旅游商务会议礼仪

第一节　旅游商务会议礼仪

旅游商务会议是旅游服务人员交流有关专业信息、研究讨论旅游服务接待工作中要注意的问题、制定相关旅游政策和开展各种活动的重要方式。因此，必须知晓一般商务会议在筹备、组织、主持和参加过程中的礼仪规范。

一、会议的组织

组织会议，简称“办会”，即负责从会议的筹备直至结束、善后的一系列具体事项，它贯穿于会务工作的始终。办会的好坏对会议的成功与否起着决定性的作用，必须认真对待。

(一)会议的分类

依照会议的具体性质来进行分类，会议大致可以分为四种类型。

行政型会议。它是组织内部各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如行政会、董事会、电视电话会议等。

业务型会议。它是组织相关单位所召开的专业性、技术性会议。例如展览会、谈判、新闻发布会等。

群体型会议。它是组织内部群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如职代会、团代会等。

社交型会议。它是组织以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如茶话会、联欢会等。

(二)办会要求

在许多情况下，旅游服务人员往往需要亲自办会。筹划、组织会议时须遵守以下规则：

1.认真务实

认真务实具有双重含义：一是办会要认真。奉命办会，就要全力投入，审慎对待，精心安排，务必开好会议。二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题，要严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。

2.隆重热烈

为了达到开会效果，提高组织的美誉度，旅游商务活动类的会议一般要求气氛隆重、热烈。这样，不仅可以唤起本单位全体员工的自信心、自豪感，还能吸引外界对本单位的重视。

3.量力而行

会议的形式和规模应与本单位的具体情况相符合，不可脱离现状，贪大摆阔。

(三)办会基本程序

1.会议计划

会议计划是会议效率的前提。没有计划的会议往往是没有效率的会议。会议计划要从两个层次上考虑。

第一层次：总体设想。一个会议必须有一个主题和基本框架，这是会议的核心。一般说来，主题要明确、有针对性，切忌模糊和不着边际。基本框架要紧密围绕主题，防止结构松散、大而不当。

第二层次：具体计划。主题和基本框架确定之后，要对会议过程中的各个具体环节进行规划。具体计划主要有以下几个方面的内容：

将会议确定的总目标分解为数个具体目标；

明确会议的主持者和参与者；

确定会议的时间、地点；

制定会议程序；

安排会议日程。

2.会务工作准备

会议计划制定并经审核后，进入会议准备阶段。即对计划中列出的各项内容逐一进行落实，这一阶段是会议能否成功的关键。会议准备主要包括下列内容：人员落实、食宿落实、场地落实、场外辅助设施落实、车辆落实、文件落实、参观落实、宴会落实等。

3.会议控制

会议控制是指在会议进行过程中，按事先制定的计划推进，允许有一定的调整余地，但不能游离于主题和目标太远。主要工作有：

(1)提前半小时给所有参会人员打一次电话进行提醒。

(2)带齐相关的物品。如签到本、笔记本、笔、发言稿、与会人员名单、纪念品等。

(3)提前进入会场。作为会议的操办人，应赶在其他参会人员到来之前对会议的有关细节再进行一次检查，包括会议室的门是否已经打开，照明、音响、会标、空调以及会议用水是否已经准备就绪等。

(4)做好会场的组织工作。签到和发放会议材料，安排或引导参会人员就座，做好会议记录、向会议提供相应的服务。

4.会后工作

主要有会议纪要的撰写、会议资料的整理和归档、决议的监督和检查等事项。

二、旅游商务会议礼仪

(一)会议主持人的礼仪

一次会议就像是演一出戏，而主持人就是这出戏的主角。主角的演出质量对整个会议的成功与否起着重要的作用，其礼仪表现不可轻视。会议中，主持人应注意的礼仪规范有：

1.衣着整洁，大方庄重，精神饱满。

2.上主席台时步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。

3.入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。用坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。主持过程中切忌出现搔头、揉眼、跷腿等不雅动作。

4.控制会场、调节气氛。主持人的主要任务是主持会议，而不是充当主要的发言人或报告人，因此应少说多听，调控会场，令其保持良好状态；主持人还应根据会议性质和会场情况调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。

5.主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前、会议休息时间对熟人点头、微笑致意即可。

(二)与会者礼仪

对于旅游服务人员来说，参加会议是学习同事、接触上层领导、接触社会的好机会，所以务必要注意自己的言行举止。

1.衣着整洁，仪表大方，准时出席。

2.按序落座。如果是应邀参加一个排定座次的会议，最好等服务人员将自己引导到座位上去。

3.认真倾听，做好记录。对每一位听众而言，在会议期间认真倾听他人的发言，是对发言者尊重的具体表现。切忌在他人发言时交头接耳、随意走动、打呵欠、接打电话等；会中尽量不要离开会场。

4.发言有序。在开会过程中，如果有讨论，最好不要保持沉默，发言前应有准备，然后用手或目光向主持人示意或直接提出要求。发言应简明、清楚、有条理、实事求是。

5.鼓掌欢迎。在每个人发言结束的时候，应该鼓掌以示对他人讲话的肯定和支持。不要对他人“鼓倒掌”，也不要在鼓掌时伴以尖叫、吹口哨、跺脚、起哄，这些做法会破坏鼓掌的本来意义。