【案例四】被日常事务缠身的小阳

办公室新上任的秘书小阳日常事务繁忙，尤其是在值班时，常常是一件事尚未处理完毕，又遇到了另一件急需处理的事。有时甚至需要同时处理五六件事情，以致其忙得焦头烂额，丢三落四。

一天，办公室电话铃响，小阳赶紧去接，对方需要找主要领导接电话。她刚要转身去找领导，另一个电话响了，是通知分管领导参加会议的。此时小阳心里惦记着让主要领导接电话的事，没有对会议通知做记录，只在脑子里记下了这件事。刚通知完主要领导接电话，又碰到了一名来访者，她赶紧将他请到值班室。正在谈话中，单位领导推门进来，让她马上去与外单位商谈借用会议室事宜。她安排好来访者后，就去与外单位商量借用会议室之事。等从外单位回来，她已把通知分管领导参加会议的事忘得一干二净。分管领导会议开始时，会议组织单位打电话来催促，她才想起这件事。

【问题思考】

设想你正在办公室为自己手上的三四件事忙碌着，这时候办公桌上的电话铃声又急促地响起，你是为思路被打断、受到惊吓而急躁地扑过去，还是站起身来，从容、淡定地拿起话筒呢？

【案例分析及参考要点】

这个案例里小阳所碰到的情况是每一个秘书都会遇到的，但结果并不相同。有些秘书会安排得井井有条，有些秘书，如小阳，会频频出错。这看起来是事务安排的问题，实际上反映了秘书的综合素质。

首先，秘书要有稳定的心理素质。这与供职时间长短没有关系，而与一个人成长过程中所形成的心理定式有关。秘书事务烦琐，这是众所周知的，重要的是不被这种烦琐冲昏了头脑。须知事务绝不会因为你的紧张而减少。要把事情处理得更好，就要注意培养自己淡定、从容的心理素质。

其次，秘书要养成有条理地处理事务的工作作风。小阳的问题主要是重视处理急事，疏忽处理要紧事，处理事情忙乱而无章法。她在接听通知分管领导参加会议的电话时，因为脑子里总是想着通知主要领导接听电话的事，而未对会议通知做记录，结果等到处理完其他事，已将此事遗忘，造成工作上的失误。在实际工作中，秘书要能够借助记事本、电脑、iPad、手机等多种手段，将纷至沓来的各种事情记录下来，归类整理，将自己有限的精力和注意力有条理地分配到不同事务的处理过程中去。

此外，小阳还需要为自己设定几个时间点，如在每天上班时、中午和下午下班前的这些时间点，检查一下在两个时间点之间哪些事情是急事，哪些事情可以留待下一个时间点去办，分出轻重缓急。这样处理日常事务性工作时才会有主次观念。将事务分为特急、急、缓三大类，再按照其先后顺序处理，同时不能忽视对缓办事务的处理，应当做好记录，以免遗忘。要知道此时属于缓办的事务，到了彼时就可能成为急办、特急类事务。本案例中的会议通知就是如此，当接到会议通知时，因为距离开会还有一段时间，属于缓办事务，但随着会议时间的逼近，它就变成了特急类事务。可见，作为秘书，也不能疏忽对缓办事务的处理。