核算长期借款利息记账凭证

系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。

一、创建账套并设置相关信息

(一)创建账套

账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表，等等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。

(二)设置账套相关信息

建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。

新建账套步骤如下：

第一步：输入账套名称(如图3-1所示)；

图3-1 输入账套名称

第二步：选择账套使用的会计制度；

第三步：选择账套使用单位所属行业；

第四步：科目预置；

第五步：设置记账本位币(如图3-2所示)；

图3-2 设置记账本位币

第六步：设置会计期间(如图3-3所示)。

图3-3 设置会计期间

由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标示。

账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或以该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同代表特定的核算账套。

账套启用会计期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般需指定年、月。确定账套启用会计期的同时，一般还要设置企业的会计期间，实际经营期不满一个月的，以实际经营期为一个会计期间。无论如何设置，账套启用会计期和会计期间一旦设置完毕，不得更改。

例3-4  (单项选择题)下列关于账套的表述中，不正确的是(    )。

A.账套启用会计期一旦设定，不得更改

B.一台计算机中可以有多个账套

C.账套号是区分不同账套数据的唯一标示

D.账套最好存放在移动存储介质上，以便于携带

【答案】D

【解析】企业应及时将数据存储在不同的介质上，以备财务软件出现问题及时恢复，而非存储于移动介质便于携带。

行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目，从方便用户使用角度出发，系列一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

除此之外，账套相关信息还包括供应商、客户、存货、部门的分类设置，数据核算的精度设置等。

例3-5  (判断题)创建账套时，账套主要信息中的行业性质表明的是企业所属的行业类型。(    )

【答案】×

【解析】创建账套时，账套主要信息中的行业性质表明企业所执行的会计制度。

(三)账套参数的修改

账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

二、管理用户并设置权限

(一)管理用户

用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。

管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。

每次注册或登录系统时都要对操作员的身份进行合法性检查，操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权的功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才能避免与业务无关的人员对系统的操作以及对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

提示：在财务软件中，操作员的增加、修改和删除权限由系统管理员控制，操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复，另外，所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改与删除。

(二)设置权限

在增加用户后，一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。如图3-4所示。

图3-4  设置操作员权限

设置操作员权限功能是对已设置的操作员进行授权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。

提示：一个账套可以设定多个账套主管，且账套主管自动拥有该账套的所有权限。

例3-6  (实务操作题)在账套号为202，账套名称“北京智利科技公司”中，设置操作员“李红”具有“固定资产”、“应付管理”的全部权限。

【操作步骤】按要求打开账套→点击［设置］→点击［用户管理］→找到操作员“李红”，单击选中→点击［修改］→勾选“模块权限”中的“固定资产”和“应付管理”前的复选框→点击［确定］。

三、设置系统公用基础信息

设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

(一)设置编码方案

设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。

(二)设置基础档案

设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。

1.设置企业部门档案

在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。

2.设置职员信息

设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。

3.设置往来单位信息

往来单位包括客户与供应商。如图3-5所示。

图3-5  设置供应商档案

设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据与业务数据。

设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。

提示：如果在创建账套时设置了客户与供应商分类，客户和供应商档案应在最末级客户分类中设置，如果没进行客户和供应商分类，客户和供应商档案应在“无分类”项下设置。

4.设置项目信息

项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。

项目类别是指所设置项目的名称，如生产费用、销售费用等；项目目录是指某一个项目类别的具体分类，如生产费用可分为人工费用、材料费用和间接费用等。

例3-7  (实务操作题)设置部门档案。

【操作步骤】在菜单中点击［基础编码］→点击［部门］→点击［新增］→依次输入部门编码和部门名称→点击［确定］。

例3-8  (实务操作题)设置职员档案。

【操作步骤】在菜单中点击［基础编码］→点击［职员］→点击［新增］→依次输入职员编码和职员名称→设置职员所属部门→点击［确定］。

例3-9  (实务操作题)设置客户档案。

【操作步骤】在菜单中点击［基础编码］→点击［客户］→点击［新增］→依次输入客户编码和客户名称→输入客户所在地址→点击［确定］。

(三)设置收付结算方式

设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。如图3-6所示。

图3-6 设置付款方式

(四)设置凭证类别

设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制(如图3-7所示)。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。常用的财务软件系统中一般提供五种常用的分类方式供用户选择。

