系统的存储设计

一、系统的存储设计

存储设计，就是根据系统的数据流程图、数据词典中的有关说明以及业务处理的要求和特点，建立系统的数据库文件。系统设计的好坏，其水平与性能的高低均受系统存储设计的直接影响。因而存储设计是系统设计的一个重要环节。在进行系统存储设计时，首先要将系统的数据分析清楚，然后确定存储设计的原则，在此基础上完成存储设计。

（一）会计信息系统的数据分类

1．原始数据和派生数据

会计信息系统的数据，按其来源可分为原始数据和派生数据两大类。

（1）原始数据。包括各种原始凭证，记账凭证，计划数据，定额数据，商品或材料的名称、单价、数量，固定资产使用年数、原值，设备名称、单价、数量，等等。

（2）派生数据。可由原始数据加工而成的各种数据，如各种账簿、报表数据，等等。

2．公用数据和专用数据

系统的数据按其使用范围可分为公用数据和专用数据两大类。

（1）公用数据。指各子系统均可使用的数据。如科目名称、科目编码，日期，报表名称等。

（2）专用数据。指只在某一部分核算中用到的数据。如工资核算时用到的人民币各种票面的面额值、病假扣款百分比，销售核算中用到的销售计划数据，等等。

公用和专用数据的概念区分，可随范围的不同而变化，如工资核算中用到的病假扣款百分比率，从整个会计信息系统来看，是专用的，但在工资核算系统中，它却是公用的。

3．不变或基本不变的数据和变动数据

系统数据按其变动频率，可分为不变或基本不变的数据和变动数据两大类。

（1）不变或基本不变的数据。如科目名称和代码，单位名称和代码、商品名称和代码、基本工资、岗位工资，等等。

（2）变动数据。在不长的时间（如每天、每几天、半个月、一个月等等）内，不断更换需要录入新数据和由此不断产生的派生数据。如各种原始或记账凭证中的数据，明细账和总账中的数据，工资核算中的病事假扣款、奖金，固定资产的净值，等等。

（二）会计信息系统存储设计的原则

1．数据共享性原则

会计信息系统是一个完整的有机整体，各子系统数据之间存在着密切的联系。如工资核算系统的数据是账务核算系统制作凭证的原始数据，也是成本核算系统的重要项目，另外在报表处理系统中也会被使用；而会计信息系统又是企业经营管理信息系统的一个子系统，会计信息系统的数据量要占整个企业经营管理信息系统数据量的将近80%。因此，企业经营管理信息系统的其他子系统使用会计信息系统的数据是经常的，也是必然的。如产品销售的发票不仅是核算利润、核算进销存的重要依据，而且是财务分析子系统中编制产品生产计划、材料采购计划和市场分析的基础数据。所以，在进行系统存储设计时，既要考虑本系统数据的共享性，也要考虑其他层、更高层及其各层次系统数据的共享性。

2．数据存储的低冗余性原则

在会计信息系统中，原始凭证、记账凭证以及各种账、表，均是会计信息的表现形式，这些数据之间存在着很大程度上的重叠性和衍生性。因此系统数据的存储如果设计得不合理，将会产生数据的冗余，加大存储空间的占用，降低计算机的处理速度，同时也造成各种资源和资金的浪费。

3．数据的安全性原则

就企业而言，会计信息系统数据不是对任何人都开放的，需设定使用权限和使用范围；另外除人为因素外，计算机的软硬件故障也是在设计数据存储时应该考虑的安全性因素。

（三）会计信息系统存储设计的方法

库文件设计一般按以下步骤进行：确定库文件的种类；确定库文件的组织形式；确定库文件的结构；确定库文件的存取区域及存取权限；确定库文件的属性，等等。下面，我们仅以会计核算信息系统中的库文件设计为例来讨论。

1．确定库文件的种类

就会计核算信息系统而言，应该建立以下几类数据库文件：

（1）词典数据库。词典数据库就是通过一个数据项目，唯一地描述一个事物。词典数据库中的数据项目实际上就是词典数据库中的关键字，通过这个关键字可以从词典数据库中找到对事物各个方面的描述数据。

在会计核算信息系统中，哪些数据适合用词数据典库进行管理呢？我们通过对系统数据归类分析不难发现，其中有一部分数据项目的值是比较稳定的，其值比较稳定的数据项目往往适合采用词典数据库进行管理，如科目代码及科目名称库、常用摘要库、材料目录库、成品目录库、个人和单位往来目录库等。

（2）凭证数据库。它是系统中存储主要数据来源及处理对象的数据库，一般包括临时凭证库（用于临时存放输入的凭证内容）和记账凭证库（用于存放作为正式会计档案保存的凭证内容）两种。

（3）账簿数据库。它是为了满足各种日记账、明细账、总账等输出要求，而进行数据准备所设立的数据库。如总账库、明细账库、日记账库、多栏账库和往来账库等。

（4）报表数据库。它是为满足各种报表输出要求，而进行数据准备所设立的数据库。

（5）工作数据库。它是在数据处理过程中，为了进行分类、汇总、排序和校验等工作，而建立的一些临时工作库以存放中间处理结果。

（6）系统管理数据库。它是为了对数据库文件系统加强管理而建立的一些数据库。主要有数据文件管理库（存放整个系统的数据库文件名、内容说明、建库时间及数据库更新日期等）、索引文件管理库（用于存放整个系统数据库名及对应的索引文件名和关键字或关键字表达式等）、上机日志数据库（用于存放进入系统的操作员姓名、操作功能、进入时间和退出时间等）。

（7）系统专项管理及参数设置数据库。主要包括账套参数数据库（存放系统设置的账套数、账套号及账套名等）、凭证类别库（存放凭证种类、凭证代码、凭证名称及简称等）。另外，还有结账状态库、结算方式库、汇率管理库、支票管理库等。

2．确定数据库文件的组织形式

数据库文件的组织形式是指数据库文件中记录的排列方式，它决定了库文件数据的存取方式。库文件的组织形式一股有顺序、索引、排序三种组织形式。

3．确定数据库文件的结构

它包括确定数据库文件名和数据库结构字段两个方面。

4．确定数据库文件的存取区域

数据库文件通常都存放在硬盘上，但存放在硬盘的什么区域、什么目录下才能使得库文件的存取既方便又具有共享性和安全性，这是库文件存取区域设计应考虑的问题。

5．确定数据库文件的属性

即定义每个库文件对不同操作者的开放程度。有些文件允许所有人读写，有些文件只允许部分人员读写，有些文件只允许部分人员可读但不可写，而有些文件则不允许任何人读写。在设计时将所有的库文件分为不同的级别，而将所有的人员也分为不同的级别。如代码文件及存放初始化数据的文件，在系统运行的初期，在这类文件还未建立时，应是允许多个用户进行读写的，因为需要为这些文件录入初始记录；但当系统投入运行后，该类文件已经建立，此时只能允许少数有权限的人员对这类文件进行读写维护操作，而其他大多数人员（特别如录入员）则只能读其中的内容，但绝不能进行写入操作。也就是说，这类文件的增、删、改应有一定的权限限制；又如记账凭证文件，这类文件天天都需要录入新数据，因此应允许多个录入员进行读写操作，但要根据不同情况进行一定的权限限制；而对关键的账簿文件，这类文件只允许少数人打开查看，但却不允许任何人修改其中的内容，因为这类文件都是计算机用记账凭证文件中的数据自动加工生成的，如果允许修改其中的内容，将会造成账证、账账之间的不符，严重的还会给少数人留下计算机的犯罪机会。