档案展览的筹办

1.展览选题

展览主题是档案展览的灵魂，是办展的主旨。选好主题是办好档案展览的基础，它关系到展览能否成功和展览目的能否达到。档案展览选题必须综合考虑展览的目的、档案的特点、广大受众群体的需求和人才队伍以及经费状况等诸多因素，其中主要因素有以下两方面：

（1）社会需要。档案展览是根据社会需要来向社会展示的，脱离社会需要的档案展览是没有市场的。因此，档案展览选题应紧紧围绕党和国家的工作大局，配合各级党委和政府的中心工作和重点任务，关注广大群众的文化需求，抓住社会关注的热点、焦点。

（2）档案文献基础。档案文献基础是举办展览的前提，没有足够的档案文献素材，档案展览就会成为“无米之炊”。因此，档案展览选题应充分考虑档案馆（室）藏中特定主题的档案文献的丰富程度和获取相关档案文献的可能性，尤其要考虑能否从中发掘出一批围绕特定主题的富有针对性、社会关注度高、视觉冲击力强的档案文献。

另外，档案展览选题还应注意针对性、实用性和可行性，从不同角度、选择不同类型的主题举办档案展览，如以著名人物、历史事件、社会重大活动、重要纪念日、庆祝日、节日等为主题举办档案展览。

2.展品收集与选择

展品的收集和挑选要紧密围绕展览主题和目标，遵循展览大纲确定的范围有针对性地开展工作。一般而言，档案展览的展品主要有文字材料、图表照片、实物标本、音像制品等。

展品的收集可以根据展览主题的需要，首先从档案馆（室）藏档案中精选能反映展览主题的档案材料，但这往往难以满足展览需要。因此，还必须面向社会开展相关档案资料的征集工作，寻求与展览内容有关的单位或人员的支持和帮助，通过接受捐赠、购买、借用、交换等方式，或从其他档案部门、图书馆、博物馆、新闻媒体、民间收藏等渠道获得所需要档案材料。

要达到预期的展览效果，展品的挑选十分关键。展品的选择应遵循以下原则：

（1）真实性。档案材料的真实可靠，是档案展览取得成功的关键。尤其是古老的、具有特殊意义的档案原件能给观众带来巨大的震撼，可产生过目不忘的效果。

（2）典型性。要在众多的档案材料中选择最能从本质上反映展览主题的档案材料。

（3）适应性。所选择的档案材料应当符合展览主题表达的具体要求。

（4）外在表现力。档案材料的外观形象与特征能很好地表达展览的主题思想，给观众以强烈的视觉冲击。

3.展览大纲撰写

展览大纲是根据展览主题的内容范围和展品的状况提出的具有一定逻辑联系的，能反映主题和各个纲要的展品内容、展示形式的具体方案。撰写展览大纲主要有以下几个要求：

（1）展览大纲必须明确本展览传播的目的和宗旨，即本展览想让观众知道什么，或想影响观众什么，这是展览设计的基本指导思想。如果展览大纲不能阐述清楚本展览传播的目的和宗旨，那么展览设计制作单位在从事展览形式设计时，就不容易准确把握展览设计的基本指导思想。

（2）展览大纲必须明确展览传播的基本内容，并将这些基本内容按照清晰的逻辑结构进行编排。展览大纲应该明确提示本展览要传播的基本信息，即哪些是观众通过参观展览后必须知道的信息，哪些是观众应该知道的信息，并按重要程度依次编排。这样的提示有助于形式设计者根据信息的重要程度在展览中合理地安排这些信息，做到主次分明。

（3）展览大纲应该提示展览各部分或各单元的重点和亮点。档案展览不宜平铺直叙，展览需要“作秀”，需要“秀”出展览想表达的重点和亮点，这样的展览才能引起观众的兴趣。如果大纲不对展览的重点和亮点进行提示，而单纯依赖展览设计制作单位的揣摩，是难以准确把握的。

（4）展览大纲必须提供档案史料和辅助展品的说明。在档案展览中，无论是档案史料、实物的陈列，还是辅助展品（图表、模型、雕塑、场景）的创作，都必须有严谨的事实依据和科学支撑，展览大纲必须要提供档案史料和辅助展品创作的内容和背景说明，这样才能保证档案史料、实物的陈列和辅助展品设计制作的科学性和艺术性。

