提升四种能力

古人讲“文如其人”，就是说从一篇文章中，可以看出作者的思想、见识、逻辑、文笔、语言等多种素质。正因为如此，现在无论是国外还是国内，都把培养人的写作能力作为提高素质的重要方面。世界高素质人才的摇篮——美国哈佛大学，有六条教育理念和培养目标，其中第一条就是培养人清晰、有效的思考和写作能力。今年春季，美国本科生的入学考试（即SAT考试）作了一次重要的变革——增试作文，其目的就是希图改变目前高中生写作能力退化这一现象。从国内看，这些年高中生、大学生甚至机关工作人员，也出现写作能力普遍下降的现象，已经引起人事、教育部门的重视。于是大学理科增开写作课；公务员考试、公开招聘领导干部考试，写作成了必过的关卡。在这种情况下，如何提高写作能力，就成了大家关心的话题。

要提高写作能力，遇到的第一个问题就是写作能力的内涵是什么。写作能力实际上就是写作主体（即作者）能胜任写文章的主观条件。那么，写作的主观条件又是什么呢？从写作过程上看，任何一种写作活动都不能超越从事物到认识、再从认识到文章这两个阶段（即西晋学者陆机提出的“物—意—文”模式），在这个过程中，主体与客体进行着复杂的心智活动，每一阶段都要求写作主体具备相应的能力。例如，思维能力、想象能力、采集信息能力、调查研究能力、辩体能力、炼意能力、构思能力、文字表述能力以及注意力、记忆力、社会经验、工作经验、百科知识等。所以，一个人的写作能力，是与写作密切相关的多种能力的综合体现，并在写作过程中进行有效地配合和发挥。那些将写作能力局限在某个单项能力上的认识，显然是片面的、不合实际的。

公文写作能力也是诸多能力的综合体现。若细化一下，可以分为一般能力和特殊能力两类。一般能力是指公文写作主体和其他行为主体（例如科学研究、文艺创作等）共同需要具备的能力，主要包括：思维判断能力、认识研究能力、想象创新能力、相关理论和知识的储备、工作经验和社会经验的积累等。特殊能力是指公文写作主体应具备的专门能力，主要包括：党政信息采集研究能力、行文格式规则运用能力、公文主旨炼意构思能力、公文语言表述能力等。以上诸多能力中，核心是认识能力。下面，仅就公文写作的特殊能力，谈谈笔者的认识。

1．党政信息采集研究能力

公文写作之前，必须掌握大量党政工作的信息，经过鉴别、筛选、分析、综合，将相关的信息转化为公文的内容。信息的采集十分重要，关系到公文写作的成败。一个写作任务到手，首先要知道采集什么信息，到哪里采集信息。文章写得好的人，都晓得收集信息材料的重要性。胡适培养学生，首先是培养他们收集材料的能力，强调写文章第一须会找材料，要“上天入地，动手动脚”，翻遍书堆。马克思为写《资本论》，读了1500多种书籍，摘录了40多本笔记，光是收集材料先后用了20年时间。恩格斯为了写《英国工人阶级状况》，不仅收集了所能弄到的各种官方和非官方的文件，而且到工人栖身的简陋住宅区，做了21个月的调查研究。材料于写作就如同“巧妇为炊之米”，公文写作也是如此。通过调查情况或阅读资料，采集到全面、新鲜、有用的信息，写作才有了坚实的基础。否则，写作起来就会一路艰难。

当信息材料到手后，研究是关键。分析研究信息有两个目的，一是通过研究消化信息材料，不断明确公文的主旨，使之更鲜明、更集中，为进一步炼意定下基调。二是通过鉴别、筛选信息材料，转化成公文内容的组成部分。一般来说，经过鉴别比较后选用的观点、事例、数据等信息，都要进行归纳、综合、剪裁或改写，才能放进公文中去。这些环节都要依赖于对信息材料的深入研究。

