使用词库的基本过程

三、使用词库的基本过程

1.使用词库的基本步骤

设计一张新表，如果要在表中使用词库，设计好表格后，可以按照下面的步骤操作：

（1）在菜单中选择“系统”→“词库编辑”功能进入“词库编辑”对话框，编辑词库。

（2）编辑好词库以后，在菜单中选择“系统”→“词库有效”功能，就可以开始使用编好的词库。

词库有效以后，只要表元光标移到指定了词库的表元上，屏幕下方的提示行中就会出现相应的提示，如图3-52所示。

图　3-52

这时，我们就可以使用词库，将词库中的某个词条放到当前表元中。

（3）如果我们将表格存盘退出，则“词库”、“词库是否有效”等状态都一同存放在表格中，下次再使用这张表，或其他人来用这张表，默认的就是“词库有效”状态，直接可以使用词库。

2.填表时使用文字串词库

我们知道，如果当前表元是文字串词库，提示行中将显示出编好序号的词条。

提示行中一次只能显示5个词条，每条只能显示出8个字符（4个汉字），超过8个字符的词条，在后面显示省略符[…]，表示词条超过了8个字符。如果词条数超过5条，可以按[＞]键向后翻显后面的词条，并可按[＜]键翻回来。

选择词库词条有下面两种方法：

（1）在表元编辑栏中直接键入序号，然后移开光标，这时候SYKB将按照编辑栏中的序号到词库中去找是否有相同序号的词条，如果有的话，则将找到的词条放到表元中，输入的序号并不受提示行中当前词条序号的限制。

例如，表元光标在C列（职称列），提示行显示前5个词条，按[]键，提示行即显示第六个词条。

直接在编辑栏中键入1至6这六个数，SYKB即相应地会在表元中放入“工人”、“干部”、“技术员”、“助理工程师”、“工程师”或“高级工程师”等文字。

（2）按空格键，在菜单中选择“系统”→“开词库窗”或用鼠标在表元中双击，这三种操作，都能够打开当前表元对应的词库窗。在词库窗中可以用光标键或鼠标移动光标，回车或双击鼠均可选择词库。

词库窗口中的操作，遵循传统的操作方法，即：

使用键盘，上下光标键用来上下移动光标，〈PageUp〉、〈PageDown〉用来上下翻屏，〈Ctrl〉＋〈home〉翻到头，〈Ctrl〉＋〈End〉翻到尾等等。

使用鼠标操作，可用滚动条上下移动和翻屏。

注意：如果表元中需要录入的文字在词库中不存在，则直接键入这串文字。

（3）随时向词库中添入新词。

通常情况下，填写表格所用的文字串词库，都是在设计表格的时候，通过“词库编辑”功能事先输入备用的。

有些情况下，需要临时向词库中插入一些词条，例如上例的职称词库，除了词库编辑的时候已经录入的六条词之外，可能临时还会有一些不同的职称需要填写，例如“会计师”或“助理会计师”之类。

如果不作特别指定，填表人碰到职称为“会计师”或“助理会计师”的职工，只得每次都敲入“会计师”或“助理会计师”，如果职称为会计师或助理会计师的职工很多，就应该把“会计师”和“助理会计师”这两词条加入到词库中。

如果用“词库编辑”功能加入这一词条，一方面，要求填表人必须知道如何编辑词库，对填表人的要求较高；另一方面，临时碰到的文字串，下次填写的时候可能又用不上，如果送入到词库中，又显得多余。这时候可以在词库编辑的时候指定该区域需要随时插入词库条，设定在填写过程中，将填写的文字作为新的词条，临时加到词库中，供以后选择。

“词库编辑”对话框中的“随时插入词条”复选框，就是用来设定这种操作模式的。如果设定“开启”，告诉SYKB在向表元中录入文字的时候，不仅可以从词库中选择词条，遇到词库中没有的词条，还可以在表元中直接键入新的词条文字，而SYKB就会把新录入的文字自动加入到词库中。

（4）“词库有效”的作用

词库编辑好以后，切记一定要选择“系统”→“词库有效”功能认定，使词库有效。这样在词库的表元上，才能使用词库。

词库有效是一个开关项，第一次选择使词库有效，如果再选择一次，则词库无效。

之所以加上“词库有效”的控制，原因是填写表格的时候，有些带词库的表元中，有时候可能需要录入词库中没有的文字内容，而这些文字内容如果与词库有冲突，例如文字串词库表元中，需要录入“1.说明”、“2.补充”这样的文字内容，与文字串词库就有冲突，因为SYKB识别到输入的文字头一位是数字1和2的时候，会认为这是词条的序号，而将文字串词库中的第一条词条或第二条词条放入表元中，与实际需要不符。

因此，SYKB提供“词库有效”这样的开关，需要输入与词库有冲突的文字内容的时候，可以用该功能使词库无效，然后再输入文字，而到需要词库的时候再使词库有效。