增值税专用发票不仅是纳税人经济活动中的重要商业凭证，而且是购进货物和取得应税劳务时进行税款抵扣的凭证，对增值税的计算和管理起着决定的作用，税法对增值税专用发票的使用及管理有专门的规定。
一、增值税专用发票的联次及票样
增值税专用发票是一般纳税人计算增值税额的最基本的，也是最主要的原始凭证。它集商事凭证、计税凭证与完税凭证三重作用于一身，将商品和劳务从生产到消费的各个环节有机地联结起来，集中体现了增值税税负的完整性与其内在制约机制的连续性。
增值税专用发票由国务院税务主管部门指定的企业印制（见表2－7）。在印制时加有防伪标志。目前，专用发票的基本联次统一规定为四联。各联次必须按以下规定使用：第一联为存根联，由销货方留存备查；第二联为发票联，由购货方作付款的原始凭证；第三联为抵扣联，由购货方作为扣税凭证；第四联为记账联，由销货方作为销售的原始记账凭证。
表2－7 ××省增值税专用发票
二、专用发票的领购使用和开具
（一）专用发票的领购使用范围
增值税专用发票仅限于增值税的一般纳税人领购使用，增值税的小规模纳税人和非增值税纳税人不得领购使用。小规模纳税企业销售货物或应税劳务时，可由税务机关代开增值税专用发票但必须按规定的征收率填列税金。
一般纳税人有下列情形之一者，不得领购使用专用发票。如已领购使用专用发票，税务机关应收缴其结存的专用发票。
1．会计核算不健全，即不能按会计制度和税务机关的要求准确核算增值税的销项税额、进项税额和应纳税额者。
2．不能向税务机关准确提供增值税销项税额、进项税额和应纳税额数据及其他有关增值税税务资料者。
3．有以下行为，经税务机关责令限期改正而未改正者：私自印制专用发票向个人或税务机关以外的单位购买专用发票，借用他人专用发票，向他人提供专用发票，未按规定开具专用发票、未按规定保管发票、未按规定申报专用发票的购、用、存情况，未按规定接受税务机关检查。
4．销售的货物全部属于免税项目者。
另外，国家税务总局还规定，纳税人当月购买专用发票而未申报纳税的，税务机关不得向其发售专用发票。
（二）开具增值税专用发票的要求
1．手工开具增值税专用发票的要求。
（1）字迹清楚。
（2）不得涂改，如填写有误，应另行开具专用发票，并在误填的专用发票上注明“误填作废”四字。如专用发票开具后因购货方不索取而成为废票时，也应按填写有误办理。
（3）项目填写齐全。
（4）票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符。
（5）各项目内容正确无误。
（6）全部联次一次填开，上、下联的内容和金额一致。
（7）发票联和抵扣联加盖财务专用章或发票专用章。
（8）按照规定的时限开具专用发票。
（9）不得开具伪造的专用发票。
（10）不得拆本使用发票。
（11）不得开具票样与国家税务总局统一制定的票样不相符合的专用发票。
2．电子计算机开具增值税专用发票的要求。
（1）符合下列条件的一般纳税人，可以向主管税务机关申请使用电子计算机开具专用发票：①有专用电子计算机技术人员、操作人员。②具备通过电子计算机开具专用发票和按月列印进货、销货及库存清单的能力。③国家税务总局直属分局规定的其他条件。
（2）申请使用电子计算机开具专用发票，必须向主管税务机关提供申请报告及以下资料：①按照专用发票（机外发票）格式用电子计算机制作的模拟样张。②根据会计操作程序用电子计算机制作的最近月份的进货、销货及库存清单。③电子计算机设备的配置情况。④有关专用电子计算机技术人员、操作人员的情况。⑤国家税务总局直属分局要求提供的其他资料。
（三）专用发票的开具时限的规定
专用发票的开具时限与纳税义务发生时间相同，即根据不同的货物结算方式确定。具体规定如下：
采用预收货款、托收承付、委托银行结算方式的，为货物发出当天；采用交款提货结算方式的，为收到货款的当天；采用赊销当期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天；将货物交付他人代销，为收到受托人送交的代销售清单的当天；设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构转送其他机构用于销售，按规定应当征收增值税的，为货物移送的当天；将货物作为投资提供给其他单位或个体经营者，为货物移送的当天；将货物分配给股东，为货物移送的当天。
一般纳税人必须按规定的时限开具专用发票，不得提前或滞后。对已开具专用发票的销售货物，要及时足额计入当期销售额征税。凡开具了专用发票，其销售额未按规定计入销售账户核算的，一律按偷税论处。对代开、虚开专用发票的，一律按票面所列货物的适用税率全额补征税，并根据《税收征管法》规定按偷税给予处罚。
三、专用发票开具后发生退货或销售转让的处理
一般纳税人销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售转让的，应视不同情况分别按以下规定处理：
（1）购买方未付款并且未作账务处理情况下的处理。在这种情况下，购买方必须将原发票联和税款抵扣联主动退还销售方。销售方收到后应在该发票联和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证。未收到购买方退还专用发票前，销售方不得扣减当期销项税额。属于销售转让的，销售方应按转让后获得货款重开专用发票。
（2）购买方已付款，或者货款未付但已做账务处理情况下的处理。在这种情况下，发票联和税款抵扣联无法退还给销售方，购买方必须取得当地税务主管机关开具的进货退出及索取折让证明单（以下简称证明单，见表2－8）送交销售方，作为开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单之前，不得开具红字专用发票；收到证明单后，根据退回货物的数量、价款或转让金额，向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联、记账联作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、税款抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证。购买方收到红字专用发票后，应将该发票所注明的增值税税额从当期进项税额中扣减，如不扣减而造成不纳税或少纳税的，属于偷税行为。
证明单必须由税务机关开具，并加盖主管税务机关印章，不得将证明单交由纳税人自行开具，一般纳税人取得的证明单应按照税务机关的要求装订成册，并按照有关发票保管的规定进行保管。
四、专用发票抵扣管理的规定
一般纳税人购进应税项目有下列情况之一者，不得抵扣进项税额：①未按规定取得专用发票。②未按规定保管专用发票。③销售方开具的专用发票不符合规定要求。
表2－8 企业进货退出及索取折让证明单
注：本证明单一式三联：第一联，征收机关留存；第二联交销货单位；第三联，购货单位留存。
对上述情形者，如其购进应税项目的进项税额已经抵扣，应从税务机关发现其有上述情形的当期的进项税额中扣减。
五、专用发票的取得和保管规定
纳税人未按规定取得、保管或开具专用发票，除购进免税农产品和自营进口货物外，其购进的应税项目不得抵扣进项税额。未按规定取得专用发票是指：未从销售方取得专用发票，或只取得记账联、抵扣联中的一联。未按规定保管专用发票的情形是指：未按照税务机关的要求建立专用发票管理制度，未按照税务机关的要求设专人保管专用发票，未按税务机关的要求设置专门存放专用发票的场所，税款抵扣联未按税务机关的要求装订成册，未经税务机关查验擅自销毁专用发票，丢失专用发票，损（撕）毁专用发票，未执行国家税务总局或其直属分局提出的其他有关保管专用发票的要求。有上述所列情形之一的纳税人，如其购进应税项目的进项税额已经抵扣，应从税务机关发现其有上述情形的当期进项税额中扣减。
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