（5）展览大纲应该在每部分或每单元的开篇对展览内容作出提示。内容包括本部分或本单元的传播目的；本部分或本单元的主要内容；本部分或本单元的形象支撑材料；本部分或本单元内容的解读角度；本部分或本单元形式表现的基本要求；本部分或本单元的主题说明。这些提示能起到指导形式设计单位准确理解展览内容的作用，有助于他们更好地去表现展览的内容。

4.展览说明编写

展览说明文字种类很多，主要包括前言、各部分导言、每个展品的说明文字、结束语等。前言是对展览主题的概括介绍，导言是对展览各组成部分主要内容的简要介绍，结束语是对展览主题的感想与评述。前言、各部分导言和结束语应具有鲜明的思想性，在编写时应与展览的主题和相关展览部分的内容相呼应。因为它要对观众参观展览起到指导作用，因此要做到文字精练、通俗易懂。

展品说明文字是对展品的简要介绍，在编写时要注意言简意赅，用词用语准确、含义清楚，符合历史的真实性。对于照片、统计图表、实物等，在需要时应注明摄影者、提供者姓名或单位名称，标注照片上的人物职务时要与照片拍摄时的任职相一致。标注时间一般应使用公元纪年，注意书写完整，避免混淆。

展览文字说明除了上述要求外，在设计风格上宜采取提问式，以鼓励观众参与，吸引其注意力。指引观众和鼓励比较的方式，要有感染力、启发性、引导性，这样才能引起或激发观众参观、阅读的兴趣。

5.讲解词拟写

讲解词是对展品的讲叙和介绍。拟写讲解词应以展览大纲为蓝本，在展品文字说明的基础上适当加以拓展延伸。

讲解词拟写的基本要求，一要注意突出重点，做到详略得当；二要尽量口语化，少用书面语和专业名词，不用生僻字，减少同音误解，避免句子太长；三要采用富于变化的写作手法，通过变化达到引人入胜和减少观众参观中疲劳的目的；四要注意语言色彩，用精彩的语言引起观众的注意力，同时也要兼顾讲解的发音效果。

布展是将档案展览付诸实施的重要环节，直接关系到档案展览的质量和效果，具体可分为展览设计、展品制作和展板、展柜制作等环节。

1.展览设计

展览设计包括内容设计和形式设计两部分。

（1）内容设计

内容设计是在确定展厅有效展出面积和展线长度的前提下，遵循展览大纲的要求，以收集到的展品为基本素材，合理规划展品的表现形式和摆放位置。按展出内容将展厅划分为几个部分，并进而确定每个部分应安排多少展板、展柜，以及每个展板、展柜要安排的内容。

（2）形式设计

形式设计是针对不同类型的展览或展览主题，创造出不同的气氛；根据不同的展品内容，设计出不同的环境空间。从展厅的平面布局到立面处理，从空间造型到空间变化，从展板的图文编排，到声、光、电和多媒体技术的综合使用，都应全盘考虑，统筹安排，充分强化档案展览的直观性、互动性和可操作性，营造出能够充分烘托主题的展览氛围。

2.展品制作

档案展览的展品绝大多数是档案文献、照片。档案原件一般不能直接上展板，因此需要复印、电脑扫描打印或者翻拍放大，甚至做仿真复制件。展柜可摆放部分原件，也可摆放复制件，复制件上可用红线勾划重点。

3.展板、展柜制作

展板的制作是指每个展板的版面、每件展品的上版设计与制作。就整体而言，要考虑所有展板版面的基本格式、格调。所有展板应有统一的主色调，并在统一基调下考虑使用对比色调、多样色调或渐变色调，注意各展区之间色彩的对比、过渡、节奏、变化、呼应和联系，做到主题鲜明、重点突出、强化视觉效果。具体到每个展板版面的排版，要根据每件展品的内容，确定上版的位置、大小、底色背景搭配、文字说明的安排等。

展柜的制作要统一、精致，展柜的展品应该是反映展览主题的档案精品，各展柜之间应形成一定的逻辑关系，相互呼应，以达到最佳的展览效果。

4.环境布置

（1）参观线路。参观线路是展览总体布局的一个关键问题，关系到展览内容的主次顺序，要根据场地条件进行安排，力求简捷、通畅，使观众有明确的前进方向。根据人体视觉习惯，展线应从左到右按顺时针方向延伸，并设置必要的导引牌，引导观众人流。为丰富展览活动，可设置宣传品发放台、留言台、留字板等，以增强与观众互动。