在信息采集研究能力中，很重要的一点，就是要有较强的采集和领会领导信息的能力。公文写作的的一个重要特点，就是它的受命性。因为，公文作为领导机关实施领导和管理的一种工具，其制文意图必然源于领导，只能是受命制文。如果秘书人员写出的公文不能准确体现领导意图，甚至违背领导意图，那肯定得不到领导的认可。从这个意义上说，公文写作的首要问题，是秘书人员必须主动捕捉领导意图，全面准确地领会领导意图，搞清行文的目的，掌握行文的背景。否则，写作起来就会步履维艰，甚至反复修改多次，难如领导之意。所以公文写作能否成功，很大程度上取决于写作者能否准确捕捉和领会领导意图。公文写作的受命性有三种情况：一是完全受命式，即公文内容完全由领导授意，秘书人员的任务只是将领导意图准确无误地表述出来。二是有限受命式，即领导只交代公文的写作要点，而由秘书人员根据自己的领会去扩展和充实。三是无限受命式，即领导只提出一个意向或题目，丝毫不涉及具体内容。从公文构思到文稿草拟，完全由秘书人员完成。以上第一种情况较少出现，而后两种情况却是十分普遍的，秘书人员必须准确把握领导意图，才能完成好公文起草任务。特别是在第三种情况下，秘书人员要有孙悟空钻进铁扇公主肚皮里的功夫，为使公文符合领导意图，须多方采集领导同志的有关讲话、批示、文章等信息，反复研读领会，捉摸领导同志处理问题的思路，顺着这个思路去提炼观点，充实内容。这样写出的公文才能得到领导的认可。如果缺乏采集研究信息的能力，就不可能胜任这样的写作任务。1956年9月，党的八大召开前夕，毛泽东因筹备会议很忙，委托陈伯达起草大会开幕词。陈伯达认认真真地写了几大张纸，内容虽然全面，但是缺乏力量和闪光点。毛泽东看后摇了摇头。这时候离开幕之日没有几天了，毛泽东就找来秘书田家英，说：“你来写吧，写得短些，有力些。”田家英写了一通宵，第二天就交了稿。毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕式上，毛泽东的这篇不足2000字的开幕词，曾被43次热烈的掌声打断，甚至会后会议代表们还不断赞扬这篇充满“毛泽东风格”的开幕词。特别是其中一句话“虚心使人进步，骄傲使人落后”，脍炙人口。这件事颇令人深思。论文笔，田家英并不如陈伯达，他写的开幕词之所以能得到毛泽东的肯定，一是得力于他对毛泽东思想脉络的准确把握。田家英1948年当了毛泽东秘书后，他的第一件事就是从当时能够找到的毛泽东著作中，摘录大量成段的论述，按专题编排了五大厚本，潜心研读。因此他对毛泽东思想和思维特点的熟悉程度，远远超过了陈伯达。二是陈伯达接受起草开幕词的任务时，没有具体的指示；而田家英却得到了毛泽东关于开幕词的写作意图（即短些，有力些），加上他平时对毛泽东讲话风格的了解，写作成功就是必然的了。这个事例有力说明，秘书人员能否准确领会理解领导意图，是公文写作成败的关键。

现在大学里讲授一种后现代写作学，它主张写作时心灵自由、思维自由，只管自由地去写，没有固定的方向，没有事先设定的框架。这种写作理念，对于公文写作是完全不适用的。因为公文写作是要体现领导意图，领导意图就是对写作方向的规定，秘书人员不可能脱离这个方向去“自由思维”。我过去写过一首打油诗：“公文姓公，笔不由衷。一朝令下，挥笔如风”，讲的就是这个意思。

2．行文格式规则运用能力

天下的文章，没有比公文更规范的。古今中外，对公文的写作都有一套较为严格的规定，随着时代的前进，规范的程度日益提高。现今我国党政公文的规范已经十分成熟，党政公文“分治”的时代已经过去，近年中办、国办联合下发了《党政机关公文处理条例》，实现了“天下一统”。《条例》中规定了十五种公文文种、四条二十一项公文格式，五条引文规则，五条拟写要求，秘书人员必须练就十八般武艺，熟谙每一类公文的文体特征、写作大要、格式要求和用语特点，才能写出规范的公文。在行文格式规则运用能力中，以下几个能力较为重要。

