公务文书的特点和作用

第三节　公务文书的特点和作用

一、公文的特点

国家机关公务文书的特点主要是两条：依法行政的有效性和严格、缜密、规范的体式。

1.依法行政和进行公务活动的实际有效性　公文是代表国家机关立言，行使法定职务权限的意志，具有不可置疑的法定权威性和政治权威性。公文依靠它所具有的法定权威和政治权威即刚性特点，宣传国家的方针、政策和路线，依法行政，进行各种有利于国家和人民的公务活动，这就是党和国家依法制发公文所体现的有效性和约束力的特点。

2.严格缜密的规范体式　公文的规范体式，一是严格，二是缜密。首先是严格：《公文处理办法》所选择的文种十分严格，只有十三种。其中每一文种的内涵及其作用都规定得十分严格、明确。其次是缜密：一件公文的内容从眉首、主体到版记三大块共有二十个项目，每一个项目该怎样填怎么写，不该怎样填怎么写，都有明确的选项。还有，文件的用纸规格、排版式样、用印位置等等，都制订了很缜密、很细致的规范，简直毫厘不爽；从而，使体现和反映整个国家运作的成千上万件的公文具有科学化、制度化、规范化的特点。

二、公文的作用

公文有五大现实作用，即：施法行规作用，领导与指挥作用，联系与知照作用，宣传与教育作用和凭据与记载作用。

1.施法行规作用　为了国家机关的正常运转，为了维持社会生活的正常秩序，国家经常需要颁布一些法律、条例、规定、办法等法规文件，这些法规文件都是由机关单位或机关首长以命令（令）、决定、通知等文件公布施行的。而所有这些公务文书及法规文件都具有法定效力或法定约束力，都是党和国家机关依法治国、依法办事的体现形式和重要工具。

2.领导与指导作用　在国家行政系统中，上级机关同下级机关有领导与被领导的关系。上级机关有对下级机关的工作发布命令、指示和指导性意见的权利和责任。上级机关还要经常听取下级机关的计划、总结、报告、请示等方式以了解下级单位所面临的情况和问题，及时地下达指挥性的文件如决定、通知、批复等，对下级机关的工作实施领导与指导，以及时调整各种行政措施等责任。

3.联系与知照作用　公务文书是机关上下左右之间进行公务联系与沟通的重要手段。机关单位之间和部门之间通过公文沟通信息，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验和处理问题等；这也是公务文书在整体上发挥上下了解和彼此协调作用的一部分。

4.宣传与教育作用　公务文书在依法行政和进行复杂公务活动的过程中，要宣传党和国家的方针政策，教育群众为实现党和政府所确定各项任务而努力，这就是公务文书的宣传教育作用。因此，除了强制性的命令（令）等少数文种的内容只讲“必须怎样怎样”外，一般来说公文的内容之一也包括宣事达理，说明“为什么”和“应当怎样做”，以统一思想认识，使各方面自觉贯彻执行。一些政策性文件，如中共中央《关于经济体制改革的决定》，其本身就是宣传教育的教材。即令一些批评错误的通报或惩处决定，也因其包含着“因此”、“所以”的因果阐述，而能起到教育和鉴戒作用。

5.凭据与记载作用　公务文书是处理公务的凭证与依据，并作为公务活动的真实记载。有了公文这种书面材料，各项工作的进行才能做到有据可查，有案可考；才能避免不讲政策、不讲根据的非正规化的习气；也才能防止在工作中缺乏效果、走弯路和犯错误的缺陷。公文真实记载着公务处理的依据和处理的过程；同时也就是使公文得以转化为历史档案的基础。

上述五个方面的作用是就公文的整体而言的，不是说每件公文都要具备或都能完全具备上述作用的。有的公文兼有全部作用，有的公文可能只具备某几项作用，总之并不一定要求完全具备上述一切作用。

三、公文的现实作用和历史作用

公文的作用又可分为现实施行效用与历史资料效用。现实施行效用有一定的时间性，可以称之为公文的时效性。一般说来法规性、政策性公文时效性较长；而处理某一具体工作、某个实际问题的公文，时效性就较短。总之没有一份文件是永久有效的。一旦文件的具体使命完成了，或者随着时间推移、形势发展、情况变化等，原有文件的内容已不能适应，这时文件就失去了时效，需要代之以新的文件。

起着现实施行效用的文件，称为现行文件。然后现行文件失去时效，转化成为历史文件。这时一部分文件无保留价值经批准当场销毁；一部分文件有保存价值转为历史资料保存，进档案馆。历史资料是历史的真实记录；作为历史资料，可供人们正确认识历史问题而发挥其历史资料的作用。现实的施行效用和历史的资料效用都是工具性作用，唯它们在时段和性质上有所不同：一个制发专为施行；一个存档备为历史研究；研究是施行后的事情。