（2）室外环境。主要是营造外部氛围，使环境设置与展出内容产生有机联系。如展览的名称标牌要大气、醒目，尤其是要做好开幕式场地的环境布置，以烘托展览氛围。

展览宣传的主要目的是扩大影响，引起社会广泛关注，吸引观众参观展览。档案展览的宣传一般有以下几种途径：

1.借助媒体宣传。通过召开新闻发布会，或在报纸、广播、电视、互联网等媒体上发布广告，将展览时间、地点、基本内容、参观办法介绍给社会公众，尤其要注意突出展览的亮点、特色以及展览期间的相关活动，以使观众产生亲临观展或参与的强烈愿望。

2.展览周围环境宣传。通过张贴宣传海报，悬挂巨幅标语、灯箱等，给受众以形象直观的冲击力。

3.编印发放展览宣传资料。编印发放展览介绍、参观指南等展览宣传资料，可以起到很好的引导和广告作用，以吸引更多的观众参观和了解档案展览。展览宣传资料版式设计要简洁高雅，插图要清晰明快，力求给参观者留下深刻的印象。

展览服务是档案展览顺利开展的重要保障，一般包括以下三个方面：

（1）讲解服务。展览讲解是讲解员用口头语言并借助表情、姿态、动作等形体语言将档案展览的版面、展品介绍给参观者，以引导、帮助参观者阅览，加深其对展览内容理解的活动。为做好讲解工作，展前应对讲解员进行适当的培训。

（2）咨询服务。即接待人员口头解答参观者在参观过程中提出的相关问题，介绍档案部门的性质、职能、馆（室）藏档案资料状况、服务对象、利用程序及手续等，适当地、有针对性地宣传档案和档案工作。

（3）其他服务。接待参观过程中，接待人员可以根据参观者的要求、意向，利用展览场所开展相关服务活动，如结合展览内容，放映录像片，组织参与趣味活动，散发宣传折页、小册子，出售档案馆指南、专题档案史料目录、档案史料汇编、各类档案编研成果，销售精致纪念品等，满足不同类型观众的不同层次的需求。

1.开幕式的组织与管理

重要的或者大型的档案展览开展前，应筹办一个开幕仪式，邀请有关领导和新闻媒体参加，宣布档案展览的正式开幕，以扩大档案展览的社会影响。

开幕式的组织与管理是一项系统工程。首先，要研究制定开幕式的活动方案，确定开幕式议程，邀请有关领导或社会名人，联系媒体，组织观众。其次，要检查档案展览室内、室外的布展工作完成情况，开幕式的场地一般设在展厅大门正前方，应进行适当的场地氛围设计，布置应庄重大方，并放置必要的音响设备，准备相关的礼仪。第三，审定开幕式主持人和嘉宾的讲话内容。开幕式主持人和嘉宾的讲话应简短明了，突出主题，在最短的时间内表达中心思想。开幕式时间一般为10～15分钟。第四，做好开幕式举行时的来宾接待、安全管理、交通组织和参观讲解等管理工作，引导领导、来宾和开幕式观众有序地参观展览，并安排好新闻媒体的采访和报道工作。

2.展览的日常管理

档案展览的日常管理主要包括观众的组织和展览参观的管理等内容。参观人数是衡量一个展览是否成功的主要标志，因此，展期观众的组织十分重要。组织观众要多渠道、多形式地进行，一要主动与宣传部门沟通联系，组织机关干部参观展览；二要主动与教育部门和学校协调与联系，组织学生参观展览；三要主动与街道、社区联系，组织普通市民参观展览；四要采取有奖参与、观展征文等互动形式吸引广大群众参观展览。

展览参观的日常管理也是保证档案展览取得成功的重要因素，一般包括以下工作内容：

（1）安排讲解员进行讲解，引导观众有序参观；

（2）组织参观者登记签名，并在观后留言；

（3）安排工作人员维持展厅秩序，组织好参观人员的疏散；

（4）记录展览日志，统计参观人数，收集感人的参观场面；

（5）巡查监控系统运转是否正常，提示、警示性标牌是否易位，做好展出期间的展品（特别是档案原件）的保管和保护，确保其安全。