仁，尊重他们的劳动，以礼相待，不能厚此薄彼。

【任务考核】

（一）考核方式

（1）小组自评占30％。

（2）评审小组评价/小组成员互评占30％。

（3）教师评价占40％。

（二）评价指标

评价指标见表5－2。

表5－2　评价指标

注：考评满分为100分，60分以下为不及格，60～69分为及格，70～79分为中等，80～89分为良好，90分以上为优秀。

【项目小结】

商务会议是重要的商务活动，会议的准备、组织及服务、参加礼仪等都有严格的礼仪规范。商务人士要经常参加或组织各种不同的商务会议，这类活动的组织或参与是否成功，对公司或个人形象的影响是较为显著的，因此熟悉商务会议相关的礼仪或组织的注意事项就十分重要。本讲主要介绍了一般商务会议及不同专题会议会场布置的礼仪要求，以及会议服务礼仪及商务人员参加各种会议的一般礼节。

【拓展及提高】

一、复习思考题

1.会议通知包括哪些内容？

2.会议主席台的座位安排应遵循哪些礼仪规范？

3.新闻发布会通常以何为主题？

4.参展商参加展览会应遵循哪些礼仪规范？

5.应如何安排茶话会的座次？

二、技能题

作为新闻发布会上的发言人，面对一名或多名接二连三提出过于尖锐、近乎无礼的记者提问，应如何应付？

三、案例分析

“时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下。

①会议名称：“2012××服装集团夏季时装秀”。

②参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理，以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

③会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。

④会议时间：2012年2月18日上午9点30至11点。

⑤会议程序：来宾签到、发调查表、展示会开幕、上级领导讲话、时装表演、展示活动闭幕、收调查表、发纪念品。

⑥会议文件：会议通知、邀请函、请柬、签到表、产品意见调查表、服装集团产品介绍资料、订货意向书、购销合同。

⑦会址：服装集团小礼堂。

⑧会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标志，上方挂展示会标题横幅。搭设“T”形服装表演台，安排来宾围绕就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

⑨会议用品：纸、笔等文具、饮料、照明灯、音响设备、背景音乐资料、足够的椅子，纪念品（每人发××服装集团生产的T恤衫1件）。

⑩会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿；安排交通车接送来宾；展示会后安排工作午餐。

问题讨论：

小李的会议方案有无需要改进的地方？

【实训与指导】

一、实训项目

会议模拟：

班级分组，以小组为单位，举行一次“学生专业技能与就业专题研讨会”。

二、实训目标

通过训练，掌握会议组织工作的基本要求和一般程度，熟悉会议筹备方案的主要内容，注重会议组织分工协调的重要性；熟悉会议材料的基本种类及一般要求。掌握会议组织的全方位内容，掌握会议期间的组织、协调、服务工作的基本要求，学会合理控制与调节会议节奏与气氛，做好会议文书工作。

三、实训指导

1.实训内容及步骤

设置情景：

标准会议室，设定上级领导或院方领导、来宾若干人，模拟角色扮演。成立会务组，礼仪服务人员若干人。以小组为单位专题发言。

（1）会前布置、准备

①议题、会议方案审核。

②会场布置：座位牌制作与放置；会场环境布置音响准备等。

对应能力训练：事物分析判断能力，会务处理能力，审美与效率意识培养等。

（2）会议组织控制

①会议主持人的确定与表演；语言表达、应变协调等。

②小组发言人角色扮演。

③自由发言。

对应能力训练：语言表达能力、临场应变能力、胆量强化意识、会务控制能力等。

（3）会务服务与材料整理

①资料发放规范训练：方位、顺序、姿势、用语等。

②茶水服务，礼仪训练。

③会议记录：除会务服务组，主持人外，原则上每位学生均作记录、摄影等。

对应能力训练：会议控制能力、服务质量意识、文字速记能力、秘书常用技能等。

2.实训思考

①每位学生以书面形式提交实验报告。

②实验报告主要内容：通过本实验，谈谈自己对会议组织常见错误的认识及本次实训的收获，可以重点突出对某一方面的理解。