公务文书的格式

四、公务文书的格式

公文格式的规范性是公文区别于其他文体的鲜明标志之一，公文的行文格式有据可依，具体明确。一般情况下，公文的格式应包含三部分，即文头部分、主体部分和文尾部分。

（一）文头部分

文头又称为版头，位于公文首页上端，由公文份数序号、文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人组成。

1．公文份数序号

公文份数序号是指同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号。如需标示份数序号，用阿拉伯数字顶格标示在版心左上角第一行。

2．文件名称

文件名称由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，几个单位联合行文时，主办的单位名称排列在最前面。文件名称位于文头部分的正中，用小标宋体，红色标志。

3．发文字号

发文字号简称文号，由机关代字、年份、序号三部分组成，如国发［2007］10号，表示国务院在2007年发的第10号文件。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。

发文字号位于文件名称下方，年份、序号用阿拉伯数字标示，年份用中括号括起，用三号仿宋体居中排列，但文头有“签发人”时，其位置略向左移。

4．秘密等级和保密期限

内容涉及党和国家机密的公文需在文头部分标注秘密等级，表示此文件只能在限定的时间、范围传达和阅办，确保机密的安全。秘密等级用三号黑体标注于文头右上角第一行，如需同时标注保密期限，用三号黑体，标注方法为：秘密等级★保密期限。

5．紧急程度

紧急程度是指公文送达和处理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”，用三号黑体标于秘密等级之下；如无秘密等级，则用三号黑体字标注于文头右上角第一行。

6．签发人

签发人是指代表发文机关核准并签发公文的领导人姓名。上行文必须标注签发人，平行排列于发文字号右侧。“签发人”三字使用三号仿宋体，后标全角冒号，签发人姓名使用三号楷体。

（二）主体部分

公文主体部分一般包括公文标题、主送机关、正文、附件、署名和印章、成文日期、附注等几项内容。

1．公文标题

公文标题用来揭示公文的主旨，准确简要地概括公文的主要内容，标明公文的种类。公文标题处在公文首页的核心位置，在文头横线以下分一行或多行居中书写，使用二号小标宋体。完整的公文式标题由发文机关、发文事由、文种三部分构成，也可以由发文事由和文种组成，标题中一般不加标点符号。

2．主送机关

主送机关是指主要受理公文的机关，主送机关应使用机关全称或规范化的简称，位于标题下一行左侧顶格写，采用三号仿宋体，回行时仍顶格，后标全角冒号。

3．正文

正文部分是公文的主体和核心，包括开头、主体和结尾三个部分。开头部分用于说明发文的目的、依据和缘由。主体部分是正文的核心，用以交代发文的事项，不同文种内容各有侧重。结尾部分主要写对受理单位就如何处理公文提出的要求，有时也可使用一些规范化的语句。

正文位于主送机关下一行，每个自然段前空两字，数字、年份不能回行。公文的正文要清楚地表述文件内容，准确地表达发文机关的意图。

4．附件

附件是附属于公文正文的其他补充说明材料，即随文附上的有关照片、图表、统计数字以及文字依据材料、参考材料等。公文如有附件应注明附件序号和名称，在正文下一行，左空两字，采用三号仿宋体，“附件”后标全角冒号。

5．署名和印章

署名即发文机关的落款，应写机关全称或规范化的简称，几个机关联合发文，主办机关排列在前。署名位置在附件下方右侧，署名上要加盖印章，印章是公文生效的标志，加盖印章要上不压正文，下压在成文日期上。

6．成文日期

成文日期是公文生效的法定时间，以领导人签发的日期为准。联合行文以最后一个机关领导人的签发日期为准，会议通过的公文以通过日期为准。党的机关公文用阿拉伯数字标示日期，行政机关公文用汉字标示日期，位于发文机关署名之下，右空两字。

7．附注

附注是对正文的某些内容或有关事项、要求的注解和说明，一般分为两种情况：一种是注释说明正文中的一些不易夹注的名词术语；另一种是用以标注公文的传达范围和阅读对象，如“此文发至省部级”。附注用三号仿宋体，左空两格，标示在成文日期下一行，加圆括号。

（三）文尾部分

文尾部分又称为版记部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和时间、印制份数等几项内容。

1．主题词

主题词是用以揭示公文的主题思想和核心内容的规范化的名词或名词性的词组。主题词的选取范围应参照中央和地方政府制定的《主题词表》。一份文件的主题词数量以3～5个为宜，最多不超过8个。在标引主题词时，应先标反映内容的主题词，后标反映形式的主题词，且最后一个主题词必须是文种名称。

主题词位于文尾部分横线之上，居左顶格标志，采用三号黑体，词与词之间空一格，不用标点符号。

2．抄送机关

抄送机关是指除主送机关之外的需要协助办理或知晓公文内容的其他机关。抄送机关位于主题词下一行，左空一字，采用三号仿宋体，抄送机关间用逗号隔开。

3．印发机关和时间

印发机关多数是指发文机关里负责制发公文的办公室。印发时间是指印发该公文的实际时间，与成文时间不是一个概念。

印发机关和时间位于抄送机关下一行（无抄送机关时位于主题词之下），用三号仿宋体。印发机关左空—字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标示，占一行位置。

4．印制份数

公文的印制份数是根据公文发放的范围，实际需要的数量。标示于印发机关和时间一栏横线下右侧。

图2－2　公文格式样例——下行文