辨析能力

秘书人员要能够根据行文意图去辨析文体，准确使用公文文种。怎样辨识适用的文种呢？一是能够区分公文功能的相同点和相异点，依据公文的具体事由来确定适用文种。如，行政公文中的命令、决定、通报，都具有表彰的功能，而适用场合各不相同。表彰对国家做出重大贡献的人员、单位，应该用“命令”；表彰并授于光荣称号的人员、单位，应该用“决定”；表彰年度先进个人或集体，应该用“通报”。二是能够区分行文的方向，依据隶属关系来确定适用文种。如，“请示”和“函”都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种：向具有隶属关系的上级机关行文，应该用“请示”；向无隶属关系的主要机关行文，应该用“函”。三是能够区分发文的范围，依据不同的范围来确定适用文种。如“公告”、“通告”、“通知”，都有发布需要周知的事项的功能，但因发布范围不同，适用文种也不同。向国内外公布事项，应该用“公告”；向国内社会一定范围公布事项，应该用“通告”；向隶属单位发布需要周知的事项，应该用“通知”。具有以上辨体能力，是正确使用公文文种的前提条件。1997年5至7月，广西某县连续遭受严重的冰雹和洪涝灾害，损失相当严重，属于重灾县，亟需省里给予救助。该县及时将受灾损失用红头文件上报自治区党委、区政府，要求按重灾县解决救济粮款等问题。但是自治区救灾办发放救灾粮款时，该县并没有被按重灾县对待，只得到所需粮款的20％。该县领导很不理解，经过询问有关方面，才明白造成这一后果是缘于秘书人员错用了红头文件的文种。原来，该县上报文件本应用“请示”，却错用了“报告”，公文的标题为：《××县委、××县政府关于我县遭受特大洪涝灾害情况的报告》，报告洋洋万言，损失情况和抗洪救灾措施写得十分详尽，占了主要篇幅，最后才是要求省里解决救济粮款等问题。根据公文处理办法，“报告”属于“阅件”，不需上级领导批办；只有“请示”才是“办件”。所以，广西自治区办公厅接到该县的报告后，不是按“请示”件的处理办法，呈有关领导批办，而是按“报告”的处理办法，转自治区救灾办阅。结果，该县请示的事项没有得到办理。这个事例说明，秘书人员的辩体能力是十分重要的。

角色融入能力

写作主体的角色意识，对于准确运用特定文体十分重要。譬如父亲给儿子写信和儿子给父亲写信，其内容和语气一定大相径庭。秘书人员在写作时必须具有融入角色的能力，一是写作时头脑中始终树立一个明确的写作对象，是上级机关、所属单位还是平行部门，这样在提笔时就清楚哪些该写，哪些不必写；哪些要详写，哪些该略写；哪些语气要坚决；哪些用语应谦恭。这样写出的公文既合乎文体，又有很强的针对性。公文写作要提倡“看人下菜”，反对“对牛弹琴”。如，同样是年度工作总结，如果是用“报告”向上级机关汇报，就应该侧重于领导工作思路、经验做法和体会教训，突出重点，少摆成绩。如果是用“通知”印发给下属单位，则要注意全局性，工作成绩要全面，兼顾各方；经验做法要概括，有代表性。再如，上行文要少发议论，少讲道理，多摆情况，多用“请”“希望”“建议”等谦恭词语；下行文则道理讲透，措施要实，要求具体，多用“要”“一定”“必须”等语气坚定的词语。以上这些都体现了秘书人员正确运用文体的能力。二是写作时头脑中始终明确我是谁，不是张三李四，而是机关、单位的代言人，是代表本机关、本单位的领导作言。这样提起笔来立足点就高，写出的公文就有全局气象。用词用语颇显大气。这是一种自我暗示的方法，虽然我还是我，但是作了这样暗示后，心理便竭力趋向于“我就是单位领导”这种主观意愿，写作时就易于从领导的角度思索问题，确立观点。此非笔者妄言，试试便知。

细节注意力

公文写作是一项十分严谨的工作，来不得丝毫疏漏。国家对机关公文的格式，做了十分细致的规定。例如，对公文标识的规定：发文字号年份应标全称，用六角括号；发文序号不编虚位，不加“第”字，等等。对标识位置的规定：发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线；发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；成文日期右空4字，等等。这些规定虽属细微之处，但也是公文规范的组成部分，确保公文外表的美观一致，不应忽略。几年前北京市优秀公文评选中，二百余家单位报送的参选公文，虽然报送前经过认真把关，但是从标识到排版完全符合国家标准的，只是凤毛麟角，公文格式不规范的问题依然突出。为解决这一问题，笔者认为，可以学习日本文书工作的经验，在每个部门设一名兼职的公文格式核稿员，专门对本部门的公文格式进行把关。这样可以减少公文格式不规范的问题。

