系统的代码设计

二、系统的代码设计

在手工会计系统中，一部分数据已采用了编码的方法，如凭证号、会计科目代码等，而大量数据，如商品、材料、固定资产、家具用具、部门、职工、往来单位等却是用汉字名称直接进行标识的，这符合长期以来人们的工作习惯，不仅不觉得麻烦，而且还觉得方便易用。但在计算机信息化平台上，由于计算机数据的处理特点，需要对系统中的大部分对象和数据（甚至是所有的对象和数据）进行编码处理。

（一）编码的作用

（1）便于计算机录入。用编码方式标识对象的名称，将使手工录入会计数据时的出错几率降低，而且也使数据的录入速度大大提高。

（2）节省计算机系统的存储空间。

（3）提高计算机处理的速度。编码能有效地提高计算机数据的存取速度，提高数据的处理效率。

（4）提高数据的规范化、标准化程度，从而也增强了数据的共享化程度。

（5）便于计算机识别和处理。由于采用统一的编码，在查账、检索、校验时，计算机可以很容易地识别处理对象，同时简化了程序设计的工作量。

（6）便于分类。采用科学编码方式，会使会计对象和属性的分类特征在其编码中反映出来。如用科目编码的第一位表示科目类别，用职工编码的前二位表示其所属部门，等等。

（二）编码的设计原则

系统的编码体系是否科学、合理，是会计信息系统开发的重要质量标准。编码体系的任何维护（增、删、改）都会波及整个会计信息系统。因此，系统编码体系的设计事关重大，须仔细推敲。一般应遵循以下原则：

（1）唯一性。每一个编码都代表唯一的实体或属性，反之亦然。

（2）通用性。编码不仅要在本企业使用，而且可能会在同行业、同类型的企业使用，因此编码要尽量采用同行业的、国家的乃至国际的统一标准。

（3）适合于计算机处理。编码是计算机进行各种加工处理的依据，因而编码设计不仅要考虑管理上的要求，同时要考虑计算机的处理特征。

（4）可扩展性。考虑到企业的发展变化，如经营范围、会计科目、职工数量等方面的变化，所以编码体系要留有足够可扩充的余地。

（5）简明性。在不影响编码体系容量和可扩充性的前提下，编码应尽量简短，含义应尽量单纯，应容易理解，便于记忆。

（6）合法合规性。系统编码体系的设计必须要符合国家的有关法律、法规和规范要求。如一级科目的编码通常是由财政部在会计准则中规定了的，企业可以根据自己的情况，有权选择用或者不用，但一般不得随意变动。

（三）编码的方法

编码的方法有很多，通常采用较多的有下列方法：

（1）序码。将编码对象按顺序排列。如企业职工代码（3326个），可以编为：0001，0002，……，3326。序码的特点是简单明了、易扩充，但却缺少逻辑含义，不能说明任何信息特征。此外，新增的数据编码只能加到最后，而删除数据则会造成空码。

（2）位码。使编码的某一位或某几位代表一定的含义。如用科目编码的第1位代表资产类或负债类，用职工编码的第1、2位代表职工所属单位等。

（3）组码。按数字的顺序分组来表示不同的项目。如科目编码：100～199之间的编码是资产类科目的编码，200～299之间的编码是负债类科目的编码。这样以两个特定号码之间的编码代表了某一类项目。这种方法也适合于对商品、部门、职工等对象进行编码。

（4）字母码。以具有特定意义的字母代表某一类项目。如商品代码的第九位为商品级别码，可采用字母A、B、C等。

（5）助记码。用编码对象名的拼音或拼音缩写来表示其编码。如摘要编码中的“提取现金”用TQXJ，收款凭证名称用SKPZ，等等。

（6）混合码。即用上述方法联合进行编码。常用的有：

①位码与序码混合使用。如科目代码：

10010102　1代表资产类，一级科目001，二级科目01，三级科目02。

20010203　2代表负债类，一级科目001，二级科目02，三级科目03。

②组码与位码混合使用。如商品编码时，可将商品按大类或小类分为组。

③字母码与数字混合编码。即编码的某几位用字母，某几位用数字。如商品代码采用11位，第1～8位为数字码，第9位为商品级别码，采用字母A、B、C…，而最后两位为产地码，如京代表北京、申代表上海、豫代表河南，等等。

（四）校验码的使用

校验码是专门用来检查代码输入错误的一种方法。采用这种方法时，预先在原代码的最后一位加上一个校验码位，此校验码是利用原代码中的数字根据一定的公式计算得来的。代码连同校验码一同输入后，由计算机根据原先的公式再算一遍校验码，如果两个校验码不相同则表明代码输入有误。

校验码的生成过程简介如下：首先确定权因子和模数，以此对代码的各位分别加权，并求出代码每一位与相应权数乘积之和。然后，用求出的和除以事先确定的模数并保留余数。最后，用模数减去余数，其差即为所求之校验码。