(1)记账凭证；

(2)收款凭证、付款凭证、转账凭证；

(3)现金凭证、银行凭证、转账凭证；

(4)现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；

(5)自定义凭证类别。

图3-7  设置凭证类别

凭证类别设置完后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。

在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。若限制科目为非末级科目，则在录入记账凭证时，其所属的下级科目都受到同样的限制。

(五)设置外币

设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。如图3-8所示。

图3-8  设置外币

(1)币符和币名，是货币的惯例代码和名称。

(2)固定汇率或浮动汇率，是系统提供的两种汇率选择。如使用月初汇率作为记账汇率，则选择固定汇率；如使用每日汇率作为记账汇率，则选择浮动汇率。

例3-10  (实务操作题)设置外币及汇率。

币种编码：002；币种名称：美元；币种小数位：2。

【操作步骤】在菜单中点击→点击→点击→依次输入新增币种的编码以及名称→设置币种小数位为“2”→点击。

(六)设置会计科目

设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

1.增加、修改或删除会计科目

系统通常会提供预置的会计科目。用户可以直接引入系统提供的预置会计科目，在此基础上根据需要，增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户也可以根据需要在系统初始化时选择“不预置行业会计科目”后，自行设置全部会计科目。

增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。如图3-9所示。

图3-9  增加会计科目

修改或删除会计科目的顺序与增加会计科目的顺序相反，应遵循“自下而上”的原则，必须先从最末级会计科目开始，删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。若修改或删除的会计科目已经输入期初余额或本期发生额，系统会提示该科目已制单或已录入期初余额，不能删除，必须先删除该科目下的期初余额或本期发生额，才能删除该会计科目。

2.设置科目属性

(1)会计科目编码

系统中的会计科目是由科目编码和科目名称两部分组成。会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能，该条规定并非强制要求企业的每个科目及其代码都与财政部发布的会计科目表相一致，而是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式。简而言之，会计科目编码也应当采用数字，通过首位数区分科目所属会计要素类别。通用商品化会计软件在建立账套时，会自动装入符合国家统一会计制度要求的一级科目。

会计科目编码按照会计科目编码规则进行。在对会计科目编码时，一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。

①唯一性是指每个编码必须唯一，而且必须只能与某一个会计科目对应，不得重复。

②统一性是指所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案。

③扩展性是指会计科目的编码既要适应当前单位核算管理的要求，又要考虑将来企业业务发展变动的影响，在设计编码时应注意保留一些空间，以便将来科目发生增减变动。

(2)会计科目名称

会计科目名称是指本级科目名称，通常分为中文科目名称和英文科目名称。

从会计软件的要求来看，企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号，但不能为空。

(3)会计科目类型

按照国家统一的会计准则制度要求，会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下会计科目，则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致，用户不能更改。

(4)账页格式

用于定义该会计科目在账簿打印时的默认打印格式。一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式和数量外币式等格式。当会计科目有数量核算时，账簿格式设置为“数量金额式”;当会计科目有外币核算要求时，账簿格式设置为“外币金额式”；当会计科目既有数量核算又有外币核算时，账簿格式设置为“数量外币式”。

(5)外币核算

用于设定该会计科目核算是否有外币核算。有外币核算的科目应设置为“外币核算”，并选择外币种类，在进行会计科目的外币核算设置时，应先进行外币币种类别的设置。

(6)数量核算

用于设定该会计科目是否有数量核算。如果有数量核算，则需设定数量计量单位。不同的财务软件设置数量计量的方式不同，有的可以在会计科目数量核算中直接设置计量单位，有的需要在基础档案中设置计量单位。

(7)余额方向

用于定义该会计科目余额默认的方向。一般情况下，资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方，负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

(8)辅助核算性质

用于设置会计科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算，为企业提供多样化的信息。辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

(9)日记账和银行账

用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。一般情况下，库存现金科目要设置为日记账，银行存款科目要设置为银行账和日记账。

例3-11  (多项选择题)会计科目中的辅助核算一般包括(    )等。

A. 部门核算

B. 个人往来核算

C. 客户往来核算

D.员工往来核算

【答案】ABC