3．公文主旨炼意构思能力

炼意，是古今一切文章写作的灵丹妙药。在确立了公文主旨（即立意）之后，需要经过反复思索，提炼出若干观点（观点群）来阐明主旨。如果提炼不出观点，公文主旨就成了一句空话，文章立不住；若提炼出的观点一般化，则公文主旨平平淡淡，文章毫无新意或深度。观点确立后，就如同盖房有了梁柱，接着就要谋划哪里架檩，哪里开窗，哪里设门，哪里作厅；哪里该添，哪里该减，哪里该藏，哪里该露。这就要凭借构思能力了。构思的任务，主要围绕公文主旨，解决如何安排段落、怎样运用材料的问题。炼意、构思能力的高低，取决于秘书人员是否善于深入挖掘，善于选取角度，善于“发人所未发，想人所未想”，而这些又取决于秘书人员的思维能力或者说认识能力的高低。

写作所需要的诸多能力中，排在第一位的当是认识能力。一个人的认识水平高，对客观事物的认识就正确和深刻，提炼出的观点就富有启迪性；否则，对客观事物认识不清楚，也就写不清楚，认识不到的东西，自然就写不出来。机关里“大手笔”写的公文之所以好，关键是他们的认识水平高，是马克思主义理论水平和对事物的分析、概括水平比别人高一筹。有的秘书人员接到公文写作任务常常感到下笔艰难，搜尽枯肠难以为继，这是他的文字表述能力不行吗？不是，是认识能力不行，是对要写的事物尚无完整、清晰、透彻的认识，因此不知道该写些什么。好比盖房子少了梁柱，砖瓦泥灰也就派不上用场。西晋文学家陆机在《文赋》中讲了一个非常深刻的道理：“恒患意不逮物，文不逮意，盖非知之难，能之难也。”意思是说：他常常忧虑自己的认识是否能与客观事物相适合，文章能不能准确表达自己的认识；这个道理知道并不难，做到太难了。他提出“物—意—文”的写作思维模式：写作的第一步，就是把“物”变成“意”，即通过“炼意”对要写的事物取得符合实际的认识；第二步是把“意”变成“文”，即将自己对事物的认识用文字准确地表述出来。他认为写不好文章，最主要原因的是“意不逮物”，也就是认识能力不行，导致“物—意”这个炼意过程很差，对客观事物不能产生正确的认识。这样，就是有天大的本事，写出来的文章也只是一个空囊而已，没有实际的内涵。清代学者刘熙载也有类同的说法，他说，“文以识为主。认题立意，非识之高卓精深，无以中要。”（见《艺概》）其意是说，文章的好坏首先在于思想观点，而确立文章的思想观点，没有高深的认识和分析能力，就不可能切中事物的本质，写出的文章自然不会很深刻。

认识能力实际是观察分析能力、逻辑推理能力、归纳概括能力、提炼开掘能力、洞察能力、鉴别能力、联想能力、创新能力等的综合体现。齐齐哈尔市××县，曾被誉为“大豆之乡”，后来由于发展规模经营，农村劳动力过剩，县里成立奶牛生产办公室，鼓励农户利用农作物下脚料饲养奶牛，渐成气候，成为该县经济发展的重要产业，发展现代农业的有效途径。反映这一事物，可以从县里如何重视、加大投入来写，也可以从强化服务体系，建立保障机制来写，还可以从农户积极发展奶牛饲养的具体做法来写。但是这种写法比较常见，也容易流于一般化。写作人员没有停留在这一认识层面上，从众多的材料中深入挖掘，了解到该县发展农户饲养奶牛的一个关键环节，即采取土地经营权抵押贷款的做法很新颖，联想到国家正在鼓励创业贷款，从而发现这一事物的现实意义。于是深入了解这一情况。原来农户要搞奶牛饲养，首先要购买奶牛，而一头奶牛要上万元，还要建设牛舍，资金成了问题。银行虽然可以贷款，条件是必须由五户农民成立一个联保小组，每户贷款最多5万元。然而农村实行土地流转后，许多农民都外出打工了，要找五户联保很困难，而且5万元贷款也远远不够。所以不少农户望洋兴叹，只好作罢。县里了解这些情况后，成立了县土地确权交易中心，试行用农户的土地承包经营权来抵押贷款，由交易中心对农户土地确权评估后，发给土地经营证书，再用证书来签定抵押贷款合同，就可以拿到贷款了。如果贷款出现问题，也由交易中心来处理。这样一家农户就可以贷上二三十万元，从而使农户奶牛饲养产业得到了迅速发展。后来这一材料以《一份贷款合同“贷”来现代农业》为题，反映了该县创新贷款方式，发展现代农业的情况，得到社会的关注，还上了电视新闻联播。这个事例说明，分析能力、联想能力、开掘能力强，就能发现别人未能发现的事物本质，写出的公文就具有思想深度。

