公务文书语言表述的特点

第一节　公务文书概述

一、公务文书的概念

公务文书，是指法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系、决定事务，使工作正确、高效地进行。

公文有广义和狭义之分。

广义的公文，是指党政机关、社会团体和企事业单位等部门和组织办理各种公务时，使用的具有特定效力和规范各式的一种应用文书。它是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规则，实施管理、规范行为、商洽工作以及记载和传递公务信息等的重要工具。

狭义的公文，是指由党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，它是法定公文。其法定依据是中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

《条例》第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”按《条例》，公务文书共有14个文种。

《办法》第二条规定：“行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。”按《办法》，公务文书共有13个文种。

本书所涉及的公务文书，主要是指《办法》中规定的行政公文。

二、公文的特点

（一）政策性

公文要传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策、法规与规章，实施领导与管理，体现和反映党和国家机关的政治意向、指挥意志、行动意图，维护党和政府的权威以及它所代表的人民群众的根本利益，因而具有鲜明的政策性。

（二）公务性

公文，是社会合法组织展开公务活动的产物，是处理公务的工具，具有鲜明的功利性和实用性，它直接服务于特定组织的公务活动，因此具有公务性。

（三）法定性

公文的法定性是指：①有法定的作者。公文的作者指的是发文的名义，即发文的机关单位、合法组织及其负责人，公文必须经过这些组织或其合法代表人的名义制发。②有法定的权威和效力。公文一经正式发布，就具有一定的控制性和约束力，有关单位和个人必须遵守和执行。③公文的形成和发布必须符合法定的职权范围和规定程序，一切超越职权范围发布的公文都是无效的。

（四）规范性

公文必须按照党和国家领导机关批准并发布的公文规范制发，要使用有明确规定的文种，遵循规定的格式和行文程序，不得擅自更改。这就是公文的规范性特点。

（五）时效性

公文是在现实工作中形成和使用的，因此，它的作用有时间上的限制，即具有时效性。例如，某项工作一旦完成，由这项工作所形成并使用的公文的作用也就随之结束。就具体的每份公文来说，它的时效长短也有差别。有的公文时效长达数十年，比如法律系文件、中长期规划、结论性决议等；有的时效性则很短，比如某件事情的通知，在短时间内完成该事情之后，其效力也就随之完结了。

三、公文的作用

（一）依法行政的作用

公文是各级机关管理意志的外在表现形式，各种工作的推进、活动的开展、作风的改进、效率的提高，都要通过公文这一重要工具实现。换言之，一切工作和公务活动的进行，都必须以此为指南。

（二）规范行为的作用

“无以规矩，不成方圆。”规范行为是指各级领导机关以及各级权力机构发布的命令、决定、通知等，在所要求的范围内，必须贯彻执行、不得违反，否则将会受到纪律的制裁。例如，《婚姻法》《消费者权益保护法》和《中华人民共和国电信管理条例》等都是以行政公文的形式发布的，其本身具有的法律效力就起着准绳和规范作用。

（三）处理公务和记载凭证的作用

处理公务，包括联系公务和办理公务两个方面。在各个机关、组织之间，需要互通信息，需要协调和处理诸多工作和事务，如上级对下级的晓谕和安排、下级对上级的请示和汇报、单位之间的联系交流与请托配合等，都要靠公文来完成。

公文同时还是办理公务的凭证和依据。各种公文都比较全面、真实地记录了各个机关工作活动的实际情况，这种客观、系统的记载就使它们具有了保存的价值，成为日后总结工作经验、制定新的政策措施和核对事实的重要查考资料和凭证。