从公文写作的需要来看，具有较高的认识能力，就要掌握科学的世界观和方法论，以求正确深入地分析问题；就要掌握大政方针和前沿理论政策，以求站在时代和历史的高度思考问题；就要掌握新情况、新事物和新知识，以求从新的角度来认识问题，善于发现别人不易发现的东西。

4．公文语言表达能力

秘书人员有了对事物的正确认识之后，如果缺乏较强的文字表述能力，不能娴熟运用公文语言完成“意—文”的转化，不能将高深的认识准确、完美地付诸于文字，写作仍然会是功败垂成。文字表述能力的高低，往往决定了文章写作的成败。如，修订前的《证券法》第89条规定：以协议方式收购上市公司时，达成协议后收购方必须予以公告，“在未作出公告前不得履行收购协议”。引号内的表述是一个明显错误。《证券法》起草者的本意是，收购协议在公告以后才能履行，所以正确的表述是：“在作出公告前不得履行收购协议”，或者“未作公告不得履行收购协议”。这种错误就是起草者文字表述不严密造成的。

文字表述能力依赖于缜密的思维、娴熟的语法技巧、丰富的词汇以及反复地推敲修改。要具备这些能力，从多数人的经验看，只有下“笨”功夫：即大量阅读和多写多练，一是积累词汇和知识，一是积累写作经验。俗话说，厚积言有物，勤练笔生花。有许多文笔很好的人，学历并不高，如毛泽东、鲁迅都没读过大学，但是他们读书面之广、知识之渊博，很少有人能与之相比。日本友人长尾景和写过一篇回忆文章，说和鲁迅谈了一次话，发现“就是五个日本博士结合在一起，也不会知道这么多”。鲁迅的文章写得深邃、透彻，令人叹为观止，与他博览群书是分不开的。“读书破万卷，下笔如有神”，这是杜甫总结出的写好文章的千古诀窍。然而，有的人读破了万卷也不见得下笔就有神。所以还得有悟性，读人家的文章，会领悟人家的写作方法，达到“理有所本，体有所摹，语有所取”的目的，特别是通过大量阅读培养自己准确的语感，慢慢地就会越写越好了。“读”和“练”，“练”是根本。清代文学家唐彪说：“读十篇不如作一篇。”在阅读的基础上，必须坚持经常练笔，逐渐摸索出公文写作的思路和方法。这就如同学游泳，站在岸上不下水，一辈子学不会。

除此之外，还要掌握公文语言的特点，才能写得一手好公文。公文是办理公务的工具，在长期充当这种工具的过程中，形成了自己区别于其它文体的语言特点。从事公文写作，必须熟悉它的特殊表述方式，掌握公文的语言要求，不断提高运用公文语言的表达能力，这是写好公文的前提和基础。我曾听到一个局办公室主任讲，他那个办公室新调来一位民大文学系的本科生，不久，局里要制发一份通报，表彰某区一位老局长拒腐蚀、永不沾的事迹。主任把有关材料交给这位本科生来起草通报，没想到第二天就交了稿。主任拿起稿子一看，只见开头写道：“嘭！嘭！嘭！一阵敲门声传来，打断了××局长的文思，他拉开办公室的门，只见一位厂长模样的人风风火火走进来，张嘴便问：‘您就是××局长吗？’……显然，这位大学生不了解公文语言的特点，用写文学语言来写，便成了这个样子。公文语言最主要的特点，就是庄重、准确、简明、平实。庄重，就是用语端庄、稳重，格调文明典雅；准确，就是语言表义准确贴切，不模糊，不产生歧义；平实，就是用语平易、朴实、质朴，既不着意渲染烘托，也不含蓄委婉；简明，就是言简而意明，用最少的语言，清楚表达最丰富的内容。这四个特点，本书另有详尽解说，这里不再赘述。总之，准确地掌握公文语言的基本特点，是机关工作人员提高公文写作水平首先要突破的关口，不出上述那样“嘭！嘭！嘭”的笑话；首要关口突破后，再加以熟练和升华，就能在公文写作中做到得心应手。